'Andere overheid' is moeizame exercitie

Onderzoek brengt knelpunten bij omwenteling in kaart

De publieke sector heeft moeite met slagvaardig handelen. Vooral samenwerking komt moeilijk op gang, constateert de RSM University in het onderzoek Agile Business: the Competitive Weapon - Agility in the Netherlands - Public Sector.

Vragen Voor vragen over het onderzoek kunt u contact opnemen met de RSM Erasmus University (moosterhout@rsm.nl). Exemplaren van het onderzoeksrapport zijn op te vragen via sponsor HP (Ragna.Ouwerkerk@hp.com).

Het onderzoek van de RSM University richt zich op het identificeren van de 'agility gaps' (lacunes in de lenigheid): waar bevinden zich de knelpunten waardoor een organisatie moeite heeft om te gaan met (onverwachte) veranderingen. Ofwel in hoeverre is een organisatie in staat om zich daaraan aan te passen?
De onderzoekers, Marcel van Oosterhout en Roger Carvalho, deden een steekproef in drie deelgebieden van de publieke sector. Bij de centrale overheid is de top-3 van barrières behoorlijk ict-gekleurd: herstructurering van it-systemen, vernieuwing en verbetering van de kennis van medewerkers, en digitalisering van documenten en gebruik van elektronische handtekeningen. Het hoger onderwijs noemt als belangrijkste obstakels: afname van publieke financiering, complexiteit in processen vanwege groeiende afhankelijkheden met andere organisaties en nieuwe wetgeving. De derde groep - overige overheidsinstanties, zoals uitvoeringsorganisaties en lokale gemeenten - noemt als voornaamste 'agility gaps' het delen van informatie in (interne en externe) netwerken, integratie en hergebruik van interne it, en uitbesteding van niet-kernactiviteiten.

Centraal sturen

Bijna alle respondenten uit de drie deelpopulaties geven aan dat ze bezig zijn met het reorganiseren van de it-huishouding, variërend van uitbesteding en standaardisatie tot betere integratie met de bedrijfsprocessen en het nadenken over soa (service oriented architecture). Luid hoorbaar is de roep om centrale aansturing om de broodnodige standaardisatie voor elkaar te boksen. Het creëren van een flexibel informatiesysteem vormt vanuit technologisch oogpunt geen probleem meer. De schoen wringt eerder bij de implementatie ofwel de organisatorische inbedding ervan: dat duurt doorgaans erg lang.
De onderzoekers tekenen hierbij aan dat de ict-niveaus behoorlijk van elkaar verschillen. De centrale overheid hanteert in vergelijking met de andere twee groepen simpelere it-architecturen, met de nadruk op kantoorautomatisering en documentbeheer. In het hoger onderwijs spelen het uitwisselen van data en de toenemende webcommunicatie en -transacties met studenten een grote rol. Bij de overige overheidsorganisaties is het directe contact met de klant (burger, ondernemer) nog nadrukkelijker aanwezig, en is er veel aandacht voor 'datamining', elektronische gegevensuitwisseling, en authenticatie- en autorisatiehulpmiddelen.

Risicomijdend gedrag

Er zijn veel goede initiatieven, constateren de onderzoekers: gebruik van authentieke basisregistraties, DigiD, het BurgerServiceNummer, de opkomst van gemeenschappelijke administratieve centra (shared service centres), het meten van prestaties (onder andere via de Overheid.nl-monitor) en Govcert.nl (reageert op veiligheidsincidenten). Toch verzanden veel projecten, of komen ze moeizaam op gang. Samenwerking binnen en tussen organisaties is het grootse probleem, stellen de onderzoekers vast. Daarnaast komt de netwerkorganisatie (in plaats van de aloude functioneel-hiërarchische structuren) te langzaam in zwang, vormt kennisgebrek een remmende factor en wordt nog te veel ict-budget gespendeerd aan beheer en onderhoud van legacysystemen in plaats van innovatie.
Ten slotte zouden media een dubbele rol spelen in relatie tot (het gebrek aan) slagvaardigheid in de publieke sector: de voortdurende aandacht voor de noodzaak daarvan leidt onder ambtenaren tot risicomijdend gedrag en belemmert daarmee de slagvaardigheid, aldus de onderzoekers. Gelieve dit bericht dus direct te vergeten...