Dordrecht ontsluit informatiesystemen voor burgers en personeel

Een 'mid-office' met één ingang

De gemeente Dordrecht mocht onlangs de Webwijzer Award in ontvangst nemen voor haar e-government project. Belangrijkste doel van dit initiatief is de gemeentelijke systemen integraal beschikbaar te maken, niet alleen voor de burgers maar ook voor de eigen werknemers. Inmiddels zijn de eerste vier deelprojecten afgerond, en is de tweede fase gestart. De kosten voor fase 1 bedroegen ongeveer een miljoen euro en ook voor het vervolg wordt op een dergelijk bedrag gerekend.

Het afgelopen jaar is men vooral druk geweest met het neerleggen van de basis van de e-governmentarchitectuur. Centraal daarin staan de website en het contentmanagementsysteem van Waxtrapp, dat bijvoorbeeld ook door de publieke omroepen wordt gebruikt. Alle gegevens, inclusief de complete interface en alle informatie voor het maken van de web pagina's, worden opgeslagen in een Oracle database.
Daarbovenop is de e-loketfunctionaliteit gebouwd. Via het 'web intake system' (wis) worden gestandaardiseerde elektronische formulieren aangeboden, waarmee gebruikers bepaalde zaken kunnen regelen. Belangrijk is dat deze toepassingen worden ontwikkeld vanuit de vraagkant. Nu moet je voor het bouwen van een garage bijvoorbeeld vijf aanvragen naar vijf verschillende afdelingen sturen, en krijg je daarop vier keer een OK en één keer een afwijzing terug. Straks wordt dat hele traject gevangen in de procesgeoriënteerde 'mid-office', die over de afzonderlijke backoffice-systemen van de verschillende afdelingen heen ligt en een duidelijke, enkelvoudige ingang heeft. Klanten hebben dan niet langer meer contact met een afdeling, maar met de gemeente.
De nieuwe structuur zie je bijvoorbeeld terug in de autorisatiemodule, die niet alleen wordt gebruikt om in te loggen, maar ook voor het paraferen en het wijzigen van de status. Op die manier worden dus ook meteen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. Verder is de structuur zichtbaar in de geografische-informatiemodule, waarmee het mogelijk wordt op elke relevante webpagina eenvoudig een kaartje op maat te tonen.

Ontsluiting

Waar afdelingen nu nog gedeelten van hun systemen beschikbaar (moeten) maken voor andere interne gebruikers, zullen die laatste straks ook via de mid-office hun eigen ingangen hebben. Uiteindelijk zal alle functionaliteit die de afzonderlijke backoffice-systemen en afdelingen overstijgt, via de mid-office worden aangeboden. Op die manier kunnen ook integrale managementrapportages en beleidsanalyses worden verkregen.
Te zijnertijd kunnen bovendien speciale interfaces voor veel door bedrijven gebruikte diensten worden gecreëerd, bijvoorbeeld voor het aanvragen van vergunningen. In de toekomst zullen alleen de afdelingen zélf nog de traditionele interfaces van hun eigen systemen gebruiken.

Exclusief

Cap Gemini Ernst & Young (Cgey) heeft de rechten gekocht om de komende twee jaar exclusief de implementatie van het Dordtse 'web intake system' voor andere gemeenten te mogen doen. Daarvoor zullen zij een 'wug' (wis user group) in het leven roepen, die sturing zal geven aan de verdere ontwikkeling ervan.
Een belangrijk onderdeel zal zijn om zoveel mogelijk koppelingen te maken met backoffice-systemen van derden, bij voorkeur gestandaardiseerd in XML. Als wis straks gebruikt zou worden door een groot aantal gemeenten, kunnen de kosten voor deze koppelingen worden gedeeld.

 
Aad Offermans, freelance medewerker.