Geen standaard software voor ‘van pand tot klant’

Vastgoedpakketten kunnen meer, maar blijven aan oppervlakte

Vastgoedsoftware biedt meer functionaliteit, maar deze verbreding gaat ten koste van de verdieping. Dat stelt DCE Consultants in het onderzoek ‘Pakketoplossingen in de praktijk’.

Uit het onderzoek van DCE Consultants blijkt dat vastgoedinformatiesystemen voor meer doeleinden ingezet kunnen worden, maar dat de software vaak slechts faciliterend kan worden gebruikt. In veel gevallen is maatwerk nodig als vastgoedfirma’s een grotere ondersteunende rol van it nastreven.

DCE Consultants behandelt in zijn onderzoek vastgoedpakketten die zijn bedoeld voor de vastgoed(belegging)- en woningcorporatiemarkt. Tot de gebruikers behoren vastgoedbeleggers, assetmanagers, vastgoedbeheerders, projectontwikkelaars en woningcorporaties. Volgens het adviesbureau staan vastgoedorganisaties continu onder invloed van veranderingen, die te verdelen zijn over drie categorieën: wet- en regelgeving, concurrentiepositie en organisatie-inrichting.

Het merendeel van de softwareleveranciers bedient vastgoedmanagers; de groep assetmanagers wordt het minst ondersteund. Uit de studie van DCE blijkt dat de leveranciers zich op een toenemend aantal gebruikersgroepen richten en de daarvoor benodigde functionaliteit modulair aanbieden. Vooral woningcorporaties en projectontwikkelaars profiteren hiervan, omdat ze dan eerder met één geïntegreerd pakket uit de voeten kunnen, in plaats van diverse toepassingen. De meeste pakketten ondersteunen op Intel-gebaseerde serverplatformen, met Windows 2000/2003 als toonaangevend besturingsysteem. DCE ziet in vergelijking met voorafgaande jaren een afname van IBM- en Sun Solaris-platformen. Daarnaast heeft Linux zich als alternatief gemanifesteerd.

Obstakel

De keuze voor de breedte gaat echter ten koste van de diepte, constateert het adviesbureau. In de vastgoedsector is bijvoorbeeld ‘van pand tot klant’ een gevleugeld begrip. Voor deze verschuiving van pandgericht naar klantgericht werken, zijn veel meer gegevens nodig over de wensen van kopers en de leefomgeving van huurders. Ook bieden vastgoedorganisaties steeds meer woondiensten aan, waarbij een adequate it-ondersteuning van belang is. Het DCE-rapport wijst als voorbeeld van het verzamelen van detailinformatie op de Woonwensenwijzer; een vragenlijst van woningcorporaties op internet die (potentiële) huurders kunnen invullen. Dit resulteerde in 2005 in 12.000 ingevulde vragenlijsten. Volgens DCE Consultants reageren pakketleveranciers op deze ontwikkeling door het aanbieden van specifieke functionaliteit op het gebied van klantbeheer. Alleen, het betreft veelal de benodigde basisfunctionaliteit. Voor het verzamelen, vastleggen en diepgaand analyseren van klantinformatie is relatiebeheer-functionaliteit (crm: customer relationship management) nodig.

Uit het onderzoek komt verder naar voren dat er op het vlak van gegevensuitwisseling en standaardisatie nog een hoop stappen te maken zijn. Vastgoedorganisaties behoren rapportages op te stellen die voldoen aan de eisen van transparantie, maar moeten bijvoorbeeld ook gegevens uitwisselen over de maandelijkse huurafrekening, vastgoedobjectdata of contracten. Hoewel er de afgelopen jaren diverse initiatieven gestart zijn om digitale uitwisseling naadloos te laten verlopen, is er nog geen sprake van een standaard waar alle vastgoedsystemen op aangesloten kunnen worden. Dit vormt een obstakel voor een verdere efficiency- en kwaliteitsslag in de sector.