Overheid toetst opdrachten vooraf

In samenwerking met de sector gaat de overheid zijn ict-opdrachten vooraf toetsen op haalbaarheid. Voor leverancier en opdrachtgever zal dit veel duidelijkheid scheppen. Branchevereniging ICT~Office voert de regie.

Voorafgaande aan een aanbestedingstraject gaan de rijksoverheid en leveranciers uit de ict-branche om de tafel zitten om aankomende ict-projecten te toetsen op hun haalbaarheid, innovativiteit en betaalbaarheid. Eind mei ondertekenden het ministerie van Economische Zaken en branchevereniging ICT~Office hiervoor een gezamenlijke verklaring. Het idee van de haalbaarheidstoets is afgekeken uit het Verenigd Koninkrijk, waar het met meer dan 110 toetsen bij de overheid al vier jaar een succes is.

Onder overheidsinstanties en ict-bedrijven heerst grote behoefte aan duidelijkheid, goede communicatie en meer onderling vertrouwen. Door voorafgaand aan een aanbestedingsronde met partijen om de tafel te zitten, voorziet de haalbaarheidstoets in deze behoefte. Sylvia Roelofs, directeur van ICT~Office: "Overheidsinstellingen leggen hun projectvraag tijdens een workshop voor aan ons en relevante ict-leveranciers. Eventueel bellen wij de leveranciers achteraf nog eens voor aanvullende informatie die ze niet wilden delen met hun collega's. Op basis hiervan stelt ICT~Office een geanonimiseerd adviesrapport op. Door deze opzet kunnen overheidsinstanties profiteren van marktbrede kennis en de nieuwste technologie. Alle plussen en minnen worden in kaart gebracht, zodat kan worden bepaald of een project haalbaar en betaalbaar is. Het beperkt het afbreukrisico van een project aanzienlijk." Na het adviesrapport start het betreffende overheidsdepartement pas het officiële aanbestedingstraject.

Voor de leveranciers is het door de toets helderder wat de wensen van de overheidsinstelling zijn. "Eventuele tekortkomingen aan het overheidsplan komen zo eerder boven water zodat ze verholpen kunnen worden voordat het officiële aanbestedingstraject begint", legt Roelofs uit.

Kortgeleden werd de eerste pilot van de haalbaarheidstoets afgerond. Het betreft een project van het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid, dat daarmee inzage krijgt in de inkoopinformatie van 110 overheidsdiensten. Volgens Roelofs was de pilot erg succesvol en de uitkomsten zeer bruikbaar. Later dit jaar staan nog twee andere pilots gepland. Het is nog niet bekend om welke projecten en overheidsinstanties het gaat.

Behalve de haalbaarheidstoets spraken het ministerie van Economische Zaken en ICT~Office ook af dat ieder departement een eigen Meldpunt Ict-aanbestedingen krijgt en dat de instanties zich houden aan een nieuw opgestelde gedragscode voor ict-aanbestedingen. [Diederik Toet]