Defensie wint Visionary Award

Albert-Jan Boer van Defence Telematics Organisation heeft een Symantec Visionary Award in ontvangst genomen. Zijn organisatie, onderdeel van het ministerie van Defensie, wordt geroemd voor het centraliseren van de e-mailopslag voor 65.000 medewerkers van het departement.

Als enige Europese organisatie heeft de Nederlandse Defence Telematics Organisation (DTO) een Symantec Visionary Award gewonnen. De awards zijn bedoeld als erkenning van innovatieve en succesvolle technologische projecten. Albert-Jan Boer, senior manager communications van het defensieonderdeel, ontving de prijs uit handen van Symantecs ceo John Thompson tijdens de gebruikersconferentie Vision 2007 in Las Vegas.

DTO ontving de award vanwege de succesvolle consolidatie en centralisatie van het e-mailsysteem. Dat systeem wordt gebruikt door meer dan 65.000 medewerkers van Defensie. Boer: "Onze e-mail was verdeeld over 250 verschillende locaties. Als er ergens klachten waren, correspondentie zoek was of bijvoorbeeld pst-bestanden moeten worden teruggezet, was dat een enorme opgave voor ons. Het terugvinden van bepaalde bestanden kon soms wel drie tot zes maanden duren, met alle kosten van dien." Na intern onderzoek concludeerde Boer dat de kosten omlaag moesten door consolidatie van de e-mailtoepassing. "Met een gecentraliseerde e-mailopslag hebben we er meer grip op." Een tenderprocedure resulteerde tweeëneenhalf jaar geleden in de keuze voor servers van HP met software van Symantec, Enterprise Vault. Dit pakket wordt onder meer gebruikt voor het archiveren en doorzoeken van e-mailcorrespondentie.

Albert-Jan Boer: "De technologie is gebouwd in ongeveer vijf maanden en we zijn nu bijna klaar met het migreren van alle e-mailopslag. In totaal gaat het om meer dan 105.000 mailboxen, verspreid over 45.000 desktops. We gebruiken nu nog maar drie datacenters, wat ons veel beheerlast bespaart." Voor het onderhoud van de automatisering is minder personeel nodig en gebruikers kunnen zelf hun zoekgeraakte correspondentie terughalen. De consolidatie levert volgens DTO een financiële besparing op van ongeveer 40 miljoen euro.

Symantec ziet het project bij Defensie als internationaal referentieproject. Volgens Boer zijn al verschillende organisaties en bedrijven, waaronder het UWV, ING, Pfizer en Organon, bij zijn onderdeel langs geweest. Hij is blij dat Symantec de gebruikte oplossing als kernproduct heeft aangemerkt. "Dat garandeert continuïteit in de ondersteuning vanuit Symantec."

In totaal waren er bijna zestig genomineerden voor een Visionary Award. Uiteindelijk ontvingen slechts acht van hen daadwerkelijk de prijs.