Communicatie doorslaggevend voor slagen ICT-project

De belangrijkste factor bij mislukken van ICT-projectenis gebrekkige communicatie tussen de betrokkenen. Dat lees ik op internet alsstelling van EPN-programmamedewerker Jelle Attema tijdens een workshop over decomplexe relatie tussen samenleving en ICT.

De introductie van ICT blijkt niet eenvoudig. De StandishGroup becijfert dat gemiddeld maar een derde van de ICT-projecten een succesvoltraject blijkt, dat ongeveer de helft deels slaagt (door overschrijding van hetbudget, planning en vaak met onvolledige functionaliteit) en de overigeprojecten geheel mislukken (cijfers over 2003).
Attema laat aan de hand van een aantalpraktijkvoorbeelden zien hoe lastig het is om gedeelde en realistischeverwachtingen te hebben over de toepassing van ICT binnen een organisatie. Vaakontstaan er bij een implementatie allerlei nieuwe mogelijkheden die pasgaandeweg worden ontdekt. Ook gezagsverhoudingen en cultuur evolueren op vaakonvoorspelbare manier onder invloed van deze mogelijkheden. Deze veranderingenkunnen zo fundamenteel zijn dat de verwachtingen niet meer kloppen op hetmoment dat een project ten einde loopt.

Wat heel bijzonder is dat bedrijven vaak forse budgettenvrijmaken voor de marketing van producten richting consumenten. Vaak zijn deinvesteringen in grote systemen, zoals bijvoorbeeld SAP, van vergelijkbareorde. Ondanks de vergelijkbare investering wordt er veel minder aandacht aancommunicatie besteed om te zorgen dat medewerkers ook daadwerkelijk de softwaredaarvoor gaan toepassen waar die voor aangeschaft is. Daarnaast moetenmedewerkers ook een gevoel van meerwaarde krijgen bij een bepaaldeICT-toepassing, zij moeten immers hun wijze van werken aanpassen.

Bij de overheid zie je nu een golf aan implementaties vanDocumentair Managementsystemen. Het gros van de ambtenaren ervaart de invoeringals een zware last en hebben geen enkel idee van de meerwaarde hiervan. Zoontstaat vanzelf een 'Hummingbird-complex', ook al hebben al die projecten een eigendynamische naam gekregen. Er wordt veel te snel gegrepen naar eentrain-de-train-concept, terwijl de interne medewerkers of te weinig tijd hebbengekregen of veel te weinig enthousiast ofvaardig zijn in trainen. Ook bij dezeprojecten moet veel meer aandacht aan communicatie worden besteed. Ik verwachtdat een aantal van deze DMS-projecten binnen de overheid in 2007 wordenteruggedraaid.

Robert van Vliet

P. Prins van Wijngaarden, 03-04-2007 10:33

Bij ICT-projecten gaat vooral veel mis omdat belanghebbenden niet goed worden geinformeerd, beslissingen niet voldoende gefundeerd worden genomen en er niet voldoende draagvlak wordt gecreerd voor en tijdens het project voor het resultaat.Het is onbegrijpelijk dat er zo weinig systemen zijn waarbij de communicatie rond projecten geintegreerd is met de registratie van het verloop van projecten, taken en overige activiteiten. Evenzo is het onbegrijpelijk dat organisaties dit niet van hun leverancier(s) eisen.Bijvoorbeeld bij allWISER is project management, team management, lijntaak management, documentatie management, urenregistratie en communicatie rond projecten en activiteiten wel geintegreerd.Daarbij zijn de communicatie kanalen uitnodigend voor de gebruikers. Eenvoudiger dan email en door behoudt van context is informatie altijd snel voorhanden. Het gebruik wordt daarom snel opgepikt door werkvloer en management met als gevolg een optimaal informatiesysteem voor het nemen en terugkoppelen van tijdige, goed gefundeerde, beslissingen door werkvloer en management.allWISER BVwww.allwiser.cominfo@allwiser.com

overheid / Opinie

Communicatie doorslaggevend voor slagen ICT-project

Gevirtualiseerde systemen centraliseren voor RWD

Nieuwe computers nodig om te voldoen aan hogere eisen

Columns Robert van Vliet

ICT maakt containers intelligent

Informatiebeveiliging ziekenhuizen is wassen neus

Gemeente Zwolle verbetert beheer