Overheidsdoel e-factureren is haalbaar

Er moet nog veel gebeuren om de kabinetsdoelstelling te halen om over twee jaar tien procent van de facturen bij de overheid digitaal te ontvangen en te verwerken. “Maar het is niet onmogelijk”, zegt Marco Pastors. Hij is door het ministerie van Economische Zaken aangewezen om de overstap naar elektronisch factureren bij overheidsinstellingen te versnellen.

Overheidsinstellingen moeten in 2010 tien procent van hun facturen digitaal ontvangen en volledig automatisch verwerken. Om die doelstelling te bereiken heeft het ministerie van Economische Zaken Marco Pastors benoemd tot ambassadeur e-factureren. Hij moet ervoor zorgen dat overheidsinstellingen snel overstappen op elektronisch factureren.

Uit onderzoek van economische zaken aan het begin van dat project in mei 2008, de zogenaamde nulmeting, bleek dat 0,3 procent van het totaal aantal facturen bij de overheid volledig automatisch wordt verwerkt. Dat betekent werk aan de winkel voor Pastors. Computable sprak hem over de voortgang van digitaal factureren bij de overheid.

Van alle facturen die bij de overtheid binnenkomen, wordt 0,3 procent volledig automatisch verwerkt. Bent u geschrokken van dat lage percentage?
De uitkomst van die zogenaamde nulmeting is ontzettend laag. Het komt letterlijk op bijna nul uit. Ik wist dat er een laag percentage uit zou komen. Maar de doelstelling van het kabinet wordt zo wel heel ambitieus. Ik ben zeker niet wanhopig, maar we moeten grote stappen maken. Uiteindelijk is er gewoon veel werk te verzetten of je nou van drie naar tien procent moet stijgen of van nul tot tien procent. Het is een uitdaging.

Overheidsorganisaties geven aan dat ze gemiddeld pas over twee jaar starten met de doorvoer van digitaal factureren. Grote gemeenten beginnen pas over vier jaar. Is de termijn van twee jaar wel haalbaar?
Het is duidelijk dat met het tempo waarin overheidsinstellingen nu digitaal factureren doorvoeren, de doelstellingen niet worden gehaald. Er moet echt iets veranderen.

Marco Pastors, ambassadeur e-factureren

Marco Pastors, ambassadeur e-factureren

Hoe gaat u daar verandering in brengen?
Ik benader zowel grote als kleine overheidsorganisaties individueel. Ik ben aangesteld om digitaal factureren hoger op de agenda te krijgen. Ik maak afspraken over doel en planning en ga die in de gaten houden.

Wat is het grootste knelpunt waardoor digitaal factureren bij overheidsinstellingen nu niet van de grond komt?
Het grootste probleem is de onduidelijkheid die er heerst. Veel overheidsinstellingen denken dat digitaal factureren heel erg ingewikkeld is zonder zich in oplossingen te verdiepen. Voor leveranciers is het te veel werk om individueel met alle afnemers afspraken te maken, daardoor gebeurt er te weinig. Bovendien waart de mythe rond dat de Belastingdienst heel ingewikkelde eisen stelt aan de oplossingen voor digitaal factureren terwijl dat niet het geval is. Ze staan juist veel toe.

Hoe verhoudt digitale facturering bij overheidsinstellingen zich tot het bedrijfsleven?
Binnen bedrijven ligt de toepassing van digitaal factureren hoger, maar nog zeker niet boven de tien procent. Al zijn er deelgebieden zoals de detailhandel, multinationals en de uitzendbranche die opvallen goed scoren. Daar kunnen overheden een voorbeeld aan nemen.

Wat is de belangrijkste doorbraak tot nu toe in de overgang naar een digitaal facturerende overheid?
Het is in ieder geval belangrijk dat het kabinet het UBL 2.0 formaat tot standaard heeft uitgeroepen. Dat formaat is in Denemarken ook gestandaardiseerd en dat werkt daar heel goed. Er is duidelijkheid voor leveranciers en overheidsinstellingen.

Wordt de doelstelling om in 2010 tien procent van de facturen bij de overheid digitaal te verwerken, gehaald?
Dat weet ik pas aan het eind van dit jaar. Ik kan nu nog niet met zekerheid zeggen of we het halen of niet. Jaarlijks ontvangen overheidsinstellingen 10,5 miljoen facturen. We gaan ervoor zorgen dat er grote en kleine overheidsinstellingen meedoen waarvan het aantal facturen bij elkaar opgeteld uitkomt op vijftien procent van het totaalaantal facturen. We hebben een marge van vijf procent, omdat er altijd instellingen kunnen afvallen. Uiteindelijk moet over twee jaar tien procent van de overheidsinstellingen zijn facturen digitaal ontvangen en verwerken.