ICT-projecten Rijk krijgen extra controle

Om te voorkomen dat grote ict-projecten stranden of niet aan de verwachtingen voldoen, heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken de Gateway-methode omarmd. Dit Engelse fenomeen voorziet in korte, maar intense beoordelingen van projecten op gezette tijden. In Groot-Brittannië bespaarde Gateway tot nu toe 2,57 miljard euro.

Tijdens een werkseminar in Den Haag hebben topambtenaren van het Rijk en enkele grote steden in Nederland zich eind februari verdiept in Gateway. Uit Engeland kwam Phil Kemp over. Hij is Head of OGC Brand Assurance. Het Office of Government Commerce is een onderdeel van het ministerie van financiën. Kemp draagt Gateway uit en zorgt ervoor dat de methode verder ontwikkeld wordt.

Kern van de aanpak is dat grote ict-projecten (met een omvang van meer dan twintig miljoen euro) bij vijf overgangen naar een andere fase worden doorgelicht door een groepje mensen met een gelijkaardige functie (peers) als de opdrachtgever van dat project. Zij gaan dan na of het project op het goede spoor zit. Gaat het aan de verwachtingen voldoen? Blijven de kosten binnen de begroting? Wordt het product of dienst op de gewenste tijd opgeleverd? Op deze drie vragen proberen de vier tot vijf peers in drie of vier dagen een antwoord te krijgen, onder meer door tal van interviews te houden met betrokkenen en belangwekkende documenten door te nemen.

Dit mondt uit in een vertrouwelijk rapport dat nog diezelfde week wordt afgeleverd. Intensiteit, snelheid en gelijkwaardigheid zijn kernwoorden bij Gateway.

Iedereen meedoen

Guusje ter Horst, minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, wil en kan het gebruik van Gateway niet opleggen; elk ministerie blijft verantwoordelijk voor zijn eigen projecten(aanpak). "Maar ik roep iedereen op grote ict-projecten ook op deze manier te toetsen. En om er samen voor te zorgen dat we qua kosten en qua planning alles beter in de hand houden. Zodat we niet meer in de krant hoeven te lezen dat verschillende projecten uit de hand zijn gelopen."

Binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken is een Bureau Gateway gevormd met ongeveer tien mensen, dat de methode gaat promoten. Het team zoekt ook reviewers en gaat elke Gateway-toets administratief begeleiden. Jaap Uijlenbroek, directeur Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk, heeft al een lijstje met mogelijke reviewers klaar liggen. Hij wijst erop dat, zo is gebleken uit de proeven die het Rijk al heeft gedaan met Gateway, mensen graag meedoen. "Zij leren natuurlijk ook van elk onderzoek, zodat zij hun eigen projecten beter kunnen sturen. Gateway bevordert het lerend vermogen binnen de overheid."