Classificatie documenten noodzaak

'Information lifecycle management' reële strategie voor bedrijven

Van de wieg tot het graf; met information lifecycle management bieden opslagleveranciers de mogelijkheid data te bewaren van creatie tot verwijdering. Voorwaarde is wel dat een ieder verplicht metadata aan documenten (van allerlei soort) toevoegt.

De waarde van informatie verandert naarmate de tijd voortschrijdt. Sommige documenten hebben eeuwigheidswaarde (denk aan de Tien Geboden), andere hoeven na zeven jaar niet meer beschikbaar te zijn (boekhouding voor Belastingdienst), weer andere zijn even vluchtig als een afscheidskus.
Ondernemingen hebben niet alleen te maken met een steeds grotere hoeveelheid data die zij moeten opslaan, maar ook met het vinden van een manier om ze op een zinvolle manier op te slaan. Niet in het minst omdat regelgeving eist dat bepaalde gegevens beschikbaar blijven voor de autoriteiten. Het antwoord van opslagleveranciers als HP, Storagetek en EMC is information lifecycle management (ilm). Het Amerikaanse adviesbureau The Clipper Group meent dat het niet de zoveelste hype is, maar reële strategie voor bedrijven om overstelpende hoeveelheid data het hoofd te bieden. Het wijst er wel op dat het niet een product is, maar een strategie, niet een machine, maar een dienst. De operationele bouwstenen van ilm zijn een gelaagde opslagstructuur, dataclassificatie en uitgewerkte gedragslijnen, en de mogelijkheid data te verplaatsen.

Overnames

EMC heeft onder leiding van Joe Tucci, die januari 2001 aantrad als ceo, de omslag gemaakt van leverancier van 'opslagdozen' naar aanbieder van ilm-oplossingen. Tegelijkertijd is de arrogante houding van het bedrijf (begin jaren negentig 'King of hill' en lieveling van Nasdaq, en eind jaren negentig zwaar in de problemen) omgeslagen naar een meer dienstbare. Ook de gecultiveerde 'opslag = schijven' attitude is losgelaten. "Tape zal niet verdwijnen en er is zeker een plek voor opslag op band binnen de cyclus", zegt Dave Donatelli, executive vice president storage platforms operations bij EMC. Sterker nog: de onderneming is begin juni met Adic (Advanced Digital Information Corporation) overeengekomen diens Scalar tape libraries te gaan verkopen als onderdeel van de ilm-aanpak.
De afgelopen periode heeft de opslagfabrikant ook aqcuisities gepleegd om een ilm-dienstverlener te kunnen worden. De belangrijkste zijn Legato (leverancier van open software voor beheer van data), Documentum (leverancier van enterprise content management) en VM Ware (gespecialiseerd in software voor virtuele infrastructuren op het Intel-platform).
Tucci zegt dat de oorlogskas inmiddels weer goed gevuld is en sluit verdere overnames niet uit, zonder in te gaan op technologieën waarnaar hij op zoek is. Hij onderstreepte wel meermalen dat de marges op verkoop van software en diensten vele malen groter is dan op hardware, waarmee EMC groot is geworden. Overigens zijn de prijzen van hardware wel naar beneden gegaan, maar is door de aanblijvende behoefte aan opslagcapaciteit de omzet wel flink gestegen.

Metagegevens

Informatie heeft gedurende de levenscyclus andere waarden voor een organisatie. De waarde bepaalt de wijze van opslag in relatie tot de snelheid waarmee de gegevens weer beschikbaar moeten zijn. Hier duikt een tamelijk nieuwe computerterm op: CAS. Dit staat voor Content Addressed Storage (zie Computable nummer 27/28 van 2 juli 2004). Speciaal voor dit doel heeft EMC de Centera gemaakt: een oplossing voor opslag van omschreven informatie (bijvoorbeeld spraakboodschappen, e-mail archieven, röntgenfoto's, elektronische documenten en cad/cam-ontwerpen).
Dit betekent wel dat documenten - van welke aard dan ook - moeten worden voorzien van metagegevens. "Dat vereist inderdaad een cultuuromslag binnen organisaties", beaamt Hans Timmerman, technical account manager bij EMC-Nederland. "E-mail heeft van zichzelf al enige minimale metagegevens, zoals afzender, geadresseerde, tijdstip van verzenden en ontvangen, onderwerp. Wil je echter opslag verdelen naar de inhoud van een bericht, dan zul je moeten afdwingen in het systeem dat meer metagegevens worden ingevuld. En dat geldt al helemaal voor tekstdocumenten, beeldmateriaal en spraakbestanden. In Word heeft Microsoft al lang de mogelijkheid ingebakken om allerlei kenmerken aan een document mee te geven op moment van creatie. Dat gebeurt bijna nooit. Een organisatie moet de eigen mensen ervan overtuigen dat het nodig is en vervolgens de systemen zo in te richten dat een document niet eerder is op te slaan, dan na het invullen van de metagegevens."
In industriële omgevingen, waar wordt gewerkt met erp-systemen zijn de werknemers al wel gewend aan metagegevens, maar vooral in de administratieve wereld (banken, verzekeringsmaatschappijen en dergelijke) ontbreekt dit besef nog.
IDC-analist Bill North stelt dat de meeste bedrijven maar net begonnen zijn om hun gegevens de classificeren. "Meestal kennen ze de waarde niet van hun gegevens. En al zeker niet hoe de waarde verandert, naarmate het belang van die informatie wijzigt. De meeste documenten in Excel, Word, Powerpoint en Outlook worden ad hoc gemaakt. Zonder ze te voorzien van extra herkenningspunten. De acquisitie van Documentum heeft EMC geholpen begrip te krijgen voor de classificatie van data."
Omdat organisaties niet gewend zijn data te classificeren, kunnen zij de hulp inroepen van bijvoorbeeld EMC dat een joint venture (Information Solution Consulting) is aangegaan met Accenture om hulp te verlenen met het classificatieproces. "Dat is onlangs gebeurd bij ABN-Amro in Londen en nu zijn ze bezig de Amsterdamse vestiging op dit vlak te adviseren", aldus North.< BR>