Software kiezen? Zoek de verborgen kosten!

Kosten spelen een belangrijke rol in de selectie van een nieuwe softwareoplossing. Als er een keuze gemaakt moet worden tussen traditionele software en SaaS, is het opmerkelijk dat veel beslissers geen goed beeld hebben van de economie van SaaS.

Bij traditionele software hebben we te maken met een aantal kosten. Zo hebben we onder andere de kosten van de aanschaf van de licentie, het onderhoud en het support contract. De meeste beslissers komen ook nog wel zover dat zij beseffen dat de software geïnstalleerd moet worden en misschien zelfs onderhouden.

Als we deze kosten globaal vergelijken met de kosten van SaaS, dan is SaaS op het eerste gezicht vaak duur. Zeker als het gaat om beperkte aantallen gebruikerslicenties komt SaaS er slecht uit. Verkopers van traditionele software zullen niet nalaten hierop te wijzen.

Maar als je beter kijkt, blijkt traditionele software allerlei kosten met zich mee te brengen die SaaS niet heeft. Immers SaaS hoeft niet geïnstalleerd te worden, ook het onderhoud van de applicatie speelt geen rol. Wacht eens even, niet geïnstalleerd... Dat betekent dat de gebruiker ook geen extra hardware hoeft aan te schaffen om de software op te installeren. Er hoeft geen duur project te worden opgetuigd om de software te installeren en gebruiksklaar te maken. Kostbare aanpassingen in de huidige infrastructuur zijn niet nodig.

En nu komt grote vraag: betekent niet te hoeven installeren dat de SaaS-gebruiker niets hoeft te doen, en zo kan beginnen...? Ja en nee!

Ja: de software is klaar voor gebruik. Sluit het contract af en vijf minuten later kunt u al aan de gang. Nee: de software moet natuurlijk wel worden ingericht voor gebruik. De kosten hiervan zijn slecht vooraf in te schatten aangezien de maturity van de organisatie bepalend is. Vergeet niet dat dit OOK moet gebeuren bij traditionele software, maar dat dit zelden vooraf wordt begroot. Als er wordt gesproken over installatie, gaat het meestal over de ‘technische installatie’ en niet over het inregelen van de processen en procedures. Dit is echter wel wat veel beslissers nu juist wel in hun hoofd hebben. Zij denken dat met de afronding van de installatie de software ook helemaal en perfect is geïntegreerd met de organisatie. Veel van de teleurstellingen over ict-projecten komen hier uit voort. De verwachtingen van leverancier en afnemer liggen niet op een lijn. De leverancier zal er alles aan doen om de kosten van de functionele integratie zoveel mogelijk buiten scope te houden aangezien deze zoals gezegd slecht in te schatten zijn. Ik merk dat veel beslissers moeilijk kunnen aanvaarden dat SaaS-technisch geïnstalleerd kant-en-klaar wordt opgeleverd. Instinctief voeren zij toch een installatieproject als kostenpost op en nemen dit mee in de vergelijking met de kosten van traditionele software.

Er zijn nog meer verborgen kosten waar de traditionele softwareleverancier niet snel over zal praten. Zo zijn er bijvoorbeeld de kosten van opslag (storage). Ongetwijfeld gaat de nieuwe oplossing een berg aan nieuwe informatie opleveren die belangrijk is voor de bedrijfsvoering. Waar sla je dit op? Bij traditionele software gaat men er veelal van uit dat de klant toch wel storage beschikbaar heeft. Over het algemeen is dat natuurlijk ook het geval maar deze storage kost wel geld! En die kosten moeten dus voor een eerlijke vergelijking ook worden meegenomen in de vergelijking met SaaS. Immers bij SaaS draag je deze kosten niet zelf omdat de SaaS-vendor deze neemt. Bij data-intensieve software kan dit tot grote verschillen leiden.

En er is meer: denk bijvoorbeeld aan de kosten die gepaard gaan met upgrades en eventuele problemen met de software. Bij traditionele software ligt de rekening van deze zaken volledig bij de afnemer. Bij SaaS liggen ALLEEN de kosten voor het niet kunnen gebruiken bij de afnemer.

Al deze verschillen moet de beslisser duidelijk voor ogen hebben als hij een vergelijking gaat maken tussen traditionele software en SaaS. Alleen als alle verborgen kosten van de traditionele software worden meegenomen, kan er een eerlijke en objectieve vergelijking worden gemaakt. De tco van SaaS zal dan in vele gevallen gunstiger uitvallen dan traditionele software.