Studentensysteem kost ook UvT miljoenen

11-02-2013 11:55 | Door Rik Sanders | Lees meer artikelen over: Aanbesteding, Oracle-applicaties | Lees meer over de bedrijven: Berenschot, Peoplesoft, Oracle, Atos, Universiteit van Tilburg | Er zijn 16 reacties op dit artikel | Permalink
Universiteit van Tilburg

UvT

UvT

De vertraagde invoering van het studenteninformatiesysteem MySis heeft de Universiteit van Tilburg (UvT) heeft tot nu toe zo'n tien miljoen euro gekost. Sinds 2005 probeert de universiteit het Campus Solutions-systeem van Oracle in te voeren. Inmiddels is besloten vooralsnog slechts een deel van het pakket in te voeren. Eerder meldden de universiteiten van Nijmegen, Amsterdam, en Leiden en de Hogeschool van Amsterdam grote problemen met de Oracle-software.

Uit een reconstructie blijkt volgens het Tilburgse universiteitsblad Univers Magazine de invoering van MySis ook in Tilburg een drama te zijn. Volgens het blad is de universiteit sinds 2005 zo’n geschatte tien miljoen euro armer. 'Wat we er tot nu voor terug hebben gekregen is een inschrijfsysteem dat bij de introductie voor grote problemen zorgde, en een light variant van een nog niet werkende module. De ict-afdeling werkt nog steeds met 'de oude systemen waarvoor 'prima' vervangingmodules aanwezig zijn in het nieuwe studenteninformatiesysteem Sis', schrijft de redactie.

Maatwerk

De Tilburgse universiteit haakte in 2005 aan bij het erp-project Sans (Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem). Dit was een gezamenlijk project van de universiteiten van Amsterdam, Leiden en Tilburg en de Hogeschool van Amsterdam voor een nieuw inschrijf- en volgsysteem voor studenten. Na een verplichte aanbesteding viel de keuze op het Campus Solutions van Peoplesoft (inmiddels Oracle geworden), daar waar Tilburg eigenlijk een voorkeur had voor SAP. Partners waren Oracle, Atos Origin en, in de beginfase, Berenschot en Stichting Surf.

De invoering van het nieuwe studenteninformatiesysteem verliep bij alle deelnemende instellingen zeer stroef. De keuze voor de Peoplesoft-software was vreemd, omdat dit systeem gebaseerd is op de praktijk bij Amerikaanse onderwijsinstellingen. De in totaal 56 verschillende faculteiten die onder Sans vielen stelden andere eisen aan het systeem. Er moest veel maatwerk geleverd worden om het systeem in Nederland te gebruiken.

Andere problemen

Naast het maatwerk speelden er in Tilburg nog andere problemen mee, schrijft Univers Magazine. Bij de invoering van de eerste module in 2009 bleek het systeem niet goed te werken. Daarnaast lag in 2010 de verdere implementatie een tijd stil omdat de universiteit zich nog moest aansluiten op het landelijke informatiesysteem Studielink. In 2011 voerde het college bovendien bezuinigingen door en werden de contracten van veel ict-inhuurkrachten niet verlengd. Daardoor verloor de it-afdeling veel mankracht, met name op het project MySis.

Naar aanleiding van grote problemen met MySis in Leiden en Amsterdam besloot Tilburg in 2012 tot een herevaluatie. Uitstappen bleek geen optie. Er werd besloten om een light variant in te voeren en niet alle bestaande systemen te vervangen die de studievoortgang monitoren. De invoering van deze variant staat gepland voor maart 2013. In mei volgt dan de beslissing om de gehele module alsnog in te voeren, aldus Univers. 

Strop

Bij de andere deelnemers aan het Sans-project zijn de ervaringen met het Campus Solutions zo mogelijk nog slechter. Bij de Hogeschool van Amsterdam liepen de projectkosten tussen 2004 en 2012 op van de geraamde 5,5 miljoen euro tot 14,6 miljoen euro. Bij de UvA waren de projectkosten opgelopen tot zo'n 25 miljoen euro. In Leiden lagen eind 2011 de kosten al op elf miljoen euro, terwijl er 4,6 miljoen euro was begroot.

De Radboud Universiteit meldde in 2009 dat het zich terugtrok uit Sans. Dat betekende een strop van ruim drie miljoen euro. De Nijmeegse universiteit koos in 2010 voor het pakket Osiris van softwareleverancier PSB Informatiesystemen (inmiddels Caci) en implementator Capgemini. De Radboud Universiteit betaalde nog wel even de tot dan gemaakte investeringskosten van 3.103.000 euro.

Ontspoord

Het Sans-project zou oorspronkelijk 21 miljoen euro gaan kosten en moest leiden tot een nieuw online studenteninformatiesysteem MySis. Tot de administratieve taken behoren onder andere het inschrijven van studenten, het opstellen van studieplannen, en planning en begeleiding van studenten bij de voortgang van hun studie. Ook moet het nieuwe systeem aansluiten op wetgeving en nieuwe ontwikkelingen, zoals flexibele onderwijsmodellen en de elektronische leeromgeving.  

Het project werd gekenmerkt door kostenoverschrijdingen, vertragingen en technische complicaties - onder andere omdat het aanpassen van het van origine Amerikaans systeem op de Nederlandse onderwijssituatie tegenviel. In Amsterdam gaat een commissie uitzoeken hoe het zo mis heeft kunnen gaan met MySis.

Reacties op dit artikel
De redactie vindt deze reactie: OKJan van Til, 11-02-2013 12:52
De geschiedenis leert... dat de mens niets leert. Ook/zelfs niet in een 'wetenschappelijke' omgeving.
De redactie vindt deze reactie: OK van der Horst, 11-02-2013 12:58
Wellicht wat makkelijk oordelen, maar wat een prutswerk is er afgeleverd. Dit project is ook veel te groot aangevangen. Men had het eerst bij 1 universiteit moeten doen. Na een succesvolle(!) implementatie dan pas bij de andere invoeren. Weet je meteen wat de kinderziektes zijn en kun je het eventueel nog afblazen voor de rest. Dat had dus miljoenen gescheeld! Het was wellicht ook beter geweest om met de lightvariant te beginnen. Als je dat al niet lukt dan weet je wat voor problemen je gaat krijgen bij een bredere invoering. Zoals bij heel veel implementaties van IT projecten geldt wederom: klein beginnen en werkend, dan pas uitbreiden. Met name Oracle en Atos Origin hadden dat toch moeten weten.
De redactie vindt deze reactie: OKSjoerd, 11-02-2013 14:24
@Redactie
Laatste link in het artikel is niet helemaal goed.
 
Volgens mij is het artikel qua perspectief wat eenzijdig alhoewel ik me afvraag in hoeverre de implementators hier informatie willen verschaffen. (Hoor en wederhoor?)
 
Maar op het eerste gezicht was dit project al vanaf het begin gedoemd te mislukken. Meerdere partijen samen betrokken bij een aanbesteding van een standaard pakket met veel maatwerk terwijl er onderling nog veel verschillen zijn.
De redactie vindt deze reactie: OKHenri Koppen, 11-02-2013 15:09
Het is altijd makkelijk om projecten af te fikken waarvan je de details niet kent, het complete verhaal zal wel een boeket aan aspecten blootleggen van politiek tot vriendjes politiek, miscommunicatie en belangenverstrengeling.
 
Maar platgeslagen zie ik ruim 20 miljoen langskomen die voor een groot deel verbrand is aan een slecht functionerend systeem.
 
Voor 20 miljoen kun je extreem veel software realiseren die PRECIES doet wat het moet doen. Ik heb vaker gezegd dat je of A) standaard software moet kopen en je organisatie daarop aan moet passen of B) Software helemaal vanaf scratch zelf gaan bouwen.
 
Correct me if I am wrong, maar dit klinkt als A) standaard software kopen en daarop maatwerk realiseren. Dit is de aller- allerslechtste keuze die je kunt maken. Je hebt namelijk alle nadelen van A en B en geen van de voordelen van A en B.
 
Je betaalt voor maatwerk, bent afhankelijk van de veranderingen in het standaard werk en kunt dus niet zomaar meer upgraden, moet alle kosten betalen van het standaard werk EN het maatwerk en ga zo maar verder.
 
In mijn ogen heeft A in de basis de voorkeur, maar hoeft B ook geen slechte keuze te zijn. Door de mogelijkheden en ontwikkeling van frameworks is eigen software ontwikkelen minder duur dan gedacht, al is men er huiverig voor door ervaringen uit het verleden.
 
Natuurlijk staat geen enkel systeem op zichzelf en heb je altijd maatwerk in de vorm van integratie maar een andere keuze dan voor A of B is gewoon slecht.
 
Dan is er nog zoiets als platform software (Force.com, Mendix, Cordys, et cetera), daar heb ik nog geen finaal oordeel over, maar in deze case is daarvan geen sprake.
 
Niettemin klinkt het als een pijnlijke businesscase.
 
Maar Jan van Til, je opmerking lijkt mij onjuist. Zo'n beetje alles wat we hebben is een opstapeling van eerdere uitvindingen en evolutie welke toch echt het tegendeel bewijst....
De redactie vindt deze reactie: OKJan van Til, 11-02-2013 16:32
@Henri,
Wat me opvalt is dat zo’n beetje je hele commentaar/bijdrage zo volkomen de sfeer van harmonie met mijn opmerking ademt: “De geschiedenis leert... dat de mens niets leert” Extra pijnlijk daarbij is mogelijk dat die wijsheid “Ook/zelfs [opgaat] in een 'wetenschappelijke' omgeving.”
Je zou misschien best wel kunnen zeggen dat “Zo'n beetje alles wat we hebben een opstapeling [is] van eerdere uitvindingen en evolutie”. Toch, afgaande op het artikel, lijkt hier ‘gewoon’ sprake te zijn van een terugkerende “opstapeling van eerdere” onnozelheden. Wie haalt het nu in z’n hoofd om een systeem dat werkt in Amerikaanse onderwijscultuurpraktijk toe te passen in het Europese cultuur-eigen?! En als het nou de eerste keer was dat dit gebeurde…. “Uitstappen bleek geen optie”. Wat?! Uitstappen is altijd een optie – al is er wel lef/visie voor nodig: vrijwel niets is dommer dan gewoon maar een beetje blijven doortrekken aan een dood/overleden paard. Waarom leren we niet? Waarom blijven we maar denken dat het òns deze keer wèl lukt? Waarom blijven we maar denken dat de, metaforisch, wet-van-de-zwaartekracht niet voor ons geldt? Waarom weten we ons niet te ontworstelen dit soort “evolutionaire” onnozelheden? Waarom doorbreken we de standaard cyclus van “opstapeling van eerdere uitvindingen en evolutie” niet?
De redactie vindt deze reactie: OKSjoerd, 11-02-2013 17:06
@Jan
Ook in dit geval is het gewoon een partij die hier goed aan verdient.
De verschillende manieren waarop mensen elkaar politiek kunnen uitspelen en dit ten gelde maken zijn wat dat betreft ook mee geëvolueerd.
De redactie vindt deze reactie: OKHenri Koppen, 11-02-2013 17:17
@Jan van Til, haha, ik kan je in deze niet anders dan gelijk geven in dit geval.
 
Op papier ziet het er in ieder geval behoorlijk bizar uit, ik hou nog een slag om de arm dat het verhaal wellicht wat verdraait is voor het lezers effect. Nu hopen dat er meer details naar boven komen die het in perspectief kunnen plaatsen.
De redactie vindt deze reactie: OKEwout Dekkinga, 11-02-2013 21:28
NOTULEN COLLEGE VAN BESTUUR en UNIVERSITEITSRAAD D.D. 29 AUGUSTUS 2011
 
"Desgevraagd meldt Te Beest (voorzitter) dat Leiden niet besloten heeft uit het project te stappen toen Nijmegen afhaakte omdat op dat moment door een extern bureau (Capgemini) een audit is gedaan, waarvan de uitkomst was dat het ook dan nog een goed en beheersbaar project was.
 
Desgevraagd meldt Te Beest dat de overschrijding mede veroorzaakt is door wijziging van het programma van eisen inzake het studievolgsysteem omdat niet van te voren bekend was wat er gebouwd moest worden.
 
Te Beest meldt dat in volgende gevallen duidelijk van te voren aangegeven zal worden wat men wil en dat er gaandeweg geen wijzigingen zullen worden aangebracht; de ambities en de gewenste functies moeten voor 100% uitgeschreven worden en daarna ongewijzigd blijven, hetgeen nu niet gebeurd is, maar in het vervolg wel zal geschieden.
 
Ook is men het erover eens dat het project veel te duur is geworden en dat het Capgemini-rapport daarover zeer weinig duidelijkheid verschaft."
De redactie vindt deze reactie: OKNiels Malotaux, 11-02-2013 21:30
Onbegrijpelijk dat er elke keer weer zoveel wordt betaald voor een niet werkend systeem. Het is altijd aan de leverancier te wijten. Die is immers de professionele partij die weet hoe je zoiets moet aanpakken.
Als het voor de alleereerste keer fout zou zijn gegaan dan kon men het nog afschuiven op onwetendheid. Maar na zoveel projecten moet de leverancier zo langzamerhand weten wat er fout kan gaan en zorgen dat dat niet gebeurt. Geld terugstorten dus! Als dat de regel zou zijn, dan had men al lang geleerd hoe je dit soort problemen kan voorkomen.
De redactie vindt deze reactie: OKHenri Koppen, 12-02-2013 16:02
Niels: Je schreef dit tegelijkertijd met Ewout, maar zijn reactie is zeer duidelijk dat de Klant hier de grootste probleem veroorzaker blijkt te zijn.
 
Schuld is zelden eenzijdig.
De redactie vindt deze reactie: OKAlexander Ket, 12-02-2013 17:08
@henri: waarom is de klant de grootste probleem veroorzaker?
De redactie vindt deze reactie: OKHenri Koppen, 13-02-2013 9:12
Dag Alexender, ik baseer me hier volledig op de laatste reactie van Ewout: "NOTULEN COLLEGE VAN BESTUUR en UNIVERSITEITSRAAD D.D. 29 AUGUSTUS 2011"
 
En dan met name dit stukje:
Desgevraagd meldt Te Beest dat de overschrijding mede veroorzaakt is door wijziging van het programma van eisen inzake het studievolgsysteem omdat niet van te voren bekend was wat er gebouwd moest worden.
 
Er is dus iets aanbesteed, daar hebben partijen op ingeschreven, maar eigenlijk was er niet van te voren bekend wat er gebouwd moest worden. Dan lijkt het me een duideliujke conclusie dat de klant in de eerste instantie de *oorzaak* is geweest van het falen.
 
Dat het niet de enige oorzaak is lijkt mij aannemelijk, maar als ik dit lees, dan is het in ieder geval duidelijk dat in beginsel de oorzaak niet bij de leverancier kan liggen.
 
Is dat een antwoord op je vraag?
 
De redactie vindt deze reactie: OKAlexander Ket, 13-02-2013 16:04
@henri
Dank voor je reactie! Hieronder weer mijn tegenreactie. Deze is algemeen van aard en niet persoonlijk :-)
 
Natuurlijk is het lastig als de klant van koers gaat wijzigen, helemaal mee eens. Tegelijkertijd is het natuurlijk aan de leveranciers om bij een project van dergelijke omvang enorm goed het fundament te slaan en keiharde afspraken te maken. Leveranciers weten dat dit een van de grootste gevaren is en al helemaal van een dergelijk groot project. Ik vraag me dus af hoe goed ze de klant hierin hebben 'opgevoed'. En degene die de aanbesteding heeft gemanaged mag zich dit ook aantrekken. Op zich harde oordelen, maar het kan natuurlijk niet zo zijn dat er 20 MILJOEN euro aan belastinggeld down the drain is en iedereen zegt dat het wel heel moeilijk was en naar elkaar wijst. Ik hoor niemand zeggen dat ze het niet goed hebben gedaan. Bottom line is het resultaat schandalig. Ik durf erom te wedden dat als iedereen persoonlijk aansprakelijk zou worden gehouden voor het 'verlies' het nooit zo ver was gekomen. Ik kan me er enorm over opwinden, 20 MILJOEN aan belastinggeld wat gewoon weg is.
De redactie vindt deze reactie: OKAlexander Ket, 13-02-2013 17:59
Het SANS project heeft me geraakt. Ik ben een optimistisch, zonnig en positief mens en maak me niet snel druk, maar dit project maakt wat bij me los. Ik denk dat het woede is. Woede over zoveel verspilling van belastinggeld en iedereen die naar elkaar loopt te wijzen. En we zien het in de discussie ook terugkomen, zaken als:
 
* Schuld is zelden eenzijdig.
* Beide partijen zullen fouten hebben gemaakt.
* En ja we kennen nog niet het hele dossier...maar waar rook is is vuur!
 
En ga zo maar door. En dat is het hem nou juist, we moeten niet zo doorgaan. We hebben het hier over TIENTALEN MILJOENEN euro's belastinggeld die weg zijn! Wat zal het Symphonie orkest hiervan denken of de bejaarden in het verzorgingstehuis die 8% bijtelling krijgen op hun eigen vermogen waar ze al een keer belasting over hebben betaald?!?
 
Er hoort geen begrip te zijn voor een dergelijk fiasco! Het is een enorme wanprestatie. Als dit vooraf als scenario geschetst zou zijn dan had iedereen toch in lachen uitgebarsten?!?
 
Helaas heb ik de oplossing niet, wel wil ik op PERSOONLIJKE TITEL het item professionaliteit aansnijden als ook kom ik met een voorstel voor hoe we dit soort projecten in de toekomst op gaan pakken. En ja, ik maak veel aannames, maar laat degene die weten hoe het zit dan maar reageren en tekst en uitleg komen geven. Een soort kamerdebat op Computable.
 
PROFESSIONALITEIT
Ik heb vraagtekens bij de professionaliteit (misschien wel integriteit) van alle direct betrokkenen. Ten eerste begrijp ik de keuze voor een standaard software oplossing niet, in mijn ogen had gekozen moeten worden voor maatwerk. Dat geeft optimale flexibiliteit en dat heb je nodig in een dergelijk zwaar traject en je hebt veel minder vendor lockin. Andere vragen die ik heb: wie heeft het bestek in kaart gebracht? En hoezo kiezen voor Peoplesoft wat helemaal geen fit gaf? Waarom is er niet ook naar de eerdere ervaringen gekeken? Of heeft men dit wel gedaan en de red flag's genegeerd? Waarom heeft niemand op de stop knop gedrukt? Waarom heeft de leverancier zich niet teruggetrokken omdat die geen onderdeel wil zijn van een debacle? Een ding is duidelijk, de leveranciers hebben er fantastisch goed geld mee verdient en hadden zelf veel eerder de stekker eruit moeten trekken. Of je hebt zelf slecht werk geleverd of de klant was niet stuurbaar. In beide gevallen had je afscheid moeten nemen. En voor de overheid geldt hetzelfde.
Het kan toch niet zo zijn dat iedereen naar elkaar loopt te wijzen en er niemand verantwoording hoeft af te leggen?
 
WIE DOET ER MEE?
 
Ik denk dat ik een bedrijfje op ga zetten met enkel IT- en Management Studenten onder begeleiding van een paar integere professionals. Ik noem het 'tranSServe'. Transparantie en Service staan centraal. Je kan met 100% transparantie (zie verderop) en ook nog eens voor lage kosten bij tranSServe je projecten kwijt en de studenten doen een schat aan ervaring op. We starten altijd vanuit een minimal viable product. Zo kan het bijna niet uit de hand lopen en bovendien zijn de kosten dusdanig laag dat geen enkel project ooit de tientallen miljoenen zal halen zoals bij SANS. Sterker nog, de student is creatief, ongeremd, is lekker fris en gaat ervoor. En met deze passie bereik je altijd je doel. En mocht een project toch tegenzitten dan hebben de studenten er in ieder geval vreselijk veel van geleerd en heeft u de garantie dat niemand zijn zakken heeft lopen vullen. Daar zou de belastingbetaler al heel blij mee zijn en de klant ook.
 
VOOR 10% VAN DE KOSTEN HADDEN WE HET GEFIXED
 
Ik geloof er heilig in dat het zaken doen gaat en ook moet veranderen. En ik geloof er ook heilig in dat 'tranSServe' het studentensysteem voor nog geen 10% van de reeds gemaakte kosten heel goed had kunnen ontwikkelen. Studenten die het systeem nu gebruiken vinden het een lachertje en echt waar, voor een fractie van de prijs hadden we veel en veel meer resultaat geleverd en heel veel aan kennisoverdracht kunnen doen.
 
Kortom, hierbij de outline van een nieuw bedrijf, ik verneem graag uw reactie:
 
1. Alle klanten worden mede 'aandeelhouder' voor 5 jaar
2. Uurtarief is 100% transparant. Alle kosten + 20% marge.
3. Jaarlijks krijgt elke klant de totale begroting van het bedrijf te zien. En omdat ze mede 'aandeelhouder' zijn, kunnen ze zelf meebeslissen over de keuzes en salarissen.
4. Alle salarissen staan vast.
a. Een student kost bijvoorbeeld per jaar 15 euro per uur (werkplek, reizen, opleiding, et cetera). Dan krijgt u als klant dus 15 + 3 euro (20% marge) in rekening gebracht. Super goed voor de NL concurrentiepositie: we hoeven niet te outsourcen, bouwen en behouden kennis en we zorgen voor werkgelegenheid.
b. Directie bestaat uit 2 personen en krijgt maximaal bijvoorbeeld 80K per jaar
c. Uiteraard een x-aantal goede lead developers
d. et cetera
5. Starten vanuit Minimal Viable Product is de basis, dan kunnen de kosten nimmer uit de hand lopen
 

De redactie vindt deze reactie: OKEwout Dekkinga, 14-02-2013 14:15
Beste Alexander,
 
"De grootste vijand van de waarheid is dikwijls niet de leugen - opzettelijk, vol intriges en oneerlijk, maar de mythe - hardnekkig, overtuigend en onrealistisch." - J.F. Kennedy
 
Je pleidooi is leuk maar begin dan eerst eens met de vraag waarom er - ondanks alle mooie woorden in aanbestedingen - niet serieus gekeken is naar Open Source. Een voorbeeld hiervan is: http://www.projectfedena.org/ waarbij vanuit de demo gedacht kan worden aan requirements, de additionele plugins die misschien nog ontwikkeld moeten worden.
De redactie vindt deze reactie: OKAlexander Ket, 25-02-2013 11:35
Beste Ewout,
 
Dank voor je reactie! Prachtig product dat Fedena :-) Wat een besparing had dat kunnen opleveren. Vraag blijft dan: hoe gaan we dit soort zaken in de toekomst voorkomen? Ik vrees dat dat een verloren strijd is.... In ieder geval goed dat wij nu wat van ons laten horen.
18 vacatures
ICT Data Analist

Itility B.V. , Eindhoven

MS Dynamics NAV Specialist

Ammeraal Beltech B.V. , Heerhugowaard

Senior Datamanager

Stichting Hiv Monitoring , Amsterdam Zuidoost

Digitaal forensisch specialist

Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD), Inzet Techint , Zoetermeer

Co\u00f6rdinator datawarehouse

Inspectie van het Onderwijs, Directie Kennis , Utrecht

Top 10 Reagerende members
  Aantal reacties
met 3+ sterren
Gemiddelde
waardering
Klik voor meer info1 1556 6.2
Klik voor meer info2 1288 6.0
Klik voor meer info3 1261 6.2
Klik voor meer info4 1065 6.2
Klik voor meer info5 971 6.1
Klik voor meer info6 901 6.1
Klik voor meer info7 754 6.2
Klik voor meer info8 515 6.1
Klik voor meer info9 392 6.0
Klik voor meer info10 389 6.2