Gewoon menselijk contact blijft nodig voor het creëren van een goed werksfeer. Dat blijkt uit onderzoek van Twynstra en de Universiteit Nijmegen.
Efficiënt gebruik van beschikbare middelen mag dan een verlokking zijn om via internet te vergaderen en verder hoofdzakelijk te communiceren via emails, het werken met ‘virtuele teams’ heeft ook zijn nadelen.
Naast een literatuurstudie omvatte het onderzoek negentien interviews bij tien organisaties die met virtuele teams werken (waaronder: Ahold, Heineken, Unilever, Philips, Boeing, Shell en Oracle). De belangrijkste bevindingen zijn dat de technologie die momenteel in gebruik is vrijwel alle toevallige en spontane communicatie tussen teamleden elimineert. Daarmee verdwijnt ook een stuk creativiteit.
Daarnaast is het helder formuleren van doelstellingen in een virtueel team nóg belangrijker dan in een traditioneel team. Zonder heldere doelstellingen functioneert een virtueel team niet. Het is immers veel moeilijker om dingen helder te krijgen omdat de communicatie hoe dan ook trager verloopt.
Tot slot blijkt één van de moeilijkste dingen voor een virtueel team het creëren van vertrouwen en een teamcultuur. Daarvoor blijven face-to-face bijeenkomsten (met name een goede opstartbijeenkomst) essentieel. Voor een virtueel team is een fysieke kick-off belangrijk, waar uitgebreid aandacht moet zijn voor elkaar leren kennen en het komen tot gemeenschappelijke waarden. Er is bij geen van de onderzochte teams echt sprake van een teamcultuur. Dit komt doordat veel teams te weinig stilstaan bij de cultuurverschillen die aanwezig zijn in het team. Teamleden geven aan dat een ‘common ground’ ook moeilijk ontstaat, doordat je elkaar niet zo vaak ziet en de relatie vrij zakelijk blijft.
Leidinggeven aan een virtueel team vraagt volgens de onderzoekers om een coach, die zowel oog heeft voor de taak als voor de mensen in het team. Hij moet een gevoel ontwikkelen voor kleine signalen, omdat het gedrag van teamleden in een virtueel team veel minder zichtbaar is.
Sjaak Smakman
