Automatiseren doe je zo

20-12-2012 12:48 | Door Bart Stelder | Er zijn 7 reacties op dit artikel | Dit artikel heeft nog geen cijfer (te weinig beoordelingen) | Permalink

Anno 2012 lijkt een geautomatiseerd bedrijfsproces vanzelfsprekend. Een werkvloer zonder computers is zo goed als ondenkbaar en mensen zijn het gewend om informatie uit te wisselen via digitale media. Toch blijkt in de praktijk vaak dat een groot deel van de dagelijkse werkzaamheden en van de opslag van informatie niet digitaal zijn. Liggen de bureaus op jouw kantoor ook vol met stapels papier?

Waarschijnlijk werkt jouw bedrijf met een financieel of erp-pakket en een crm-systeem, en gebruiken je collega’s moderne kantoorapplicaties als Word, Powerpoint en Excel om hun werk uit te voeren. Met de basisgegevens uit erp en crm kunnen zij brieven schrijven, klachten beantwoorden en voorstellen maken.

Compleet beeld in een oogopslag

Ondanks automatisering blijft er veel papier in omloop: mensen bewaren informatie liever ook nog op hun eigen manier, waardoor de hangmapkasten alsnog vol hangen met dossiers. Zo wordt het erg ingewikkeld om een compleet beeld te krijgen van een bepaalde situatie.

In het erp-systeem kun je de harde cijfers terugvinden, maar dit biedt geen verdere contextuele informatie over wat er is afgesproken, wanneer het laatste contact was of hoe de toon was. Hiervoor moet je dan weer op zoek naar e-mails in de Outlook inbox of naar gespreksverslagen die op een gedeelde schijf staan. Dit is nodig om tot een goede analyse of beslissing te komen, maar kost allemaal extra tijd. Het zou het werkende leven aanzienlijk gemakkelijker maken als alle informatie over een bepaald dossier op één plek werd bewaard.

Versnipperde informatie

Kernapplicaties zoals erp of crm zorgen voor structuur en feiten. Systemen als SAP en Exact bieden modules voor financieel management, projectmanagement, supply chain management, manufacturing, customer relationship management en business intelligence. Hiermee verwerk je concrete data zoals kosten, prijzen, omzet, planningen en voorraden. Maar uiteindelijk zijn dit alleen cijfers. Dit vertelt niks over de reden achter bepaalde extra kortingsafspraken met een klant of over de correspondentie die vooraf is gegaan aan de uiteindelijke afspraak over een exacte afleverdatum.

Dit soort contextuele informatie is natuurlijk van groot belang voor een soepele en klantvriendelijke afhandeling van bedrijfsprocessen. De hamvraag is: waar wordt deze essentiële informatie bewaard? Sommige medewerkers slaan e-mails en gespreksverslagen op in platforms zoals Sharepoint of op gedeelde netwerkschijven. Maar over het algemeen hanteren veel medewerkers hun eigen dossiers, waardoor informatie in persoonlijke Outlookmapjes of op de eigen pc wordt opgeslagen.

Goede ondersteuning van lokale processen

Dankzij de kernapplicaties hebben medewerkers meer tijd om zich te richten op de taken die kennis en creativiteit vereisen. Door de combinatie van geautomatiseerde en handmatige werkzaamheden met kantoorapplicaties ontstaan er echter lokale processen die ongrijpbaar lijken. Dit blijkt vaak in situaties zoals:
-  De directeur heeft over een uur een afspraak met klant A en wil de status weten van de relatie. Je moet zo snel mogelijk openstaande offertes, contracten, gespreksverslagen, gegevens over winstgevendheid of verlies, en mogelijke klachten opdiepen.
- Leverancier B refereert in een gesprek aan afspraken die zijn gemaakt met ex-collega C. Je moet dit zien terug te vinden in alle correspondentie van pak’m beet de afgelopen zes maanden.
- Sollicitant D krijgt een arbeidscontract. Je moet dat opstellen en informatie halen uit de functieomschrijving, het budgetakkoord, de sollicitatiebrief, de testresultaten, et cetera.

Pas dan realiseer je je misschien dat alle informatie niet goed geborgd is. Deze versnipperde manier van werken leidt tot gebrek aan controle of overzicht, en zorgt ook voor mogelijke inefficiëntie en een verhoogd risico op fouten. En dat terwijl juist de contextuele informatie uit deze lokale processen van belang is voor het succes van je onderneming.

Oplossing: centraal document en case management

Het gebruik van een case management systeem kan lokale processen ondersteunen en beheersbaar maken. Door alle relevante documenten en activiteiten centraal op te slaan in één case folder, ontstaat er rust en controle. Cijfers uit het erp-systeem, gespreksverslagen uit het crm, e-mails, ingescande post, offertes en taken zijn dan allemaal terug te vinden op één plek. Documenten worden veilig, centraal en gestructureerd opgeslagen, met versiebeheer en toegangscontrole. De inzet van een case management systeem stelt je medewerkers in staat om samen toe te werken naar een gezamenlijk bedrijfsdoel.

Denkt je er ook zo over of........Ik ben benieuwd naar jouw mening.
Deel dit artikel via LinkedIn
Deel dit artikel via Facebook
Deel dit artikel via Twitter

10 vacatures
Integratiespecialist

Kamer van Koophandel Nederland , Woerden

Informatie Analist

Kamer van Koophandel Nederland , Woerden

Informatie- en datamanager | Arnhem

Liander , Arnhem

Informatie Analist Reisinformatie

NS , Utrecht

Web Guru & Reporting Specialist

ING Investment Management , 's-Gravenhage

Top 10 reagerende bezoekers
      Aantal
reacties
Gemiddelde
waardering
Klik voor meer info 1 1982 6.86
Klik voor meer info 2 1142 6.67
Klik voor meer info 3 1496 6.66
Klik voor meer info 4 1210 6.63
Klik voor meer info 5 879 6.58
Klik voor meer info 6 580 6.33
Klik voor meer info 7 416 6.30
Klik voor meer info 8 1083 6.07
Klik voor meer info 9 698 6.05
Klik voor meer info 10 461 6.02