Een Excel-lerende of excellerende organisatie?

Als erp-leverancier vragen klanten ons vaak wie onze grootste concurrent is. Gekscherend, maar ook waarheidsgetrouw, roepen wij dan: Excel!

Excel made by Microsoft, welke organisatie is er niet groot mee geworden? Een eenvoudig spreadsheetprogramma met zeer veel mogelijkheden om gegevens te analyseren en te presenteren.

In de loop van de tijd worden meer en meer bedrijfsgegevens in Excel verwerkt en komen terugkerende werkzaamheden aan de orde. Primaire en bedrijfskritische processen worden vervolgens met VBA (Visual Basic for Applications) geprogrammeerd en aan elkaar geknoopt. Door de uitgebreide mogelijkheden van Excel groeien deze inmiddels forse applicaties (op dat moment vaak meer dan één) uit tot de backbone van de organisatie. Herkenbaar? Het onderhoud van Excel is inmiddels toevertrouwd aan systeembeheer, een neefje van de baas of een externe, weinig flexibele en dure partij. Meerdere personen en afdelingen werken met dezelfde bestanden en vertrouwen op de juistheid van informatie en analyses. Excel is met vallen en opstaan met de organisatie meegegroeid. Of is het andersom? We spreken in dat geval over een Excel-lerende organisatie. Nederland zit er vol mee. Ik geef die bedrijven in eerste instantie ook geen ongelijk. Iedere medewerker kent Excel en kan er in meer of mindere mate mee werken. De investering is overzichtelijk en kennis van dure netwerken en servers om software professioneel in de lucht te houden is veelal niet in huis.

Een organisatie kan ook kiezen om een excellerende onderneming te zijn. Excellerend in de zin dat maatschappij, milieu, medewerkers en kanten/leveranciers een zorgvuldig en afgewogen onderdeel vormen binnen de organisatie. De redenen om excellerend te ondernemen zijn legio. Zo wil men wellicht beter inzicht hebben in bedrijfsprocessen en de mogelijkheden voor verbetering ervan. Of wil men de tevredenheid van klanten en/of medewerkers vergroten. Ook kan de wens bestaan (of door wetgeving gedwongen worden) om efficiënter en goedkoper om te gaan met grondstoffen en afvalstoffen. Maar ook inzicht in de huidige en toekomstige wet- en regelgeving en de hiermee gepaard gaande investeringen zijn belangrijke argumenten.

Kan je in dit geval met Excel nog wel excellerend zijn? Is het niet noodzakelijk om processen optimaal te laten verlopen en de productiviteit te verbeteren door de inzet van slimme erp-software? Willen en kunnen concurreren met verouderde automatisering of afzonderlijke automatiseringsoplossingen zonder goede integratie is naar mijn mening een lastige opgave. Simpel gezegd: de juiste inzet van erp-software leidt tot meer winst. Met name meer winst door minder bedrijfskosten.

Interessant of noodzakelijk? Ik zal via deze weblog regelmatig digitaal bij je aankloppen om de vele voordelen van erp-software te presenteren.

Martijn Delahaye
Product Marketingmanager ERP
AFAS ERP Software