Ik ben op 14 oktober 2010 naar een presentatie van de VNSG over SAP New GL in SAP Business Suite (ECC 6.0) geweest. De VNSG is de Vereniging Nederlandstalige SAP Gebruikers (VNSG) die onder andere helpt de SAP-klanten met het ontdekken van de nieuwe mogelijkheden van SAP. Deze presentatie laat zien hoe de SAP-gebruikers van oud SAP GL naar nieuw SAP GL kunnen overstappen.
Ik heb recentelijk een GL-systeem ingericht met de New GL-functionaliteit. SAP heeft gekozen voor een GL-systeem waar twee soorten ledgers bestaan: een hoofd ledger en additionele ledgers. Deze nieuwe functionaliteit lijkt op het eerste gezicht op de functionaliteit ‘special ledgers', maar het gaat verder.
De volgende functionaliteiten zijn toegevoegd aan SAP New GL:
– Cost of Sales Accounting en Profit Center Accounting zijn geen onderdeel van SAP Controlling meer maar van SAP New GL.
– Een nieuw kenmerk ‘Segment' is toegevoegd en is gekoppeld aan het bestaande kenmerk Profit Centers.
– Document splitting is standaard (het betreft het balanceren van boekingen per boekingkenmerken zoals Profit Centers en Segments bij voorbeeld.)
– Door document splitsing ontstaat een verschil tussen de boeking zichtbaar in een invoer cherm en de boeking in GL.
– De New GL Saldibalans-tabel toont een aantal additionele standaard velden zoals (Partner) Segments, (Partner) Profit Centers, Cost Centers en Functional Area. Klantspecifieke velden kunnen toegevoerd worden. Deze klantspecifieke velden zijn ook zichtbaar in de invoerschermen.
– De integratie tussen GL en CO gebeurt meteen.
– De reconciliatie ledger is niet meer noodzakelijk.
– De integratie met de activa, consolidatie- en voorraadmodules is verbeterd.
– De andere traditionele GL en CO functionaliteiten blijven bestaan.
De overstap naar SAP New GL heeft een impact voor de bestaande SAP-klanten:
– De tabel met de Saldibalans-informatie is veranderd: de bestaande klanten die naar de nieuwe functionaliteit willen overstappen, moeten hun bestaande systeem converteren. SAP biedt standaard tools om dit proces te ondersteunen.
– Het verhuizen van een aantal elementen van CO naar GL betekent dat er meer data in de Saldibalance-informatie komt. Dit kan de snelheid van het systeem beïnvloeden. Ook moet de extractie naar SAP BW en andere systemen veranderd worden.
– Het is meestal mogelijk om de data van de special ledgers te migreren naar de nieuwe ledgers.
Gemiste kans:
– De aantal perioden in New GL blijven beperkt tot maximaal zestien perioden.
SAP New GL biedt verbeteringen op veel gebieden. De nieuwe functionaliteiten en de extra flexibiliteit helpen de klanten om zijn specifieke vragen te beantwoorden met een standaard oplossing. Voor de oude GL-gebruiker is een migratie een extra uitdaging, maar de impact daarvan blijft beperkt tot onder de motorkap en zal dus beperkte gevolgen voor de eindgebruikers hebben.
Een kleine rectificatie. Het is in NewGL wel degelijk mogelijk om naast een leading ledger met 16 perioden een non-leading ledger te creeren met meer dan 16 perioden, bijvoorbeeld een weekledger met 53 perioden. De enige eis die SAP stelt is dat de boekjaarvariant van het leading ledger overeenkomt met de boekjaarvariant in FI.
Dit is toch oud nieuws? Het New GL bestaat al sinds ERP 2005