De vraag naar ict-service is groter dan het aanbod en dat leidt tot achterstallig onderhoud van belangrijke applicaties, zegt Ulrich Kalex. Mogelijkheden voor het outsourcen en het verplaatsen van opdrachten naar het buitenland, en het inzetten van sterk presterende, revolutionaire technologieën zoals webservices, vragen om een nieuwe raming van het technische landschap. Nieuwe voorschriften dwingen grote ict-organisaties bovendien om de complexe samenhang tussen verantwoordingsprocessen en de ict-infrastructuur duidelijk te documenteren. Ieder hiaat kan verstrekkende gevolgen hebben.
Eind vorige eeuw hadden grote ict-organisaties genoeg geld om naast de ondersteuning van de geïnstalleerde infrastructuur minstens dertig procent van het budget voor innovaties te gebruiken. Na de recessie in 2001 en zeker nu er weer sprake is van een recessie (die wellicht veel dieper gaat) staan de zaken er heel anders voor. Kostenbeperking is het sleutelwoord.
Omdat het verminderen van bedrijfskosten niet makkelijk is, reduceren grote ict-organisaties investeringen in innovaties. De bedrijfskosten slokken meer dan tachtig procent op van veel ict-budgetten, waardoor investeringen op de lange termijn – bijvoorbeeld voor verbetering van de infrastructuur – veelal worden verhinderd. Zelfs als de ict-budgetten zouden stijgen, blijft het probleem bestaan. Het verhogen van de investeringen in een jaar, verhoogt de bedrijfskosten in het volgende jaar met maximaal maximaal procent.
Best practices wijzen erop dat het mogelijk is om een verhouding te bereiken van investeringskosten tot bedrijfskosten van 40:60. Om dit te realiseren moet hetictT-investeringsportfolio worden afgestemd op de strategische doelen en dienen tegelijkertijd overbodige projecten tot het minimum te worden beperkt. Daarnaast moet onomstotelijk vast staan dat nieuwe projecten op de lange termijn de kosten verminderen. Het beveiligen van systemen en het standaardiseren van de architectuur kan de bedrijfskosten bijvoorbeeld met twintig procent terugbrengen.
Aanpak van planning
Hoe wordt de uitdaging van ict-planning vandaag de dag aangepakt? Met moeite! Ict-planning vindt in een snel veranderende bedrijfsomgeving plaats en omvat een overweldigend datavolume: honderden applicaties en vele duizenden artefacten op verschillende vestigingen.
Complexe afhankelijkheden tussen decentraal ingezette specialisten, kritische bedrijfsprocessen, ondersteunende ict-services en de daaraan ten grondslag liggende technische infrastructuur kunnen door gebeurtenissen in een chaos ontaarden. Een transparant en accuraat overzicht van het ict-landschap is in deze samenhang een belangrijk startpunt voor ieder project en iedere planningsopdracht. Grote ict-organisaties, waarbij een actueel, stabiel en compleet overzicht van het ict-landschap ontbreekt, investeren gewoonlijk 15 tot 30 procent van een gemiddeld projectbudget om een beeld te krijgen van het bestaande landschap.
Portfoliomanagementtools
Ict-leidinggevenden gebruiken portfoliomanagementmethoden en -tools om de opbrengst van ontvangsten, besparingen, strategische waarde en klantentevredenheid te verhogen. Portfoliomanagementtools en -processen zijn voldoende projectonafhankelijk om bij ieder projectportfolio, inclusief ict-projecten, te worden toegepast. Toepassing van dit soort tools leidt gewoonlijk tot besparingen. Bijvoorbeeld dankzij identificatie van afhankelijkheden met betrekking tot competenties en resources in meerdere projecten. Of het afwegen van voordelen en risico's van projecten.
Ook vereenvoudiging van het beëindigen van projecten en verbetering van de communicatie tussen business en ict levert besparingen op. Met de invoering van portfoliomanagementtechnieken in de ict-organisatie kunnen nieuwe investeringskosten worden teruggebracht met vijftien tot twintig procent. Al was het alleen al omdat twintig tot dertig procent van alle projecten geen of geringe gemeenschappelijke voordelen hebben.
Hoewel traditionele portfoliomanagementtools een aanzienlijke besparing in nieuwe investeringsbudgetten kunnen opleveren, hebben zij als nadeel dat zij de technische aspecten van ict-projecten verwaarlozen en dit kan de invoering en het succesvol gebruik van ict-projecten sterk beïnvloeden. Ict-projecten zijn van elkaar afhankelijk, ze kunnen makkelijk door nieuwe technologieën verouderen en de kosten zijn moeilijk te lokaliseren. Schijnbaar goed doordachte ad-hocbeslissingen die tijdens de goedkeuring van projecten worden genomen, kunnen op lange termijn onvoorziene uitwerkingen hebben op de enterprise architectuur en tot aanzienlijke kosten leiden.
Enterprise-architectuurtools
Grote organisaties schaffen alleen tools aan die de technische specialisten helpen ict-afhankelijkheden in een toenemend complex technisch landschap te beheren. Enterprise-architectuur (EA)-tools worden gebruikt om gespecialiseerde overzichten van een specifieke architectuur te vergemakkelijken, de strategische soll-architectuur aan geografische en verantwoordingeisen aan te passen en afhankelijkheden tussen artefacten te bemiddelen. De meeste losstaande oplossingen stellen modelleringsmogelijkheden ter beschikking evenals een geheugen waar de modellen opgeslagen en met elkaar verbonden kunnen worden.
EA-tools worden hoofdzakelijk gebruikt om een omvangrijk overzicht van de ist- en soll-architectuur te documenteren en te publiceren. Op de afhankelijkheden, kosten en storingen die ze analyseren en aan het licht brengen, wordt buiten het technisch arena zelden gelet en in het portfoliomanagement gewoonlijk genegeerd. Als gevolg daarvan wordt belangrijke informatie van het investeringsproces niet gegeven.
Planningsproces integreren
De uitdaging bij ict-planning is de technische kennis uit het architectuurmanagementgebied in het portfoliomanagement te integreren. Hierdoor worden bedrijfskosten gereduceerd en innovaties vergemakkelijkt. Dit kan worden bereikt door een geïntegreerd planningsproces dat de afhankelijkheden tussen vakkennis, resources en de architectuur zichtbaar maakt.
Een effectief, geïntegreerd proces omvat valuemanagement, enterprise architectuur management, behoeftemanagement, applicatie architectuur management, portfoliomanagement, bedrijfsstrategie- en bouwplan-, en releasemanagement.
Samenwerkende systemen
Ict-planning bevindt zich in een snel veranderende bedrijfsomgeving en omvat een overweldigend datavolume. Hoewel het tot de basiskennis van de meeste businessmanagers behoort dat een goed op elkaar afgestemd team een belangrijke invloed heeft op het succes van een bedrijf, kampen organisaties vaak met het ontwikkelen en omzetten van een strategisch ict-bouwplan. Dit werk vraagt immers om een strakke coördinatie van beslissingsbevoegden met verschillende interesses, budgetten en verantwoordingmogelijkheden, vooral tussen ict-organisaties en bedrijfstakken. Voor de achtergrond van deze complexiteit is samenwerking een voorwaarde. Zodoende kan transparantie gegarandeerd worden en de productiviteit in de projectplanningcycli worden verhoogd.
Om geïntegreerde ict-planningsprocessen effectief vorm te geven, moet een oplossing een platform voor de samenwerking bieden en geïntegreerde werkprocessen met aanzienlijk voordeel voor een groot aantal betrokkenen ter beschikking stellen. Elke gerechtvaardigde gebruiker moet door een op rollen gebaseerd systeem worden ondersteund, doordat informatieve overzichten en planningtools zo kunnen worden geconfigureerd dat ze de verschillende behoeften aanspreken van diegenen die in het proces betrokken zijn. Hetzij horizontaal van de aanvraag tot de budgettering hetzij vertikaal van de strategie tot het operatief bedrijf. Dit omvat cio's, strategieplanners en bedrijfsarchitecten, systeemarchitecten, controllers,ictT-managers, bedrijfsanalisten, projectmanagers en eindgebruikers van ict-applicaties.
Voordelen van integratie
Een nauwe betrekking van behoefte-, architectuur- en portfoliomanagementtechnieken en resources in het gezamenlijk planningsproces kan het overzicht geven dat noodzakelijk is om directe besparingen in het investeringsportfolio te bereiken. Bijvoorbeeld economische voordeel op de lange termijn, die uit de standaardisering en flexibiliteit resulteert. Door de overname van een geïntegreerd uitgangspunt voor ict-planning – van de aanvraag tot de budgettering – kan het management een aanzienlijke rentabiliteit ontwikkelen. Bovenop de winst die door traditionele portfoliomanagement en architectuurmanagementtools kunnen worden bereikt.
Ulrich Kalex, vice president product line management, alfabet AG
Geïntegreerd planningssysteem
Een geïntegreerd planningssysteem van de aanvraag tot de budgettering kan helpen bij:
* Beperking tot kleinere ontwikkelprojecten met hogere successcore.
* Consequente omzetting van het architectuurstandaardiseringsplan gedurende het hele programmaportfolio voor afname van de bedrijfskosten op lange termijn.
* Precieze berekening van kosten en risico's door de ontwikkeling van plannen uit een gedetailleerde opsomming van gaten in de architectuurtransformatie.
* Afschaffing van componenten met geringe waarde en hoge kosten (zoals dure maar weinig gebruikte systeemdelen).
* Bundeling van kosten voor nauw verbonden opdrachten uit meerdere projectplannen in een projectbudget dat deze opdracht het beste kan ondersteunen.
* Inplannen van technische projectafhankelijkheden (zoals de ontwikkeling van een product) in een project, en een van deze productondersteunende interfaces in een ander project.
