Desktopvirtualisatie meer dan ROI bepalen (1)

07-02-2013 14:31 | Door Remco Nijkamp | Lees meer artikelen over: Laptops, Office, Compliance, HNW, Desktopvirtualisatie, Tablets | Er zijn 7 reacties op dit artikel | Dit artikel heeft nog geen cijfer (te weinig beoordelingen) | Permalink
Computable Expert
Remco Nijkamp
Remco Nijkamp

Projectarchitect, Trainer, Consultant, CTO

Expert van Computable voor de topics: Virtualisatie, Management en Architectuur

Meer

Wanneer beslissingen over ict-investeringen uitsluitend aan de hand van roi-berekeningen (return on investment) worden genomen, worden kansen op innovatie gemist en komt de evolutie van ict en organisatie tot stilstand. In deze opinie kijken we naar innovatie en techniek, in het vervolg kijken we naar ict-beheer.

Ten eerste zijn de exacte kosten en de baten van een ict-project heel moeilijk juist te kwantificeren, zodat een return on investment (roi)-berekening vrijwel per definitie onjuist is. Ten tweede zijn er ict-investeringen denkbaar die een reikwijdte hebben die veel groter is dan een meetbare verbetering ten opzichte van de vorige situatie. Een investering in desktopvirtualisatie is hier een voorbeeld van. Met een virtuele ict-infrastructuur kunnen werknemers plaats- en tijdonafhankelijk werken, waarmee het nieuwe werken (hnw) mogelijk is geworden.

Nu blijkt hnw in hoge mate bij te dragen aan verhoogde tevredenheid van medewerkers, meer inspiratie, creativiteit en productiviteit en heeft het invloed op de kantorenmarkt en het fileleed. Daarnaast blijkt zo’n virtuele wereld effectiever te beheren te zijn, met meer waarborgen tegen het weglekken van cruciale bedrijfsinformatie en met meer mogelijkheden voor verdere innovaties. Bovendien krijgt het management er betere instrumenten mee in handen om de organisatie scherp aan te sturen en om bewijsbaar te handelen volgens wet- en regelgeving: compliant dus. Deze effecten zijn zeer lastig in een roi-berekening te vangen. We moeten ook achter de sommetjes durven kijken.

Exclusieve focus op roi

In de ict worden investeringen steeds meer gestuurd op basis van rendement. Natuurlijk is het goed om enige houvast te hebben wanneer er beslissingen over investeringen moeten worden genomen. Maar anders dan bij ‘gewone’ investeringen, zoals in onroerend goed, bedrijfsauto’s of productiemachines, zijn de kosten en de baten (want daar draait het om) in de ict niet altijd helder. Soms worden bepaalde kosten bij algemene middelen (huisvesting, leaseauto’s et cetera) gestald. Of worden kosten doorberekend aan andere afdelingen binnen de organisatie. Daarnaast is het hoe dan ook buitengewoon ingewikkeld om alle ict-kosten op een rijtje te krijgen.

Aan de batenkant is het al niet veel beter. Een ict-investering wordt nogal eens verkocht met de stelling dat de nieuwe situatie een besparing oplevert van 20 procent ten opzichte van de vorige. Er wordt echter niet vermeld dat die vorige situatie een regelrechte puinhoop was. Toegegeven, het resultaat blijft positief, maar het komt ook voor dat in roi-berekeningen onjuiste uitgangspunten worden verwerkt. Voorbeeld: 'Dankzij desktopvirtualisatie kunnen onze mensen voortaan twee dagen per week thuis werken en dat scheelt ons honderdduizend euro per jaar op de huisvestingskosten'. Wat er niet bij staat is dat als de medewerker thuis zijn internetabonnement niet betaalt, of het op zolder met een pc uit 1996 moet doen, dat het voordeel van die huisvestingskosten snel verdampt.

En dan zijn er nog de vele situaties waarin er daadwerkelijk verbeteringen in een organisatie kunnen worden gesignaleerd, maar die worden dan niet aan de ict-afdeling toegeschreven. Wanneer de medewerkerstevredenheid toeneemt na een ict-investering, is het hrm/personeelszaken die het succes claimt. Stijgen de verkopen na een ict-investering, dan gaat sales of marketing ermee aan de haal. Zoals overal heeft succes vele vaders, maar ict wordt zelden genoemd. Kortom, een goede roi-berekening is rond ict-beslissingen nauwelijks of niet te maken.

Innovatie

laptop

Het nieuwe werken is geen hype meer, maar al gewoon geworden.

Het nieuwe werken is geen hype meer, maar al gewoon geworden.

Er zijn ict-investeringen die zo veel innovatieve kracht teweegbrengen, dat de focus op roi-berekeningen hier eerder verstikkend dan stimulerend werkt. Neem als voorbeeld de hiervoor al aangehaalde desktopvirtualisatie. Het geeft geen pas om eenvoudigweg de kosten van de klassieke desktopomgeving (vaste pc op vaste werkplek) af te wegen tegen de kosten van een virtuele desktopomgeving. Want die virtuele wereld brengt enorme veranderingen met zich mee, voor de medewerkers (zoals betere afstemming van werk en privé), voor de organisatie (meer gemotiveerde en productievere medewerkers, controle/compliant), zelfs voor de hele maatschappij (zoals minder fileleed, maar meer kantorenleegstand). Hoe is dat allemaal in een roi-berekening te vangen?

Wie slechts kijkt naar de kosten en de baten van een virtualisatieproject, kan heel goed tot de conclusie komen dat de klassieke omgeving met pc’s op het bureau toch voordeliger is. Maar aan dat soort berekeningen hebben we niets meer. Nu al komen er generaties werkenden op de arbeidsmarkt die met mobiele systemen zijn grootgebracht. Dat zijn de nieuwe taak- en kenniswerkers die niet beter weten dan dat je altijd en overal de informatie kunt opvragen die je nodig hebt en die informatie ook gemakkelijk kunt delen. Ze gebruiken daarbij uiteenlopende apparaten, zoals pc, laptop, tablet of smartphone. Deze werkers verleid je als werkgever niet met een vaste pc op een vaste werkplek, plus vaste werktijden. Dus zul je als werkgever wel naar een flexibele ict-oplossing móeten, wil je de juiste medewerkers kunnen aantrekken. Buiten dat komt er wet- en regelgeving die ervoor zorgt dat het makkelijker wordt om een deel van de week thuis of elders te werken. Het nieuwe werken, zoals dat heet, is niet langer een hype, maar is al gewoon geworden en hard op weg de norm te worden.

ICT als business enabler

Ict mag niet louter een kostenpost zijn; het hoort een ‘business-enabler’ te zijn, een instrumentarium dat de bedrijfsactiviteiten faciliteert. Dat het nieuwe werken (hnw)  inmiddels vrijwel de norm is geworden, is uitsluitend mogelijk dankzij de recente ontwikkelingen in de informatie- en communicatietechnologie. Het besef dat ict business enabler hoort te zijn, heeft niet alleen zijn invloeden op technologische ontwikkelingen, maar ook op bijvoorbeeld de ict-beheerprocessen en de besluiten van ict-management. Zelfs op de besluiten van het gehele management, want invoering van desktopvirtualisatie gaat niet zonder aanpassing van de klassieke managementmodellen.

Wanneer het (technisch en organisatorisch) mogelijk is dat de medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk werken, maar het management verlangt tegelijkertijd dat iedereen zich keurig iedere werkdag van half negen tot half zes op kantoor bevindt, dan rendeert de nieuwe oplossing niet. Virtualisatie faciliteert niet alleen hnw, maar forceert ook de organisatorische invulling van plaats- en tijdonafhankelijk werken.

Reikwijdte

Desktopvirtualisatie zorgt voor een ict-infrastructuur die de kantoormuren overschrijdt, waardoor plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk is geworden. Een innovatie van formaat, maar zoals zo vaak met echte noviteiten brengt desktopvirtualisatie - mits goed uitgevoerd - direct ook nog diverse andere innovaties met zich mee. In dit verband kan worden gedacht aan bijvoorbeeld optimalisatie van ict-beheer en aan verrijking van managementinformatie om ‘compliant’ te kunnen opereren.

De innovatieve reikwijdte van desktopvirtualisatie wordt in hoge mate bepaald door de kwaliteiten van de achterliggende softwaresuite en de competenties van de systems integrator, die de omslag van de klassieke naar de virtuele infrastructuur begeleidt en verzorgt. Efficiënt beheer van de desktop, applicaties, data en achterliggende systemen is essentieel in een gecentraliseerde en virtuele omgeving.

Invloed

Het is al aangegeven: Desktopvirtualisatie maakt plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk en is daarmee de opmaat tot het nieuwe werken, de nieuwe norm voor arbeidsrelaties. Medewerkers krijgen meer vrijheden om hun taken over tijd en locaties te verdelen, en daarmee meer mogelijkheden om werk en privé beter in balans te krijgen. Veel nieuwe werkers melden dat dit tot meer inspiratie, creativiteit en productiviteit leidt. Dit laat zich vertalen naar betere resultaten, die tot een hogere roi leiden. (Overigens zijn er ook mensen die niet willen of vanuit hun functie niet kunnen thuiswerken. Voor hen moeten kantoorfaciliteiten gehandhaafd blijven, maar dat heeft niets met de ict-infrastructuur van doen.)

Een ander voordeel van virtualisatie voor de medewerkers is de snelle beschikbaarheid van applicaties. Dat geldt nu al ten aanzien van de bekende bedrijfs- en werkplekapplicaties. Dit voordeel wordt groter naarmate we meer webapplicaties en app’s gaan gebruiken, zoals we die al kennen vanuit de mobiele wereld. Denkbaar is dat als een eindgebruiker een briefje wil typen, hij dan niet heel MS Office hoeft te downloaden, maar kan volstaan met een persoonlijke applicatie met zijn geliefde lettergrootte, lettertype en regelafstand.

Overigens is het nu al niet meer nodig om hele applicaties te installeren: het streamen van applicaties (of delen daarvan) werkt sneller. De gebruiker merkt dan ook dat zijn device (pc, terminal, tablet et cetera) veel sneller opstart dan hij gewend was, omdat alleen de applicatiedelen worden ingeladen die op dat moment nodig zijn. Van belang is ook dat de eindgebruiker zelf het device kan kiezen waarmee op een bepaald moment gewerkt kan worden. 

In het volgende blog kijken we verder naar de invloed op ict-beheer.

Deel dit artikel via LinkedIn
Deel dit artikel via Facebook
Deel dit artikel via Twitter

13 vacatures
Software engineer / Consultant

Inovita B.V. , Rotterdam

Software Engineer

BagDrop Systems BV , Schiphol

IOS/Android app developer

Technolution , Gouda

Software Architect

VNU Vacature Media , Amsterdam

Medior Applicatieontwikkelaar .Net

Belastingdienst , Apeldoorn

Top 10 Reagerende bezoekers
   Aantal
reacties
Gemiddelde
waardering
Klik voor meer info1 1879 6,9
Klik voor meer info2 1422 6,6
Klik voor meer info3 1358 6,4
Klik voor meer info4 1161 6,6
Klik voor meer info5 1104 6,5
Klik voor meer info6 1038 5,9
Klik voor meer info7 843 6,7
Klik voor meer info8 637 5,9
Klik voor meer info9 507 6,3
Klik voor meer info10 437 5,9