Oost NV volgt regionale innovativiteit

Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV (Oost NV) stimuleert de kenniseconomie in de regio's Gelderland en Overijssel en houdt hiervoor onder andere bij waar de technisch hoogwaardige bedrijven in de regio's zich mee bezighouden. Als kennismanager van Oost NV heeft Rob Geerdink de wens het huidige crm-systeem te koppelen aan overzichten (mindmaps), waarmee de organisatie per kennisgebied laat zien welke bedrijven te vinden zijn in de regio. Gekozen werd voor een oplossing van Mindjet.

Oost NV is een uitvoeringsinstantie van de provincies Gelderland en Overijssel en het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Met vier gespecialiseerde business units en een groot gebied waarin kennisintensieve bedrijvigheid plaatsvindt, is het een uitdaging voor de organisatie om de kennis van de organisatie te beheren. Oost NV gebruikt Mindjet sinds 2008 bij het visualiseren van de kennis van haar tachtig werknemers en bij brainstormsessies.

Rob Geerdink is drie jaar geleden aangetrokken als kennismanager van Oost NV. Hij is ervoor verantwoordelijk dat de hoogwaardige kennis die in de organisatie aanwezig is onderling wordt gedeeld, en tevens beschikbaar wordt gesteld aan ondernemers in de regio. Die zijn er immers bij gebaat up to date te zijn met relevante informatie in hun eigen vakgebied, een goede vindbaarheid en gemakkelijke toegang tot leveranciers en afnemers.

Minder fouten

Met alle mutaties van adressen, contactpersonen, telefoonnummers en overige informatie is het bijhouden van meerdere informatiesystemen niet efficiënt. Geerdink wil informatie over verhuizingen, nieuwe telefoonnummers en bezigheden in één enkele database verwerken en de veel geraadpleegde mindmaps automatische laten aanpassen. Dat scheelt de organisatie veel tijd en maakt de kans op fouten aanzienlijk kleiner.

Oost NV heeft eerst onderzocht of er freeware beschikbaar is die de koppeling kan maken, want dat zou een besparing op de licentiekosten betekenen. Maar dat bleek niet voorhanden. Mindjet bleek die mindmapping-software wel aan te bieden en was ook al in gebruik bij Oost NV. ‘Dat is wel zo prettig omdat de organisatie de software al gebruikt en de medewerkers eraan gewend zijn’, aldus Geerdink. Training- en adviesbureau Drielingh uit Utrecht heeft geholpen en de koppeling tussen het crm-systeem en Mindjet in het voorjaar van 2012 gebouwd. Dat was voor elkaar in vijf mandagen en een doorlooptijd van drie maanden. Dit omdat er ook met een nieuwe versie van het crm-systeem moest worden gekoppeld en nu worden de mindmaps elk etmaal automatisch bijgewerkt.

Overzichtelijk

Binnen Oost NV zijn de overzichten waarin per kennisgebied de betrokken organisaties staan vermeld, van grote waarde. Hierin is zichtbaar welke organisaties waarin zijn gespecialiseerd, waar zij zijn gevestigd en hoe de bedrijven zich tot elkaar verhouden. Oorspronkelijk maakte een medewerker van Oost NV deze overzichten met de hand. Het maken van zo’n overzicht was niet alleen zeer arbeidsintensief, maar ook niet onderhoudsvriendelijk. Eerder verzamelde informatie kon niet één-op-één worden hergebruikt.

Gezocht werd naar een betrouwbare, flexibele en gebruikervriendelijke visualisatiesoftware, die werd gevonden in Mindjet. Oost NV is met één licentie begonnen, maar al snel werd duidelijk dat de software goed werkte voor het doel en eenvoudig in gebruik was. Met aanzienlijk minder inspanningen werden de organisaties van Gelderland en Overijssel in kaart gebracht, bleken mutaties eenvoudig te maken en de informatie gemakkelijk te delen. De gebruiker was enthousiast en paste de software eveneens toe bij projectoverleg, brainstorming en het samenstellen van projectplannen. Het gebruiksgemak en de effectiviteit van Mindjet deed de organisatie besluiten meer licenties af te nemen.

Innovation Gateway

Dat die gebruikersvriendelijkheid ver gaat, blijkt bij het online zetten van de maps op de website innovationgateway.nl. De site is sinds februari 2011 live en wordt intensief gebruikt. Oost NV komt tijdens zijn werkzaamheden in contact met zeer veel innovatieve ondernemingen en deelt via Innovation Gateway een selectie van deze contacten.

Bedrijven zien zichzelf helder gepresenteerd in de verschillende kennisgebieden, wat helpt bij hun vindbaarheid en ook bij het tot stand brengen van samenwerkingsverbanden. Ook helpen de maps bij het volledig zijn. Organisaties die wel in de mindmap thuishoren maar er nog niet in vermeld staan, melden zichzelf aan bij Oost NV. Zo helpen de maps actief de pull factor van hightech in de regio vergroten. Wekelijks melden zich nieuwe organisaties aan.

Clickable pdf

Pdf’s maken het mogelijk de mindmaps te delen met mensen die geen Mindjet-software hebben. Wanneer een bezoeker van de website op een mindmap een organisatie ziet die precies produceert wat hij nodig heeft, wil hij meteen kunnen doorklikken naar de website van het bedrijf. De documenten zijn doorklikbaar naar website of mailadres en wanneer zij in een smartphone worden bekeken, kan er zelfs meteen worden gebeld.

Fouten komen nu sneller aan het licht en de eigen relatiebeheerssystemen van Oost NV zijn verbeterd. Dat is voor Oost NV een belangrijke efficiencyverbetering. Ook is de organisatie efficiënter door het delen van informatie en zijn de innovatieve bedrijven van de regio zichtbaarder geworden. De medewerkers zijn enthousiast en werken graag met Mindjet, waarbij vooral de gebruikersvriendelijkheid wordt geroemd.

Werking hersenen

Met Mindjet is het eenvoudig om informatie visueel weer te geven. De gemiddelde medewerker krijgt dagelijks langs verschillende kanalen bijzonder veel informatie te verwerken en heeft steeds minder tijd om alles te lezen en op te bergen op een plek waar hij het ook weer vinden kan. Mede hierdoor neemt het visualiseren van informatie een vlucht. Een van de belangrijkste redenen daarvan ligt in de werking van onze hersenen: we begrijpen beelden sneller dan tekst of cijfers.

Zodra nieuwe informatie ruimtelijk is weergegeven, past ons brein zich daar gemakkelijk bij aan en voegt de nieuwe inzichten toe aan wat we al weten. Hierdoor wordt informatie beter onthouden, zien we snel welke informatie ontbreekt en associëren we gemakkelijk, wat vooral bij creatieve processen, informatiemanagement en projectmanagement van grote waarde is. Gevisualiseerde informatie maakt het organisaties en teams gemakkelijker om effectief en efficiënt samen te werken, en verhoogt de productiviteit.