Het toenemende gebruik van smartphones onder leden en vrijwilligers van Natuurmomumenten was aanleiding voor de organisatie om de mobiele strategie te herzien. Onderdeel hiervan is het ondersteunen van meerdere operating systemen en 'bring your own device' mogelijk te maken. Middels de implementatie van een mobile device management-oplossing kan Natuurmonumenten nu meerdere platformen ondersteunen en het beheer en de beveiliging garanderen.
Natuurmonumenten is een vereniging van meer dan 750.000 leden, met één gezamenlijk doel: zorgen voor de natuur in Nederland. Daarom verwerven en beheren ze natuurgebieden. Dat zijn er inmiddels 355 met een gezamenlijke oppervlakte van ruim honderdduizend hectare. Natuurmonumenten heeft meerdere vestigingen, een centraal kantoor in ’s-Graveland en zes regiokantoren. De leden steunen het werk van de vrijwilligers en de circa 680 medewerkers.
De uitdaging
Natuurmonumenten heeft ruim tien jaar ervaring met mobiel werken. Er zijn ongeveer 680 medewerkers werkzaam voor de organisatie, ruim 20 procent hiervan heeft mobiel toegang tot email. Echter vanwege de grote groep vrijwilligers en samenwerkingsverbanden met andere 'groene organisaties' ondersteunt de ict-afdeling in totaal ruim zestienhonderd gebruikers; negenhonderd pc's verdeeld over circa 125 locaties in Nederland.
De medewerkers maakten met name gebruik van Blackberry toestellen (ongeveer honderd) voor email en agendabeheer. Tevens werden op de verschillende locaties pda's met daaraan gekoppelde gps-ontvangers ingezet. Het nadeel was dat deze hardware niet geschikt was voor het werk in het veld en niet direct gekoppeld met de backoffice systemen; de gps-ontvangers waren onvoldoende nauwkeurig.
De medewerkers maken veelvuldig gebruik van het Natuurmonumenten en Landschappen Informatiesysteem (NeLIS). Een geografisch informatiesysteem met een natuurdatabank waaruit de medewerkers van Natuurmonumenten in het veld de noodzakelijke informatie kunnen halen die nodig is voor het uitvoeren van hun taken.
Natuurmonumenten was op zoek naar een efficiëntere manier van mobiel werken, waardoor een bredere groep mensen mobiel kon werken maar waarbij tegelijkertijd de kosten beheersbaar blijven. De vereniging was tevens zoekende naar een goedkoper en flexibeler alternatief voor Blackberry; in de toekomst wilde Natuurmonumenten volledig over gaan op Windows toestellen. Natuurmonumenten kan haar werkzaamheden uitvoeren dankzij de giften van leden; daarom is het voor de vereniging extra belangrijk om zorgvuldig met de beschikbare middelen om te gaan.
De oplossing
De organisatie ziet de voordelen van mobiel werken, maar onderkent ook de uitdagingen die deze trend met zich meebrengt; met name op het gebied van beheer van de mobiele apparatuur en de diverse platformen. Tevens was het voor Natuurmonumenten niet duidelijk op welke manier ze invulling gingen geven aan een mobiel beleid voor de organisatie. Natuurmonumenten ging een samenwerking aan met mITE, specialist op het gebied van enterprise mobility oplossingen voor bedrijven, met als doel de werknemers in staat te stellen effectief en veilig mobiel te werken, maar er tegelijkertijd voor te zorgen dat de kosten en beheer onder controle blijven.
Tijdens een gezamelijke workshop werd gekeken naar de doelstellingen van de organisatie op het gebied van mobiel werken en de verschillende groepen mobiele gebruikers binnen Natuurmonumenten.
Er werden drie groepen geïdentificeerd:
• Werknemers: uiteindelijk wil de organisatie alle vaste werknemers mobiel toegang geven tot de bedrijfssystemen. Er is gestart met het uitrusten van honderdvijftig medewerkers met een smartphone.
• Vrijwilligers: dit betreft een belangrijke groep voor Natuurmonumenten. Ondanks dat deze groep geen telefoon krijgt van de vereniging wil de organisatie hen in de toekomst mogelijk wel toegang geven tot applicaties zoals NeLIS. Hiertoe zullen vrijwilligers eigen toestellen inzetten, dit betekent dat meerdere platformen en mobiele toestellen ondersteund moeten worden.
• Leden: deze groep zorgt voor een groot deel van de inkomsten van Natuurmonumenten, Middels interessante informatie via bijvoorbeeld social media en applicaties wil de organisatie deze groep informeren over de werkzaamheden van natuurmonumenten en op deze wijze betrekken bij de organisatie.
Als onderdeel van het succesvol beheren van de mobiele apparatuur van Natuurmonumenten zet mITE de Mobile Device Management (MDM)-applicatie van MobileIron in. MobileIron is een internationale speler op het gebied van MDM-applicaties voor beveiliging, toestelmanagement en applicatiebeheer. Dit is niet alleen een innovatieve oplossingmaar ook een betaalbare oplossing voor Natuurmonumenten.
Binnen een aantal weken was de MDM-oplossing volledig operationeel binnen Natuurmonumenten. Tevens ging de vereniging over op iPhone en een aantal Android modellen opdat medewerkers een toestel ter beschikking krijgen dat passend is voor de werkzaamheden.
De voordelen
• Social media. Natuurmonumenten maakt gebruik van moderne toestellen, hiermee kunnen de medewerkers eenvoudig actief zijn met social media zoals bijvoorbeeld Twitter en actuele berichten versturen om de followers te informeren over interessante ontwikkelingen in de natuur. Op deze manier kunnen zij de leden direct betrekken bij de werkzaamheden van Natuurmonumenten.
• Flexibiliteit. Doordat het in de nieuwe situatie ook mogelijk is om meerdere mobiele platformen te ondersteunen kunnen er naast smartphones ook eenvoudigere Android toestellen ingezet worden. Hierdoor krijgen de medewerkers niet alleen een passend toestel, maar er wordt ook zorgvuldig omgegaan met de beschikbare mobiele budgetten. Het biedt ook de mogelijkheid van 'bring your own device' (byod): werknemers kunnen kun eigen toestel meenemen.
• Policies. in principe wordt binnen Natuurmonumenten uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid, echter met behulp van de MDM-oplossing heeft de organisatie een goed beeld van de activiteiten van de medewerkers en kan misbruik eenvoudig opgespoord en aangepakt worden.
• Connectivity. Slechte bereikbaarheid in het veld kan doorgegeven worden aan de mobiele provider.
• Security. De beveiliging is verder aangescherpt en; het is nu slechts voor geauthoriseerde medewerkers mogelijk om toegang te krijgen tot bedrijfssystemen.
• Future proof. Natuurmonumenten zal in de nabije toekomst meer mobiele gebruikers ondersteunen. De MDM-oplossing biedt een passende en future-proof oplossing.
• Applicaies. tDistributie, beheer, controle en beveiliging van mobiele applicaties is een belangrijk onderdeel van de mobiele strategie van Natuurmonumenten. Binnen de MDM-oplossing is dit compleet beheersbaar.
mITE blijft ook in de toekomst met Natuurmonumenten meedenken om mobiele werkprocessen te optimaliseren en haar mobiele kansen optimaal te benutten. Nu de MDM-oplossing operationeel is liggen er nieuwe 'mobiele' uitdagingen voor Natuurmonumenten. De organisatie wil in de toekomst mobiele applicaties inzetten om haar leden meer te betrekken bij de werkzaamheden van de vereniging.
