ECM Seminar | 13-11-2008

Wat kan en mag allemaal met e-mail?

Wet- en regelgeving, zoals de Amerikaanse wet Sarbanes-Oxley, maken informatiebeheer steeds belangrijker. E-mail is de meest gebruikte vorm van communicatie. Welke e-mailgegevens moeten worden bewaard? Hoe zit het met onzichtbare besluitvorming? En hoe zorg je ervoor dat deze data vindbaar is, maar niet dubbel wordt opgeslagen? Met praktijkcases van verschillende sprekers worden deze en andere vragen op het vlak van e-mailmanagement beantwoord.

Programma en presentaties

Provincie Zeeland -  Wat is de beste keuze: alle e-mails bewaren of geselecteerd bewaren?
André Roelse, ICT-coördinator
De provincie Zeeland verstuurt 150.000 e-mails per jaar. Er worden 225.000 e-mails ontvangen. Dit stelt eisen aan de e-mailinfrastructuur van de provincie. Niet alleen op het gebied van opslag, maar ook om te voldoen aan wet- en regelgeving. E-mails moeten nu door werknemers worden aangeboden worden aan het archief, wil een e-mail langer dan zes maanden bewaard blijven. Slimme software moet daar een einde aan gaan maken. De discussie is nu of alles bewaard moet worden, of dat er geselecteerd wordt op content. Wat is de beste keuze?

 Hogeschool INHolland - Wat zijn gevolgen van minimale beperkingen voor het aantal emails?
Cees Plug, ICT Directeur
Medewerkers van de Hogeschool InHolland hebben geen beperkingen voor het aantal mails in hun mailbox. Daarom bleef het aantal berichten op de mailserver maar groeien. Dit had gevolgen voor het draaien van een back-up, de performance van de mailserver en de afgesproken service level agreements. De hogeschool installeerde een archiveringsoplossing die deze problemen op moet lossen. Hoe ging dit in zijn werk? Wat zijn de valkuilen? En wat zijn de voordelen?

verschillende workshops

Workshop A
Atos Origin - Welke maatregelen kunt u treffen om de risico's van e-mail gebruik te beheersen?
Kees Stam
e-mail gebruik (en misbruik!) is tegenwoordig een van de belangrijkste risico gebieden in organisaties. Kees zal bespreken hoe maatregelen te treffen om deze risico's te beheersen en te zorgen voor compliance met relevante wet- en regelgeving. Aan de orde komen onder andere het opstellen en bij de tijd houden van een e-mail archiving policy en voorbeelden van IT oplossingen om deze policy te ondersteunen.

Workshop B
IT Data - E-mail, zorg dat het geen nachtmerrie wordt
Jos Visser
De enige manier om echt compliant te zijn met het archiveren van e-mail is alles te bewaren. Maar vanwege privacy wetgeving moet er ook email van personeel van de overheid en patiënten in de zorg na verloop van tijd aantoonbaar worden verwijderd. Dit kan wel per mailbox worden geregeld, maar deze informatie kan ook in veel andere e-mails staan. Er zijn wel speciale bedrijfsapplicaties die deze functionaliteit bieden, maar behalve een kostbare implementatie vergt het veel extra werk om dit in de praktijk te laten functioneren. De manier om dit te organiseren hebben we geadviseerd aan een grote beurs genoteerde onderneming. De verschillende mogelijkheden om dit generiek te implementeren komen aan de orde. De ultieme generieke oplossing is er nog niet, maar gezamenlijk kunnen we bepalen aan welke ILM policies zo'n applicatie moet voldoen om echt compliant te worden.

Workshop C
Unisys - E-mail archiving en security
Erwin uit de Bos
Ad gaat tijdens deze interessante workshop van Unisys in op alle ins en outs van e-mail archiving en de beveiliging hiervan.

Het ECM Expert Panel
Ook privacy is belangrijk bij e-mailbeheer
Storage grootste probleem bij e-mailmanagement

Roy Wasse, ECM Projectleider, Sogeti   
Marc van Someren, Principal Consultant, Silverside   
Jonne Joosten, Programmamanager, You Move   
 Pim van Ekelenburg, Managing Consultant ECM, Ordina  
 
Roompot Vakanties - Alles over de implementatie van een archiveringstool.
Henk Koster, ICT-coördinator
Roompot Vakanties heeft ongeveer 100 vakantieparken en campings in Nederland en Duitsland. Vrijwel alle communicatie - boekingen van klanten, interne nota's en managementrapportages -, gaat via e-mail. Per dag komen er alleen al aan boekingen en vragen zoveel mails binnen dat de mailboxen snel volstromen. Daarom was een uitgebreide archiveringstool noodzakelijk. Hoe ging deze implementatie in zijn werk? Hoor het op het Computable ECM seminar.