Home
Onderstaande bijdrage is van een externe partij. De redactie van Computable is niet verantwoordelijk voor de geboden informatie.

Is beheer nog wel nodig bij Office 365 en SharePoint Online

De rol van de IT-beheerder verandert

Thumbnail

Met de komst van cloud-technologie en -oplossingen en de toenemende populariteit hiervan vrezen steeds meer IT-beheerders voor hun baan. Want bij cloud-oplossingen wordt er gebruik gemaakt van de servers van de cloudprovider, die ook nog eens alles installeert en beheert. De bestaande infrastructuur wordt dus minder gebruikt en hoeft minder beheerd te worden. Is de angst van de IT-beheerder terecht? Of kan hij zijn kennis op een nieuwe manier binnen de organisatie inzetten?

Neem Microsoft Office 365, het online productiviteitsplatform dat vorig jaar speciaal voor de zakelijke markt is gelanceerd. Office 365 is een typische Software-as-a-Service cloud-oplossing en bestaat uit verschillende onderdelen. Zo wordt er voor de e-mailservice gebruikt gemaakt van Exchange Online en voor Instant Messaging (IM) wordt Lync Online ingezet. Met SharePoint Online kan een organisatie een eigen intranet opzetten waar medewerkers altijd en overal kunnen samenwerken aan documenten en projecten met collega's. Office Professional Plus biedt een volledige, geavanceerde Office-omgeving waarbij ge-bruikers altijd over de meest recente versies van alle Office-desktoptoepassingen beschikken.

Evolueren

Als een organisatie besluit om Office 365 te gaan gebruiken, neemt Microsoft veel werk uit handen van de traditionele infrastructuurbeheerder als het gaat om het maken van back-ups, herstel, garanderen van een hoge beschikbaarheid en het updaten van de omgevingen met de laatste versies van de software. Incidenten oplossen in de infrastructuur van de organisatie, het inrichten van systemen en clusters of het oplossen van hardware-problemen behoren dan tot de verleden tijd, toch?

In de praktijk zal dit natuurlijk nooit helemaal waar zijn. Niet elke organisatie zal het volledige IT-landschap in één keer naar de cloud brengen. Integratie met de lokale (on-premises) systemen zal altijd een belangrijk onderdeel blijven van de infrastructurele werkzaamheden. Voor de infrastructuurbeheerder is dit bij uitstek de kans om zich te evolueren. Het is dan ook raadzaam dat een infrastructuurbeheerder zijn kennis verbreedt naar meerdere producten in plaats van één productspecialisatie. Steeds meer zullen (online) applicaties met elkaar integreren en samenwerken. Denk maar eens aan de Instant Messaging-functionaliteit van Lync Online, dat uitstekend samenwerkt met de e-mail en dan integreert met Exchange en Outlook. En deployment van maatwerkoplossingen op de online applicatievarianten vergt ook een andere aanpak en strategie, waarbij de expertise van een infrastructuurbeheerder absoluut nodig is.

En applicatiebeheer dan?

Het in beheer nemen en uiteindelijk beheren van een SharePoint Online-omgeving verschilt in feite weinig van een lokale versie van SharePoint. Basisvragen als ‘hoe is de inrichting?', ‘welke maatwerkoplossingen?' en ‘welke aanvullende (externe) componenten worden er gebruikt?' blijven dezelfde. Het verschil zit hem hier meer in de achterliggende techniek.

Eén van de grootste voordelen van cloud-technologie is dat een organisatie snel up-en-running is. Er zijn geen lange implementatietrajecten meer. Een kale SharePoint-site aanvragen bij Microsoft kan binnen één dag gerealiseerd zijn. Vragen over hardware en schaalbaarheid zijn niet meer aan de orde, dit is allemaal voor rekening van Microsoft. En zoals eerder aangegeven, het up-to-date houden van de server is ook geregeld. Eindgebruikers werken altijd met de laatste versie zonder dat zij of de beheerder er verder omkijken naar hebben.

Is er dan niets om rekening mee te houden? Ja, wel degelijk. In tegenstelling tot een lokale versie van SharePoint heb je bij SharePoint Online geen toegang tot de server. Een back-up maken van de content database om deze naar een andere omgeving te migreren, zoals een acceptatie-omgeving, is er niet bij. Hier moet tijdens het ontwikkelen en beheren van maatwerk wel rekening mee gehouden worden. De vraag die de applicatiebeheerder zich zal moet stellen is ‘wat is de invloed van het nieuwe maatwerk op bestaande content in een productie-omgeving?' Het is van belang dat de applicatiebeheerder in zijn analyses ook rekening houdt met de bestaande content in de productie-omgeving. Omdat deze content niet aanwezig is in de test- of acceptatie-omgeving, is er een reële kans dat eventuele storingen pas in de productie-omgeving aan het licht komen. Het is dan ook belangrijk dat de beheerder de juiste kennis van de SharePoint Online-omgeving heeft en op de hoogte is van de afspraken die er met Microsoft zijn gemaakt om eventueel samen met Microsoft incidenten te verhelpen.

Nieuwe producten in beheer

Ook bij Macaw zijn onze beheerders volop in ontwikkeling om kennis en ervaring op te doen van de Microsoft Online-producten. Begin dit jaar hebben we voor een grote organisatie met ruim 4.000 gebruikers een intranet op basis van SharePoint Online opgezet. Onze support engineers van de servicedesk en applicatiebeheerders zijn nauw betrokken geweest bij dit project. Behalve kennis opdoen van deze nieuwe technieken was een belangrijk doel het opstellen, bespreken en testen van de (nieuwe) beheerprocedures. Zo hebben we processen beschreven voor standaard wijzigingen (Standard Changes), bijvoorbeeld hoe moet je een wachtwoord in de cloud resetten. Onze applicatiebeheerders beschreven de procedures rondom grotere wijzigingen, releasemanagement en de escalatiepaden die bewandeld moeten worden in geval van calamiteiten en wanneer de hulp van Microsoft ingeschakeld moet worden. Nadat we deze zaken goed beschreven en getest hadden, heeft onze servicemanager deze - met de response ne doorlooptijden - vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA), in samenspraak met onze klant.

Geslaagde livegang

Natuurlijk is een livegang van een dergelijk intranet een spannend moment. Ruim 4.000 gebruikers kregen gelijktijdig een e-mail met de uitnodiging het nieuwe intranet op basis van SharePoint Online te bekijken. De omgeving bleek stabiel en er waren geen problemen. Een geslaagde livegang! Direct daarop volgend moesten de inmiddels ingerichte beheerprocessen hun werk gaan doen. Onze support engineers van de servicedesk zijn de eerste dagen na de livegang op locatie bij onze klant actief geweest om te zien of de afhandeling van incidenten en meldingen correct en op tijd werden afgehandeld. Dit bleek het geval te zijn en er zijn verder geen grote issues geweest.

Is beheer nog wel nodig?

Op basis van bovenstaande ervaringen kunnen we concluderen dat beheer wel degelijk nodig is bij online producten. Ook bij beheer in de cloud kunnen we het beheer nog steeds traditioneel in drie disciplines onderbrengen:
• Servicedesk (Functioneel)
• Applicatiebeheer (Ontwikkeling)
• Technisch Applicatiebeheer (Systeem/Infra)

Voor elk van deze disciplines veranderen taken en verantwoordelijkheden in het beheer van Microsoft Online-producten. Zo zien we dat de servicedesk veel meer verzoeken binnen krijgt uit de categorie ‘Standard Changes' zoals een wachtwoord-reset.

De applicatiebeheerder kan nog steeds wijzigingen in het maatwerk doorvoeren maar dient veel meer rekening te houden met de verschillen die kunnen ontstaan in de OTAP (Ontwikkel-, Test-, Acceptatie- en Productie)-omgeving. Het oplossen van incidenten en het bepalen van de ‘Root Cause Analysis (RCA)' is ook wezenlijk anders dan in een traditionele IT-omgeving doordat de serveromgeving niet bereikbaar is en Microsoft daardoor ingeschakeld moet worden. Hiervoor kunnen uiteraard wel contracten met Microsoft worden afgesloten. RCA is een probleemoplossingsmethode gericht op het identificeren van de oorzaken van problemen of gebeurtenissen. De praktijk van RCA is gebaseerd op de overtuiging dat de problemen het beste kunnen worden opgelost door correctie of de oorzaken weg te nemen, in tegenstelling tot andere methoden die zich richten op het aanpakken van de symptomen.

De werkzaamheden van de infrastructuur-beheerder veranderen het meeste. Zoals gezegd zullen deze beheerders zich vooral moeten focussen op de integratie van online producten met lokale systemen. Specialisatie op één product zal er niet zijn, er is vooral specialisatie in het complete aanbod van Microsoft Online-producten. De beheerder wordt daarmee een cloudspecialist!



Deel dit artikel via LinkedIn
Deel dit artikel via Facebook
Deel dit artikel via Twitter

Macaw Magazine

Het Macaw Magazine is een uitgave van Macaw en komt ongeveer 2x per jaar uit. Het magazine met nieuws, trends en achtergrond-informatie bevat artikelen en colums over uiteenlopende IT-onderwerpen. Ook zijn er een aantal klantreferenties uitgewerkt . Wilt u het Macaw Magazine kosteloos, digitaal ontvangen, meld u dan hier aan.

Cloud whitepapers

De juridische aspecten van de cloud

Sinds Microsoft-oprichter Bill Gates in 2002 het Trustworthy Computing-initiatief startte, neemt de onderneming beveiliging meer dan serieus. IT’ers laten zich snel overtuigen als zij de lijst met technische, organisatorische en juridische maatregelen doornemen die Microsoft heeft getroffen. Deze whitepaper van Macaw gaat in op de juridische... Lees verder

Cloudsuccessen

Plan Nederland besteedt volledig ICT beheer uit

De internationale kindgerichte ontwikkelings-organisatie Plan Nederland gaat haar volledige ICT-beheer uitbesteden aan IT-dienstverlener Macaw. Met deze outsourcing wil Plan meer grip krijgen op de ICT-kosten.