Ethernet is nog steeds taboe voor veel banken en verzekeringsmaatschappijen. Desondanks koos Ohra Verzekeringen en Bank Groep BV deze technologie voor haar netwerk in de nieuwbouw. Daarmee neemt het bedrijf afscheid van zowel de oude leverancier als van token ring. Een manager technische infrastructuur hield een dagboek bij van het gehele veranderingsproces.
Verzekeraar Ohra te Arnhem was vóór de verhuizing gevestigd in drie dicht bij elkaar gelegen gebouwen. Het netwerk bestond uit een Fddi-backbone tussen twee gebouwen, een 2Mbps-verbinding naar het derde gebouw en ’token ring’ naar de werkplekken. In totaal had het netwerk ongeveer duizend aansluitingen. Servers waren per gebouw geconcentreerd in een ’token ring’-segment. Al deze segmenten waren per gebouw via routers onderling gekoppeld en via routers met de backbone verbonden. Aan deze routers waren tevens de verbindingen naar de tien Ohra-winkels in het land gekoppeld. Door de groei van het aantal gebruikers maar vooral door het toepassen van client/server- en groupware-applicaties was de rek bijna volledig uit dit concept verdwenen. De eerste prestatieproblemen dienden zich reeds aan.
Naast de problematiek van de netwerkopbouw bleek het netwerk niet geheel klaar te zijn voor de implementatie van een Internet-koppeling en voor het inrichten van een intranet. In het verleden had de leverancier een willekeurig, uiteraard reeds gebruikt, IP-nummer gekozen. Om een zo transparant mogelijke koppeling met Internet te realiseren, zou dat een wijziging moeten ondergaan. Ook was er geen duidelijk plan voor IP-nummers. Implementatie van een intranet op basis van deze situatie zou in een latere fase tot onnodig veel beheer leiden.
Het was de bedoeling om de verhuizing naar de nieuwbouw in één keer tijdens het kerstweekend van 1997 te laten plaatsvinden. Daarbij moest de dienstverlening aan de klanten zoveel mogelijk ongestoord doorgang kunnen vinden. Dit hield in dat het niet mogelijk zou zijn om heel het oude netwerk opnieuw in te zetten in de nieuwbouw. Om alle risico’s uit te sluiten moest het netwerk daarom getest en geaccepteerd in de nieuwbouw klaarliggen vóór de verhuizing.
Oktober 1996: de leverancierskeuze
In oktober 1996, nog ruim een jaar voor de verhuizing naar de nieuwbouw, wordt gestart met een request for information (rfi) fase. Hierin beantwoordt een tiental leveranciers een klein aantal vragen, waarna vijf leveranciers worden geselecteerd om een offerte te doen. Tegelijkertijd met de rfi-fase wordt het request for proposal (rfp) geschreven. Met een team van specialisten op gebied van mainframe, PC en netwerktechnologie worden de eisen en wensen voor het nieuwe netwerk zo gedetailleerd mogelijk op papier gezet. Daarbij wordt onder andere voortgeborduurd op het Vernieuwing Informatie Plan (VIP) van de verzekeraar. Hierin wordt onder andere het elektronische kantoor geschetst en wordt richting gegeven aan nieuwe elektronische distributiekanalen die juist voor dit bedrijf van groot belang zijn. Omdat ons bedrijf zonder tussenpersonen werkt, is het directe contact met de klant van groot belang. In de nabije toekomst zullen de elektronische distributiekanalen daarbij een steeds grotere rol gaan vervullen. Vanuit onder andere de business-criteria komen de volgende eisen aan het netwerk naar voren:
- hoge beschikbaarheid ten behoeve van het directe contact met de klant en de overgang naar een 24-uurs-maatschappij;
- lage ‘end-to-end latency’ voor snelle service tijdens het directe contact met de klant;
- hoge capaciteit tegen redelijke prijs om de kosten zo laag mogelijk te houden;
- hoge schaalbaarheid waarbij gedane investeringen zoveel mogelijk behouden blijven;
- flexibiliteit om veranderende verkeersstromen snel te kunnen ondersteunen en om te kunnen inspelen op veranderende behoeften van de markt;
- eenvoudige installatie en configuratie (netwerkbeheer is immers geen kernactiviteit)
- effectieve controle op toegang tot netwerk-‘resources’ in verband met beveiliging.
Deze criteria worden in het rfp vertaald in meetbare kwantitatieve criteria, zoals responstijden en maximaal aantal down-tijden per jaar.
Het rfp wordt in eerste instantie geheel gericht op ’token ring’-technologie, ondersteund met ‘switching’ en mogelijk atm in de backbone. Bij de start van het traject is er slechts een ‘onderhuidse’ discussie over het alternatief Ethernet. Deze discussie komt steeds meer op de voorgrond naarmate de projectleden zich meer gaan verdiepen in de ontwikkelingen in de netwerkmarkt. Token ring lijkt er niet zo goed voor te staan en Ethernet is duidelijk marktleider. De verwachte doorbraak van atm als techniek voor lan-backbones lijkt, zo vernemen we uit enkele publicaties in de pers, ook niet plaats te vinden. Op het moment is er echter nog geen objectieve vergelijking tussen token ring en Ethernet. Op basis van het ‘gevoel’ dat Ethernet niet op voorhand uitgesloten zou moeten worden, wordt besloten om de vijf overgebleven leveranciers zowel token ring als Ethernet te laten aanbieden. Voor de ’twijfelaars’ binnen het bedrijf is deze beslissing acceptabel; in de verdere besluitvorming zelfs van cruciaal belang. Hoewel het zowel van het projectteam als van de leveranciers meer inspanning vergt, zou later blijken dat dit de enige mogelijkheid was om de technieken objectief met elkaar te vergelijken.
Januari 1997: de aanbevelingen
De leveranciers krijgen anderhalve maand om het rfp te beantwoorden met een offerte. Behalve het netwerk wordt ook gevraagd om allerlei aan de verhuizing gerelateerde diensten aan te bieden. Gedurende deze periode worden nog allerlei vragen van de leveranciers beantwoord en kan de projectgroep zich verder verdiepen in de verschillen en overeenkomsten tussen Ethernet en token ring.
Wanneer de offertes eind februari binnen zijn, blijkt dat niet alle leveranciers een heldere aanbeveling doen. Twee leveranciers hadden zich ondertussen teruggetrokken. Vanuit het projectteam is er duidelijk veel waardering voor de leveranciers die wél een zeer duidelijk standpunt innemen. Hoewel ons bedrijf uiteindelijk zelf de beslissing moet nemen, overheerst het gevoel dat ook de leverancier achter de aanbeveling moet staan, vooral omdat hij in eerste instantie verantwoordelijk is voor de implementatie van het netwerk. Omdat niet alle leveranciers even duidelijk zijn met hun aanbeveling, wordt hierop specifiek nader ingegaan. Uiteindelijk bevelen alle leveranciers, vanwege de specifieke situatie, aan om te kiezen voor de Ethernet-variant.
Mei 1997: naar de directie
Begin mei 1997 leeft binnen het projectteam heel duidelijk een voorkeur voor Ethernet. De keuze token ring versus Ethernet is binnen het team op dit moment bijna belangrijker dan de keuze voor een leverancier. De volgende stap in het proces is het opstellen van een document voor de besluitvorming. Binnen het bedrijf is het een goed gebruik om belangrijke beslissingen te onderbouwen met een gestructureerde besluitvormingsanalyse. Gedurende het schrijven wordt de onderbouwing van de keuze voor Ethernet steeds duidelijker. Samengevat zij de argumenten:
- Lagere investeringskosten (70 tot 80 procent lager);
- Lagere exploitatielasten (exclusief menskrachtkosten circa 80 procent lager);
- Eenvoud van technologie; op de werkplek en in de backbone wordt dezelfde techniek gebruikt – in tegenstelling tot bijvoorbeeld de combinatie token ring/atm;
- Ethernet is de strategische keuze van dit moment omdat het wereldwijd het meest wordt verkocht; atm breekt binnen het lan nog steeds niet echt door;
- Binnen de technologie is een groeipad mogelijk naar zeer hoge snelheden in de vorm van Gigabit Ethernet;
- De drie aanbieders bevelen het aan;
- De belangrijke leveranciers van token-ringapparatuur stoten producten af of zijn bezig met heroriëntatie van het productenpakket.
Tijdens het schrijven van de besluitvormingsanalyse wordt op allerlei niveaus zeer druk gesproken over dit laatste argument. In deze fase blijken ook de meer emotionele bindingen met token ring naar boven te komen. Bijna alle bij de besluitvorming betrokken personen zijn ‘opgegroeid’ met token ring, zowel binnen als buiten het bedrijf. Tijdens gesprekken over dit onderwerp komt de factor ‘risico’ steeds opnieuw naar voren. Moeten we bij een op zichzelf al risicovolle verhuizing nog extra risico’s nemen door over te stappen op een nieuwe technologie? Helaas is een geheel objectieve afweging niet mogelijk. De keuze voor token ring met bijvoorbeeld atm in de backbone lijkt evenmin geheel zonder risico’s. Al met al lijkt de eenvoud van de Ethernet-oplossing zelfs minder risico op te leveren. De objectieve vergelijking wint het van de emotie. Al voor de afronding van de besluitvormingsanalyse wordt instemming gekregen van de Raad van Bestuur om de stap naar Ethernet te zetten. Uiteraard zijn daarbij de financiële aspecten van groot belang geweest. Hier moet wel bij vermeld worden dat bijna alle PC’s reeds voorzien waren van een on board Ethernet-aansluiting. Die leveren veel leveranciers reeds langere tijd standaard op business-PC’s.
Als leverancier is IBM gekozen, voor ons bedrijf een nieuwe leverancier op gebied van netwerkapparatuur. Daarmee wordt afscheid genomen van zowel de oude leverancier als van token ring.
Augustus 1997: de verrassing
Al vanaf het begin van het project was het duidelijk dat de nieuwbouw vele maanden eerder opgeleverd zou worden. De projectgroep heeft daarom rekening gehouden met een vervroegde verhuizing, die er uiteindelijk ook komt. Het idee van een verhuizing in één keer wordt losgelaten. Een op dat moment niet zo aangename verrassing; de logistieke risico’s van een verhuizing binnen twee dagen vindt men echter te groot. Voor de projectgroep, die inmiddels is ingevuld met bijna alle interne infrastructuur-medewerkers, betekent dat niet alleen nog meer tijdsdruk maar ook een geheel nieuwe technische uitdaging. Beide netwerken, token ring en Ethernet, moeten gekoppeld worden. Gelukkig blijkt dat dankzij een behoorlijke inspanning en een 16Mbps verbinding van PTT Telecom goed uit te pakken. De verhuizing vindt uiteindelijk in twee weekenden plaats met een tussenruimte van twee weken.
In augustus 1997 begint IBM met de implementatie van het nieuwe netwerk. De implementatie verloopt behoorlijk goed en de functionele testen pakten goed uit. De problemen worden in het algemeen snel verholpen.
November 1997: de verhuizing
Begin november 1997 is het zover. De verhuizing van de eerste groep verloopt in het algemeen zeer soepel. Alle centrale computersystemen worden zonder problemen verhuisd en werken vanaf het begin zonder problemen. De honderden uren aan voorbereiding betalen zich terug. Meer dan 24 uur vóór de maandagochtend zijn alle centrale systemen weer volledig beschikbaar in het netwerk. De grootste problemen zitten in de afwerking op de werkplek. Ondanks pogingen om te verhuizen vanuit een bevroren situatie, blijken er toch erg veel ‘last minute’ wijzigingen te zijn. De softwarematige ombouw van de PC’s verloopt goed. Door de hoge mate van standaardisatie van werkplekken blijkt dat een zeer eenvoudige ingreep die nagenoeg geen problemen oplevert. Ook de PC-standaardisatie betaalt zich hiermee ruimschoots terug.
De verhuizing van de tweede groep verloopt in een bijna ontspannen sfeer. In het eerste weekend blijkt dat de zaken echt onder controle zijn. Het resultaat van de tweede verhuizing is zelfs nog beter dan dat van de eerste.
De algemene indruk van de verhuizing is zeer positief bij de technisch specialisten, de andere medewerkers en de directie. De keuze voor Ethernet heeft in ieder geval geen negatieve invloed op de verhuizing.
Januari 1998: de ervaringen
Waarschijnlijk heeft het grootste gedeelte van de medewerkers niet in de gaten dat we zijn overgestapt op Ethernet. Behalve wat aanloopperikelen die snel zijn opgelost, draait het netwerk nu al enkele maanden zonder problemen en lijkt het stabieler dan voorheen.
Voor de technisch specialisten geeft het nieuwe netwerk ruimte om te werken aan consolidatie van de server, implementatie van het intranet en het verbeteren van de beschikbaarheid. Functioneel is er nu weer volop ruimte om door te gaan met de implementatie van werkstroom-applicaties, documentbeheer, uitbreiding van groupware-functionaliteit en uitbouw van het gegevenspakhuis. De backbone-apparatuur is nu reeds geschikt voor de inzet van Gigabit Ethernet. De inzet daarvan wordt echter niet binnen anderhalf jaar verwacht. Wel worden er op korte termijn ‘power-users’ verwacht die niet met 10Mbps uit de voeten kunnen. Deze zullen binnen het bestaande netwerk ruimschoots van voldoende capaciteit voorzien kunnen worden. Voor het grootste gedeelte van de medewerkers zal gedeelde 10Mbps nog jaren voldoende zijn – als de ontwikkelaars van standaardsoftware het niet al te gek maken met hun nieuwe productversies.
