‘De fout van Justitie is dat er al tientallen jaren in de ict-aanpak fundamenteel niet echt iets verandert. Dan blijken in de praktijk al die beleidsvoornemens, rapporten en architecturen telkens opnieuw niet meer dan de nieuwe kleren van de keizer’, stelt Tim van Hugte. ‘Het succes van het wel werkende systeem in Den Bosch stoelt allereerst op de premisse dat je complexe systemen nooit vooraf kunt construeren.’
In het artikel ‘Raad speelt kort recht met ‘oude’ ict’ (Computable, 21 mei 2004, p. 24) schetst Rik Sanders een onthutsend beeld van de “zeperds op ict-gebied” bij het ministerie van Justitie: “verouderde systemen, gebrek aan standaardisatie en gegevensuitwisseling, autarkische instanties en te grootschalig aangepakte, van bovenaf opgelegde vernieuwingstrajecten zonder draagvlak”.
Jan van Veenen, informatiemanager van de Raad voor de Rechtspraak, beaamt dat de inzet van ict zwaar te wensen overlaat. De ambitieuze plannen van de raad om hier iets aan te doen worden in het artikel opgevoerd: het terugbrengen van de huidige zeshonderd applicaties naar zo’n vierhonderd, het vervangen van alle grote cruciale applicaties voor de zittende en de staande magistratuur en centralisatie middels een landelijk informatiebeleid inclusief een bundeling van beheertaken in één rekencentrum. Een scala aan verschillende extern ingehuurde consultants en systeemintegrators voert dat allemaal uit op basis van “een vierlaags server-georiënteerde architectuur”, dat spreekt vanzelf.
Evolutie
Het schetsen van deze ‘Brave New World’, van ‘nu gaan we het toch echt anders aanpakken’ is binnen Justitie een terugkerend proces. Dat moet ook; als je het niet beter wilt doen dan tot nu toe, kun je net zo goed stoppen. De fout die gemaakt wordt is dat er al tientallen jaren in die aanpak fundamenteel niet echt iets verandert. Dan blijken in de praktijk al die beleidsvoornemens, rapporten en architecturen telkens opnieuw niet meer dan de nieuwe kleren van de keizer. Al jaren tracht men de cruciale applicaties voor de zittende en de staande magistratuur te vervangen, al jaren worden hiervoor grote aantallen externe huurlingen gebruikt, al jaren is er centrale sturing en weinig lokale autonomie. Het ergste is dat hier al jaren honderden miljoenen ingepompt worden, om nu, in 2004, te constateren dat het een puinhoop is.
Telkens opnieuw is de leidende premisse dat complexe systemen van boven naar beneden vooraf moeten worden gedefinieerd, en dat externe mensen alles moeten bouwen en implementeren. Telkens opnieuw – overigens niet alleen bij Justitie – blijkt dit niet te werken.
In 1989 hebben wij op basis van ons gereedschap Pluriform samen met materiedeskundigen van het Gerechtshof in Den Bosch een applicatie gebouwd voor de afhandeling van strafzaken in hoger beroep. Het systeem is naar volle tevredenheid sinds die tijd in Den Bosch in gebruik (gemigreerd van OS/2 naar Windows, van karakter naar grafische gebruikersinterface) en telkens opnieuw door het Hof zelf probleemloos aangepast aan veranderde omstandigheden (nieuwe wet- en regelgeving).
Het succes van dit wel werkende en bruikbare systeem stoelt allereerst op de premisse dat je complexe systemen nooit vooraf kunt construeren. Een waarlijk eenvoudige oplossing voor de ondersteuning van een complex proces kan alleen ontstaan door evolutie vanuit een werkend en eenvoudig systeem. Als die oplossing in één keer vooraf ontworpen is, zal hij nooit werken. De evolutie van zo’n systeem beheers je door te werken in kleine iteraties, interactief met materiedeskundige gebruikers, waarbij je op elk moment zorgt voor een werkend systeem en waarbij je doorlopend test en in gebruik neemt.
Zelf doen
Daarnaast blijkt in dit stap-voor-stap proces bij elke stap een nauwe betrokkenheid van materiedeskundige gebruikers cruciaal. Dit gaat verder dan het in het leven roepen van een klankbordgroep of het achteraf testen van wat externe consultants voor jouw gebouwd hebben. De verbetering van jouw werk als professional (of je nu rechter, medicus of verzekeraar bent) kun je niet uitbesteden, je moet het echt zelf doen.
Gebruikers moeten dus in staat worden gesteld om zélf verbeteringen die ze zien vorm te geven in een werkend informatiesysteem. Dit heeft diverse voordelen, waarvan we enkele noemen. De betrokkenheid van de gebruikers bij het eindresultaat is groot; ze hebben het systeem mede gerealiseerd en zijn psychologisch eigenaar ervan. Het is uitgesloten dat je een verkeerd of slecht systeem bouwt; het sluit steeds opnieuw aan bij de problemen uit de praktijk. De implementatie verloopt makkelijker omdat alle belanghebbenden hebben samengewerkt tijdens de ontwikkeling. Tot slot wordt het resultaat factoren goedkoper en sneller bereikt.
Door op deze manier systemen te ontwikkelen zijn bij Justitie spectaculaire efficiëntieverbeteringen mogelijk en gelijktijdig kostenbesparingen van tientallen miljoenen haalbaar. Het zo eindelijk doorbreken van de huidige vicieuze cirkel leidt ertoe dat we voor minder belastinggeld zorgen voor meer veiligheid en rechtvaardigheid.< BR>
Tim van Hugte, marketing manager Pluriform Software
