Intergemeentelijke samenwerking op het gebied van ict levert voordelen op in de zin van risicobeheersing, bedrijfszekerheid, efficiency van bedrijfsmiddelen, verbetering van de dienstverlening, vermindering van de kwetsbaarheid en verhoging van de kwaliteit. Naast de intergemeentelijke samenwerking is het samen werken met een vertrouwde kennispartner onontbeerlijk.
Samenwerken op ict-gebied moet een weloverwogen keuze zijn. Samenwerken doe je met elkaar, vanuit een gezamenlijk belang dat op vertrouwen is gebaseerd en vanuit gelijkwaardigheid. Vanuit mijn ervaring is het echter vooral een kwestie van vertrouwen. De juiste interactie tussen partijen is van belang. Daarnaast zijn factoren als tijd, draagvlak en continuïteit, gemeentelijke autonomie en commitment aandachtspunten die in het oog moeten worden gehouden.
Gemeenten kunnen elkaar als kennisbron en klankbord gebruiken. Zij hebben immers dezelfde taken en lopen vaak tegen dezelfde problemen op. Het delen van problemen tussen meerdere gemeenten kan deze moeilijkheid wegnemen en het wiel hoeft niet meer per gemeente te worden uitgevonden. Door het bundelen van middelen kunnen gemeenten efficiënter en effectiever werken. Ook is het mogelijk om gekwalificeerd personeel te ‘delen’ door bundeling van personeel. Het wordt steeds moeilijker om goed gekwalificeerd personeel te vinden.
Bij samenvoeging van taken en diensten op ict-gebied komt er goed gekwalificeerd personeel beschikbaar. Voor de opvang van pieken in kennis en capaciteit werkt het goed om te partneren met een vaste onafhankelijke kennispartner. Samenwerking in algemene zin kan ook meer financiële ruimte bieden door het gezamenlijk aanvragen van bijvoorbeeld een subsidieregeling en eventueel het gezamenlijk ter hand nemen van deze uitvoering.
Voordelen
De onderlinge relaties van gemeenten worden door samenwerking versterkt. Zeker op regionale schaal zijn gemeenten strategisch van elkaar afhankelijk. Samenwerking kan de relaties verdiepen en de mogelijkheden op bepaalde gebieden vergroten. Samenwerking op het ene gebied lokt samenwerking op andere gebieden uit. Wanneer blijkt welke voordelen samenwerking kan hebben, wordt ook op andere beleidsterreinen geprobeerd op deze wijze voordelen te behalen.
Samenwerking dwingt tegelijkertijd om eens kritisch naar de eigen organisatie te kijken. Vaak blijkt dan dat andere afdelingen ook met bepaalde projecten bezig zijn. Hierbij kan dan worden aangehaakt en binnen één organisatie kan men van elkaar leren. Tevens opent samenwerking deuren die anders gesloten zouden blijven. Samenwerken zorgt voor openheid en een gevoel van saamhorigheid tussen organisaties. Er wordt gecommuniceerd over wat goede resultaten en ervaringen zijn binnen gemeenten, maar ook wat slechte ervaringen zijn. Gevolg hiervan is, wederom, dat gemeenten van elkaar kunnen leren, hun kennis kunnen delen en niet in dezelfde valkuilen stappen.
Samenwerkende gemeenten beschikken ook opeens over de expertise van elkaars werknemers. Wanneer men gebruik kan maken van het personeel van de andere gemeenten of wanneer men één ict-dienst opzet, is een bijkomend voordeel dat er meer differentiatie kan ontstaan onder het personeel. De kwaliteit van de mensen en van de ict-dienst gaat omhoog. Ook het opdoen van totaal nieuwe ideeën bij andere gemeenten, die de uitvoering van taken vergemakkelijken, is een voordeel. Daarnaast wordt door samenwerking ook de continuïteit van de werkprocessen gewaarborgd. Alle gemeenten leveren hun deel en zijn hiertoe, mits daarover afspraken zijn vastgelegd, verplicht. Het bundelen van krachten zorgt ervoor dat gemeenten in het samenwerkingsverband een betere onderhandelingspositie hebben ten opzichte van andere partijen, bijvoorbeeld ict-leveranciers.
Een voordeel voor de leveranciers is dat deze in één keer hun product aan meerdere gemeenten kunnen leveren, maar tegelijkertijd slepen de samenwerkende gemeenten daarbij veel meer ‘voordeeltjes’ in de wacht dan als zij alleen zouden acteren. De uitwisseling van informatie door ontsluiting van de systemen die op elkaar aangesloten worden, wordt vergemakkelijkt. Daarnaast kan samenwerking door middel van uniformiteit ervoor zorgen dat informatie naadloos kan worden uitgewisseld. Bij samenwerking tussen verschillende partijen is het van wezenlijk belang dat de interactie tussen de partijen op een goede manier verloopt.
Een heel belangrijk onderdeel van deze interactie is het element vertrouwen dat hierbij komt kijken. Wanneer er een hoge mate van vertrouwen bestaat tussen samenwerkende partijen zorgt dit ervoor dat zij elkaar handelingsvrijheid kunnen geven en dat verantwoordelijkheid kan worden verdeeld en gedeeld. De transacties tussen de partijen verlopen dan efficiënter en effectiever. Vertrouwen is belangrijk, zeker wanneer de samenwerking complex, dynamiek en ook onzeker is. Vertrouwen maakt het handelen van de partijen immers voorspelbaar en hanteerbaar. Bij samenwerking leggen partijen een deel van hun activiteiten bloot voor andere partijen en juist daarom is die hanteerbaarheid en voorspelbaarheid, en daarmee het vertrouwen in elkaar, zo belangrijk.
– Vertrouwen maakt samenwerking mogelijk. Er ontstaat commitment en wederzijdse afhankelijkheid.
– Vertrouwen maakt samenwerking hechter. Een breuk zal minder snel voorkomen.
– Vertrouwen vergroot het probleemoplossend vermogen. Partijen zijn eerder geneigd kennis, geld en andere middelen toegankelijk te maken in het samenwerkingsverband. Belangen en visies worden eerder naar voren gebracht. Vertrouwen is dan de basis waarop deze uitwisseling kan plaatsvinden.
– Vertrouwen bespaart transactiekosten. Er hoeft minder te worden geïnvesteerd in organisatorische voorzorgsmaatregelen voor toezicht en controle.
– Vertrouwen maakt meer complexiteit in de samenwerking mogelijk. Vanwege het vertrouwen durft men meer risico te nemen. Dit kan zorgen voor meer variëteit en mogelijkheden binnen de besluitvorming tussen de partijen.
Dit artikel is vanuit de praktijk geschreven. Ik durf te stellen: ‘ zonder vertrouwen is er geen basis voor gemeentelijke ict-samenwerking’.
Jan,
Allemaal mooi en aardig maar de samenwerking tussen gemeenten gaat niet om vertrouwen maar efficiëntie, ze hoeven elkaar dus niet lief te vinden maar gewoon te doen waarvoor ze zijn. Leuker kunnen we het dus niet maken maar wel makkelijker door bijvoorbeeld jumelage, de vrijwillige samenwerkingen over de landsgrenzen verplicht op te leggen binnen provinciale- of landsgrenzen. En fixatie op werkprocessen is goed maar vergeet dan niet de Theorie of Contraints toe te passen omdat regels om regelaars bezig te houden gewoon een verspilling van tijd en geld is. Natuurlijk kan ICT helpen maar dit is uiteindelijk ook niet meer dan een middel.
@Jan,
In principe is het merendeel van de eindproducten voor elke gemeente gelijk. De weg er naar toe is vaak anders. Meestal zijn dat historische invloeden.
Omdat er dus veel locale krachtenvelden werken is er niet direct noch vaak indirect de behoefte aan de organisatorische integratie, want dat gaat vrijwel altijd met een neveneffect, banenverlies. Individueel is dat geen neveneffect, maren, “het”, hoofdeffect.
Kortom spontaan zal er niet snel sprake zijn van integratie. Natuurlijk is er op SSC niveau sprake van integratie invloeden. Maar wanneer het een natuurlijk proces blijft zal een echte convergentie nog jaren en jaren gaan duren.
Met de laatste zin van het artikel ben ik het eens: zonder vertrouwens is er geen basis. Met de eerste zin niet: ‘Intergemeentelijke samenwerking op het gebied van ict levert voordelen op in de zin van …’ . Dat moet zijn: ‘kan voordelen opleveren’ (iets wat door Jan in het artikel zelf ook goed wordt aangegeven overigens). Het is meteen de valkuil waar te vaak ingeduideld wordt: ga voor schaalvergroting want dan wordt het beter/goedkoper. In Excel klopt dit. In de echte wereld lang niet altijd. Onderzoek van de universtiteit Groningen liet zien dat de uitgaven na fusies van gemeenten eerder toe- dan afnamen. Niet alleen vanwege opstartkosten, maar ook na zeven jaar nog. Zo’n uitkomst werpt toch een wat ander licht op het plan van minister Plasterk om alle gemeenten op te schalen naar minimaal 100.000 inwoners.
Overigens ben ik voor opschaling, zeker als het gaat om taken die niet tot de kerntaken van gemeenten behoren zoals ICT. Vertrouwen helpt daarbij. Maar verstandig opgelegde druk zeker ook. Omdat gemeenten op veel terreinen niet de natuurlijke druk van de markt kennen en dus te makkelijk kunnen blijven hangen in suboptimale keuzes.
Nog niet zolang geleden sprak ik een kennis die al jaren in verschillende uitvoerende functies bij de gemeentelijke overheid werkt. Wellicht is zijn kijk op de dingen niet geheel objectief, maar als het om vertrouwen gaat kan ze ongeveer als volgt vertaald worden:
Heel belangrijk is het antwoord op de volgende vraag:
Wordt mijn input voor verbetering serieus genomen, of komt er weer een leger externe experts, consultants en managers die voor ons gaan bedenken hoe wij ons werk moeten doen?
De drijfveer van mensen om dingen te veranderen wordt vooral gevoed door het gevoel dat behalve de werkprocessen ook de omstandigheden zullen verbeteren en dat zij daaraan een wezenlijke (inhoudelijk) bijdrage kunnen leveren. Binnen de gemeente is die cultuur niet of nauwelijks aan de orde. Veel gemeentelijke organisaties werken nogal stroperig, zijn intern weinig communicatief en hebben dat vooral te danken aan een weerbarstig midden- en hoger kader dat in zoverre oog heeft voor de mogelijkheden voor verbetering, samenwerking en/of integratie dat zij zich vooral lijken bezig houden met het tegenhouden daarvan. Immers, als dingen beter georganiseerd zijn en er wordt effectiever en efficiënter gewerkt, dan is daar minder “management” voor nodig. Voor zover ze gedwongen worden in dit soort trajecten te participeren zal dit eerder ten koste gaan van mensen uit het primaire proces, onder het mom van bezuiniging of ‘bereikte resultaten’. Jammer omdat veel dienstverlening van de gemeentelijke overheid nog steeds mensenwerk is en de burger voor een steeds hogere drempel komt te staan als het gaat om het kunnen krijgen van klantgerichte en klantvriendelijke dienstverlening.
Als u de mensen in het primair proces vraagt wat er verbeterd kan worden, al dan niet in samenwerking met buurgemeenten, en niet alleen op ICT gebied, dan zult u wellicht versteld staan van de input die u krijgt.
Dus als we het over vertrouwen hebben stellen we dat eerst en vooral zo laag mogelijk in onze eigen organisatie.