Van 'dozenschuiver' naar strategisch partner in videoconferencing

Van 'dozenschuiver' naar strategisch partner. Door de opkomst van video-communicatie, plaats- en tijdonafhankelijk werken en het gebruik van mobiele apparatuur en internet is de verhouding tussen AV-leveranciers en afnemers enorm veranderd. Yoni Matser, account manager Communication Services bij Ricoh, schetst hoe de markt zich de afgelopen tien jaar heeft ontwikkeld.

Matser vat de belangrijkste ontwikkelingen in de audiovisuele markt in de afgelopen tien jaar als volgt samen:

Het digitaliseren van audiovisuele oplossingen en koppeling aan de ict-infrastructuur.
De beslissing over de aanschaf van apparatuur verschuift binnen bedrijven steeds vaker van de facilitaire-naar de ict-afdeling.
Hardware wordt steeds goedkoper. Maar de aanschaf van die apparatuur vraagt meer ondersteuning door koppeling aan ict-netwerken en toegenomen beveiligingsrisico’s.
De verschuiving naar werken nieuwe stijl en daarmee de opkomst van videovergaderen binnen organisaties.

Analoge tijdperk

In het jaar 2005 draait het vak van audiovisueel specialist vooral om presentatie- en vergaderruimtes. Klanten kopen een projector of beamer die ze via een VGA of S-Video kabel aansluiten op de pc of laptop. LCD-displays zijn in die tijd in opkomst en vormen een goede handel. Een 40-inch LCD-display kost dan al snel rond de 20.000 euro. Als de gebruiker de signaaldistributie wil switchen en bedienen Lopen de kosten nog verder op.

In die tijd is de aankoopbeslisser meestal de facilitair manager. Hij heeft de taak om binnen budget een vergaderruimte met audiovisuele middelen in te richten. De keuze wordt in die periode meestal bepaald op basis van het beste product dat binnen dat budget beschikbaar is. De audiovisuele branche is op dat moment vooral technologie gedreven. Een koper die vervolgens moeite heeft met de bediening van het systeem, of het inpassen van de AV-oplossing in de processen van het bedrijf, daaraan wordt nauwelijks aandacht besteed.

Technisch draait het in die tijd, die ik meestal het analoge tijdperk noem, nog vooral om specificaties van de beamer en randzaken als bekabeling. Om een goed voorbeeld te geven; Ik heb ooit een hele dag training gevolgd over bekabeling. Anno 2015 hebben we het over de bandbreedte en netwerkverbindingen van draadloze netwerken en kijken we hoe we de apparatuur kunnen inpassen in de bestaande ict-architectuur omdat de apparatuur steeds vaker verbonden is met het bedrijfsnetwerk. In die analoge tijd is dat nog nauwelijks het geval.

Strategisch partner

Die digitalisering van de audiovisuele oplossingen betekent dat men na moet gaan denken over een nieuwe manier van signalen aansturen. Digitale bekabeling zorgt in die tijd voor een andere aanpak van het inrichten van signaaldistributie. Er ontstaan bijvoorbeeld discussies over welke connecties nieuw aangeschafte hardware moet ondersteunen. ‘Wordt het HDMI of Display Port?’ is in die periode een veelgehoorde vraag. Maar ook de verschuiving van losse vergaderruimtes naar integrale oplossingen binnen een bedrijfspand komt steeds vaker voor. Hierbij werd de CAT-kabel ineens belangrijk en daarmee komt ook een tweede afdeling op het toneel; de ict-afdeling. Dit zorgt op het beheersvlak nog wel eens voor interessante discussies, want is een LCD-display (ondertussen steeds meer LED) of projector nou een facilitair of ict-apparaat? Ook wordt het beheer en onderhoud steeds vaker uitbesteed aan een dienstverlener via een managed service contract. De systemen worden complexer en hebben meer connecties met de ict-omgeving. Die kennis hebben niet alle bedrijven in huis. De rol van leverancier verandert steeds meer in strategisch partner.

Met de ontwikkeling naar digitalisering van audiovisuele oplossingen komt ook de economische recessie om de hoek kijken. Vanaf 2008 gaan organisaties steeds bewuster met budgetten om en kijken kritischer naar wat er precies nodig is voor hun vergadertoepassingen. De prijs wordt een dominante beslissingsfactor voor de aanschaf van een oplossing. De technologische ontwikkelingen raken in een stroomversnelling en audiovisuele oplossingen worden steeds voordeliger en bereikbaar voor grotere groepen klanten. De lage prijzen en lage budgetten drukken de marges voor leveranciers en dat heeft effect op de resultaten van veel AV-leveranciers en systeemintegrators. Steeds vaker bieden ze naast de producten ook aanvullende diensten aan.

Werken nieuwe stijl

Naast de lagere prijzen heeft ook de opkomst van het nieuwe werken enorme impact op de marktbenadering van AV-leveranciers en -dienstverleners. Vergaderen verandert van samenkomen in een vaste ruimte naar een situatie waarin men tijd en plaatsonafhankelijk met elkaar moet kunnen samenwerken. In snel tempo verschuift de markt van technologie gedreven naar een klantgestuurde markt. Bovendien worden audiovisuele oplossingen steeds breder ingezet. Naast oplossingen voor videoconferencing, zijn er collaboration-toepassingen (samenwerking red.), digital signage, ofwel narrowcasting waarbij via beelddragers, zoals schermen, relevante informatie wordt gedeeld. Denk aan schermen op evenementen of digitale informatiezuilen. Die oplossingen ontstaan en evolueren vanuit een vraagstelling van de markt.

De paradox is dat, hoewel die oplossingen vanuit de markt ontstaan, veel organisaties niet beschikken over voldoende technische en strategische kennis om die systemen in te zetten en te beheren. Daarvoor gaan ze op zoek naar partners. Zo wordt een leverancier steeds meer een partner. Eén die meedenkt over de vraag achter de vraag, over de wijze van informatie delen binnen en buiten de eigen organisatie, maar vooral ook verder denkt dan de technologie.

Meedenken

Een leverancier moet waarde toevoegen aan de geleverde oplossing en denkt met de klant mee. Bijvoorbeeld in de zorg. Waar samen met zorginstellingen nieuwe oplossingen ontstaan voor video-consults zodat organisaties die moeten bezuinigen met minder mensen toch mensen thuis blijven bereiken. Niet via een fysiek huisbezoek, maar door video-conferencing. Ik zie ook veel toepassingen in de retail ontstaan. Vaak gaan rayon-managers van bepaalde winkelketens nog iedere dag langs bij vestigingen om met de filiaalmanagers te praten terwijl dit soort korte gesprekken ook prima via videoconferencing kunnen. Dat scheelt tijd en vervoerskosten. Dat soort manieren van slim samenwerken daarin wordt de leverancier een steeds belangrijkere partner.

We zijn inmiddels aangekomen in het tijdperk dat audiovisuele oplossingen een communicatiemiddel zijn, en geen doel op zich. En dat is waar de moderne AV-systeem integrator zich in kan onderscheiden. Eigenlijk is dat nog veel leuker dan ‘dozen schuiven’.