Wat je als organisatie moet weten over data capturing

Wereldwijd heeft digitalisering organisaties geholpen efficiënter te werken. Een voorbeeld hiervan is de komst van de smartphone: werknemers hebben overal toegang tot hun e-mail, kunnen hun agenda inzien en hun tijd beter indelen. Door deze digitalisering is er een enorme groei in de digitale economie: momenteel wordt deze geschat op 20 biljoen euro en 14 procent van het wereldwijde bruto binnenlands product.

De uitdaging voor organisaties is om deze informatie te benutten en er een concurrentievoordeel uit te halen. Dit begint met het intelligent opslaan van informatie, zodat een organisatie waardevolle digitale data kan verzamelen en gebruiken. Maar hoe sla je informatie en documenten intelligent op? Graag geef ik hieronder een paar tips.

Ten eerste is de plek waar een document opgeslagen wordt belangrijk. Alle medewerkers moeten weten hoe en waar ze informatie en documenten kunnen vinden. Dit voorkomt verwarring en het kwijtraken van documenten. Bijvoorbeeld; een medewerker slaat een foto op van de schade aan de leaseauto voor de verzekering, deze wordt automatisch IMG0034.jpg genoemd. Over zes maanden heb je de foto nodig, maar je hebt geen idee waar je hem kunt vinden. Organisaties kunnen dit slim aanpakken door gebruik te maken van geavanceerde machine learning technologie. Deze technologie zorgt ervoor dat de belangrijkste kenmerken van het document wordt herkend en op de juiste manier, met de juiste benaming wordt opgeslagen. Dit geeft al een beter inzicht in data en daarnaast zijn documenten altijd vindbaar. Organisaties kunnen voor het opslaan van documenten gebruik maken van de cloud, dit is een gemakkelijke tool waarbij documenten altijd en overal toegankelijk zijn voor medewerkers.

Ten tweede is het van belang je te verdiepen in de beveiliging van documenten en informatie, anders kan je als organisati het risico lopen vertrouwelijke (bedrijfs)informatie openbaar te maken. De beveiliging start bij het opslaan van data, maar komt terug in alle werkprocessen. Beveiliging vind ik een erg cruciaal punt, de afgelopen tijd zijn er meerdere gevallen bekend geworden waarbij vertrouwelijke bedrijfsinformatie is vrijgekomen. Dit is niet alleen schadelijk voor de reputatie van een organisatie, ook gegevens van medewerkers kunnen op deze manier misbruikt worden. Voorkomen is beter dan genezen, ik raad dan ook aan een expert op het gebied van beveiliging te raadplegen.

Daarnaast moet het opslaan van documenten en informatie controleerbaar zijn, zo verzekerd een organisatie zich ervan inzicht te hebben in de data. De makkelijkste manier om dit te doen is het bijhouden van beveiligde logboeken van dataprocessen. De organisatie heeft op deze manier inzicht wie als laatste de gegevens heeft ingezien, waar en wanneer dit was en of er veranderingen zijn aangebracht. Transparantie is hier essentieel onderdeel van.

Mijn ervaring is dat deze stappen ertoe leiden dat de vindbaarheid van documenten omhoog gaat. Maar het intelligent opslaan van documenten en informatie alleen is niet genoeg, bedrijfssystemen zullen zich moeten aanpassen aan het nieuwe digitale tijdperk. Zonder up-to-date bedrijfssystemen gaan medewerkers onnodige werkzaamheden verrichten. Zodra de bedrijfssystemen voldoen aan de nieuwe eisen kan het vastleggen van data geautomatiseerd worden en informatie en data intelligent verwerkt worden. Zo krijgt een organisatie voortaan intelligent inzicht in waardevolle data die gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld een onderzoek.