OR kritisch, UWV vastberaden: start reorganisatie met ‘Verandermotor’

De UWV-top zet de ingrijpende herstructurering die de uitvoeringsorganisatie wendbaarder, mensgerichter en toekomstbestendiger moet maken, toch door. Tegen de wens van de Ondernemingsraad (OR) in, die eerder dit jaar een negatief advies uitbracht, wordt geen nieuwe adviesaanvraag ingediend.

Door een nieuwe aanvraag zou het personeel nog langer in onzekerheid blijven, vindt bestuursvoorzitter Maarten Camps die zwaar hecht aan de Verandermotor als middel om de dienstverlening van UWV te verbeteren.

Met een ‘agile’ werkwijze, Verandermotor genaamd, wil UWV sneller (it-)systemen vernieuwen, als organisatie eerder veranderingen realiseren en fouten, zoals bij de WIA, voorkomen. Doel is tot één UWV-werkwijze te komen met een integrale aansturing van de verandering. Besloten is om het bestaande hoofdontwerp als uitgangspunt te behouden, maar wél de zorgen van de OR mee te nemen in het definitieve besluit. De OR staat inmiddels achter het aangepaste besluit van de raad van bestuur. Partijen zijn het eens over de aanpak en richting van de Verandermotor.

Meer aandacht onderbouwing

De ondernemingsraad blijft echter kritisch over de haalbaarheid van deze complexe reorganisatie die in januari aanstaande begint. De OR vond het oorspronkelijke plan te vaag en onvoldoende onderbouwd. UWV heeft daarop meer aandacht besteed aan de aanpak en fasering.

In plaats van een reorganisatie in twee ‘waves’ start UWV nu kleinschaliger, met behapbare stappen en meer tijd tussen de fasen. Het opknippen in drie ‘waves’ geeft meer ruimte om lessen te trekken en bij te sturen. Naar aanleiding van het kritische advies van de OR wordt de fasering van de eerste ‘wave’ van veranderingen opgesplitst. Daarmee krijgt de start een kleinschaliger karakter.

De hele organisatie wordt uiteindelijk wel op zijn kop gezet. Gekozen is voor een nieuwe opzet die in de praktijk zeker als complex zal worden ervaren. De UWV-top neemt daar dan ook meer tijd voor.

Vakgroepen

Naast een aantal bestaande divisies komen er zes vakgroepen, belangrijke rollen voor de chief information officer (cio) en chief technology officer (cto) alsmede tweeëntwintig clusters. In die clusters gaan multidisciplinaire teams samenwerken aan specifieke onderdelen van de dienstverlening.

De ‘agile’ werkwijze, ontstaan in de wereld van softwareontwikkeling, moet leiden tot meer flexibiliteit, samenwerking en snelle aanpassing. Het UWV gaat iteratief werken. Grotere projecten worden opgedeeld in korte periodes (sprints) waarin telkens een werkend resultaat wordt opgeleverd.

Voor de OR zijn de eerder genoemde vakgroepen van groot belang omdat die de ‘veilige thuisbasis’ vormen voor medewerkers.

Veel impact

De Verandermotor heeft rechtstreekse impact op zo’n drieduizend medewerkers. Voor hen breekt een spannende tijd aan, niet in de laatste plaats omdat ze anders moeten gaan werken en hun aansturing verandert. Mogelijk krijgen ze ook andere rollen binnen de organisatie. Samenwerking komt daarbij boven de hiërarchie te staan.

Een hoofdrol is weggelegd voor clusters. Ze vormen de kern van deze nieuwe werkwijze, die sterk leunt op agile principes en gericht is op meer autonomie, snelheid en klantgerichtheid. De UWV-top ziet de clusters als belangrijkste vehikel om multidisciplinair te kunnen gaan samenwerken. Versterkte samenwerking binnen clusters moet leiden tot een hogere klantwaarde; geen overbodige luxe gelet op de enorme problemen met de uitvoering van de WIA.

Nieuwe werkwijze

Voor de IV-organisatie en een deel van de ict’ers betekent dit opnieuw een geheel nieuwe werkwijze. Velen van hen komen terecht in zogenoemde ‘enabler clusters’ met in totaal vijftienhonderd medewerkers.  Die clusters ondersteunen de andere clusters met technologie, data en andere faciliteiten.

De raad van bestuur houdt er rekening mee dat UWV tijdens de transitiefase tijdelijk minder efficiënt en effectief is. In de oude situatie blijft UWV werken met IV-offices (decentrale Portfoliobureaus, IV-teams/afdeling en projecten), terwijl UWV in de nieuwe situatie gefaseerd in clusters en vakgroepen zal werken.

Detail-ontwerpen

De OR miste vooral de uitwerking van de impact voor medewerkers, de lerende aanpak en een voldoende veranderaanpak voor de UWV-organisatie. In het besluit heeft de bestuurder nu toegezegd dat die uitwerking gaat komen in de detail-adviesaanvragen. De aankomende detail-ontwerpen moeten de antwoorden op die vragen gaan leveren. En de ervaringen die de eerste zes clusters gaan opdoen, moeten meegenomen worden bij de daaropvolgende ‘waves’ van implementaties en de detail-adviesaanvragen van de volgende clusters.

De eerste detail-ontwerpen worden al over een paar maanden opgeleverd en de laatsten halverwege volgend jaar. In overleg met de OR heeft de raad van bestuur hier meer tijd voor uitgetrokken dan oorspronkelijk gepland.

Verandermotor gedetailleerd

+ De UWV-top wil in januari aanstaande beginnen met de eerste ‘wave’ van veranderingen in structuur, organisatie en werkwijze. Voorop in de uitrol ligt de implementatie van zes clusters, te weten een klantreis-, twee diensten- en drie kanalen-clusters. De werving en selectie hiervoor moet na de zomervakantie beginnen. In september 2026 volgen nieuwe clusters. En in januari 2027 begint ‘wave 3’ met de faciliterende clusters.

+ Via de Verandermotor wordt gewerkt aan verbeteren van dienstverlening en it-beheersing. Het nieuwe organisatiemodel waartoe UWV overgaat, moet daartoe bijdragen. Een deel van de it-ers komt terecht in Vakgroepen, kleine centrale teams waarvan de medewerkers geen onderdeel vormen van eerder genoemde clusterteams.

+ Die centrale teams worden verantwoordelijk voor de regie en de kaders en het faciliteren van vakontwikkeling en standaardiseren van werkwijzen. Ze maken afspraken over belangrijke onderwerpen zoals data, privacy, it-beveiliging, architectuur en dienstverlening.

+ In de huidige situatie zijn deze taken verspreid over verschillende afdelingen (zoals IV-Offices, CIO Office en Data-Office), maar in de Verandermotor worden deze samengebracht in vakgroepen. Deze verandering moet ervoor zorgen dat iedereen beter weet waar hij aan toe is en de kwaliteit van het werk omhoog gaat. Ook kan de aansluiting bij de praktijk zo verbeteren.

+ Door te werken in kortere iteraties en sneller bij te sturen op basis van resultaten zijn er ook minder gedetailleerde ontwerpen vooraf nodig.

+ Tevens kan de administratieve druk omlaag voor teams waardoor ook minder werk nodig is voor verslaglegging, afwijkingsrapportages en voorleggers in het algemeen. Dat betekent dat relatief minder business consultants en analisten nodig zijn en meer it’ers die producten ontwikkelen, testen en in productie kunnen brengen.

+ In de nieuwe inrichting van de Verandermotor vindt een opsplitsing van de ondersteuning plaats in vier lagen: centraal, praktisch, structureel en flexibel. Ook dat betekent veel verandering voor een deel van de it’ers.

+ Naast de centrale, kaderstellende teams in vakgroepen komt er een tweede laag van praktische ondersteuning en een derde laag van structurele ondersteuning. Concreet betekent dit laatste dat bijvoorbeeld de hr-adviseurs die op dit moment feitelijk voor informatievoorziening (IV) werken binnen Concern ICT en de divisies, straks voor de Verandermotor gaan werken.

+ Tenslotte komt er ook nog een vierde laag van flexibele ondersteuning die tijdelijk van karakter is. Gespecialiseerde professionals, bijvoorbeeld op gebied van leverancier- en contractmanagement, bieden hier tijdelijke, gerichte ondersteuning aan clusters en/of vakgroepen.

+ De grote hamvraag is waar in de organisatie (it-)medewerkers straks gaan landen. Alle werknemers die onder de Verandermotor vallen, komen in een vakgroep terecht. Dit geldt ook voor de functies die niet direct gerelateerd zijn aan de informatievoorziening, maar meer ondersteunend.

+ De meeste vakgroepleden werken in een cluster, uitgezonderd een klein aantal professionals in een aantal centrale teams. Elk teamlid in een cluster (intern of extern) behoort tot één vakgroep.

+ De personele gevolgen kunnen voor sommige medewerkers aanzienlijk zijn, aldus de OR. Dit geldt met name voor medewerkers die boventallig worden en geen nieuwe baan krijgen. Hierbij valt vooral te denken aan mensen met aansturende functies. IV-directeuren en management moeten namelijk solliciteren op de nieuwe functies van clusterleider/vakgroepleider.

+ Bestuurder is met het nu genomen besluit teruggekomen van zijn stelling dat er voor diverse functies sprake zou zijn van aankomende boventalligheid. De verwachting is nu dat met natuurlijk verloop en doorstroom in de organisatie de toekomstige ‘mismatch’ wordt opgelost. Een deel van de zorgen is hiermee weggenomen.

+ De cto en cio/cdo krijgen een grotere sturende rol binnen clusters en vakgroepen. Door hen een meer specifieke verantwoordelijkheid te geven, die meer recht doet aan hun positie, denkt bestuurder René Steenvoorden (verantwoordelijk voor digitale transformatie en informatievoorziening) dat hun functionele sturing wordt verbeterd. De cto wordt direct verantwoordelijk voor de enabling clusters. Deze heeft daarmee een functioneel sturende rol in het beschikbaar stellen van UWV-brede, interne technologie.  

+ De cio/cdo wordt verantwoordelijk voor de data-clusters en de tech-vakgroepen. Daarmee wordt hij/zij functioneel verantwoordelijk voor data en de hiërarchische verantwoordelijkheid voor medewerkers vanuit de (tech) vakgroepen. Daarmee heeft de cio meer zeggenschap over en invloed op het naleven van de kaders.