Voor een klein eiland als Sint Eustatius was het ontwerpen en implementeren van een kwaliteitssysteem voor de zorg best een uitdaging. Met de hulp van de Nederlandse softwareleverancier Infoland is dit echter goed gelukt. Infoland leverde software die zij extern kan hosten en schoolde personeel in het gebruik van het systeem. Samen met de inspanning die de medewerkers op het eiland al hadden gedaan werd dit een goede aanzet om de kwaliteit van de zorg op het eiland te borgen.
Het eiland Sint Eustatius is een Nederlands eiland in het Caribisch gebied dat sinds 10 oktober 2010 bestuurlijk gezien een bijzondere gemeente vormt. Op Sint Eustatius wonen ruim 3800 mensen, die voornamelijk Engels spreken met elkaar. Vanuit het Queen Beatrix Medical Center wordt eerstelijnszorg verleend, die vanwege het feit dat het een eiland betreft wat breder is opgezet. Dit gebeurt onder andere vanuit een huisartsenpraktijk en een kleine polikliniek. Ook is er een verpleegafdeling met een 11-12 tal bedden.
In het QBMC worden geen operaties uitgevoerd. In ernstige situaties en bij calamiteiten worden de patiënten verwezen en/of vervoerd naar Colombia of naar omliggende eilanden zoals Sint Maarten of Guadeloupe. Bij calamiteiten kan tevens gebruik worden gemaakt van een helikopter, die is gestationeerd op Sint Eustatius. Ook is er inmiddels een röntgen-/echoapparaat in gebruik genomen, wat weer een enorme stap voorwaarts is.
De uitdaging
Voor het QBMC vormde het ontwerp en implementatie van een kwaliteitssysteem voor de zorg op Sint Eustatius een uitdaging. Directeur (en oud-huisarts) Paul Schats van het QBMC benaderde zijn collega Marjolie Dollekens om de kwaliteitszorg op Sint Eustatius handen en voeten te geven. Bij aanvang van het project was er nog nauwelijks iets beschreven over kwaliteit, maar juist omdat sommige aandoeningen en handelingen op een klein eiland als Sint Eustatius niet met grote frequentie voorkomen, is het handig dat er actuele beschrijvingen en protocollen in huis zijn. Marjolie is de uitdaging aangegaan en leverde een paar maanden later al een eerste opzet voor het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem.
Samen met de medewerkers van het QBMC heeft Marjolie zo’n 120 protocollen, werkinstructies en processen beschreven. Per document en proces is er een verantwoordelijke aangesteld, die zorg draagt voor het borgen van de actualiteit en kwaliteit op het betreffende onderdeel.
Om de documenten en processen op te slaan gebruikt het QBMC de software suite iProva van Infoland, een geïntegreerd systeem dat uitermate geschikt is voor het sturen op kwaliteit. Via een eenvoudig portaal kan gemakkelijk naar documenten worden gezocht. Het portaal wordt door het QBMC tevens als intranet gebruikt: op het portaal worden ook de belangrijke mededelingen en nieuwtjes geplaatst. Alle benodigde software wordt gehost bij Infoland, waardoor op het eiland geen hardware investeringen nodig zijn. Het enige wat nodig is, is een goed werkende internetverbinding.
Hulp bij het gebruik van het systeem
Infoland ondersteunde het QBMC bij het ontwerpen en implementeren van het kwaliteitssysteem en schoolde medewerkers in het gebruik van het systeem. Granville Hassell, kwaliteitsmedewerker bij het QBMC, is om die reden zelfs naar het hoofdkantoor van Infoland in Nederland gevlogen. Na het met succes afronden van de softwaretraining (zie foto) is hij nu in staat zijn opgedane kennis in de praktijk te brengen en over te dragen aan zijn collega’s op het eiland.
Voor kleine organisaties als het QBMC, waar dan ook ter wereld, biedt Infoland een aantrekkelijk traject. Samen met een trainer of consultant van Infoland krijgt de verantwoordelijke beheerder een specifieke training. In overleg kan het gehele systeem vervolgens in één week klant specifiek worden gemaakt door relevante documenten en processen op te nemen. Bij het traject wordt meteen al rekening gehouden met geldende standaarden en normen. Daardoor is er binnen een week al resultaat. Door de ervaring en best practices die Infoland heeft opgedaan, kan snel een aanzienlijke kwaliteitsverbetering worden ingezet. Voor iets grotere organisaties bestaat er tevens de mogelijkheid om incidenten te registreren, te analyseren en te verbeteren.
Marjolie Dollekens en Paul Schats zijn enthousiast over de gerealiseerde oplossing. De medewerkers ervaren nu al regelmatig het voordeel van de toegankelijkheid van actuele beschrijvingen. Kwaliteitsmanagement heeft dan ook zeker al ‘handen en voeten gekregen’ op Sint Eustatius
