Kostenreductie is een woord dat veel bedrijven momenteel als muziek in de oren klinkt. Computable Business Review vroeg een aantal bedrijven uit de ict-consultancy top-10 ons te tonen waar ict kan bijdragen aan vermindering van de uitgaven.
In deze tijd is het verstandig om alleen de hoogstnoodzakelijke investeringen in ict te doen. Daarom kijken we eerst hoe met minimale middelen een aardig resultaat te bereiken valt. Caesar Groep noemt applicatie-integratie in dat verband ‘hot’. Bedrijven die niet grootschalig willen investeren vanwege schaarse middelen kunnen toch veel bereiken door bestaande applicaties van uiteenlopende aard aan elkaar te koppelen. Via applicatie-integratie kunnen ondernemingen met minder investeringen meer te halen uit bestaande software binnen de organisatie.
In het verlengde daarvan noemt Caesar Groep ook ketenintegratie, waar applicatie-integratie dankzij internettechnologie verschillende bedrijven in de keten aan elkaar kan koppelen. Ver doorgevoerd is ketenintegratie een lastige besparingsmogelijkheid, omdat er verschillende partijen in de keten bij betrokken zijn. Een voorbeeld van een simpele integratieoplossing is het elektronisch inboeken van facturen van leveranciers, wat veel tijd en dus kosten kan schelen in het administratieve proces. Verdonck Klooster & Associates bevestigt het nut van ketenintegratie, maar waarschuwt voor een extra uitdaging waar ondernemingen in dat geval aan worden blootgesteld. De investering voor deze vorm van kostenbesparing valt vaak op een andere plaats in de keten dan de besparing zelf. Hierdoor is veel overleg en onderling vertrouwen binnen de bedrijfsketen nodig om deze projecten tot een succes te maken.
Diensten delen
Ook ‘hot’ zijn de ‘shared service centers’, die met behulp van internettechnologie gecentraliseerd taken op afstand kunnen afhandelen. Verdonck Klooster & Associates, IBM Global Services en Caesar Groep zetten hoog in op deze ict-investering in relatie tot kostenbesparing. De organisatieterreinen die in dat verband momenteel de meeste aandacht krijgen zijn ‘human resource’ (hr) en ‘finance’. Het gezamenlijk organiseren van deze taken voor verschillende vestigingen van een bedrijf, of misschien voor verschillende firma’s, zorgt voor een efficiëntere uitvoering van taken. In een ‘shared service center’ voor hr is met portaaltechnologie nog extra voordeel te behalen door de invoer van zelfbediening voor hr-zaken, zoals ziek- en verlofmeldingen en reiskostendeclaraties.
Een stap verder gaat het om bepaalde taken volledig buiten de deur te beleggen; ‘outsourcing’ ofwel uitbesteding. Dat kan gaan om de volledige uitbesteding van bedrijfsprocessen, zoals hr en financiële zaken, hoewel deze vorm van uitbesteding nog in een beginstadium verkeert. Volgens IBM Global Services, Fujitsu Services, Caesar Groep en Verdonck Klooster & Associates is de uitbesteding van applicatiebeheer en infrastructuur een inmiddels breed geaccepteerd fenomeen om via schaalgrootte en de stap van vaste naar flexibele kostenstructuren besparingen te realiseren. Volgens Caesar Groep is uitbesteding vooral interessant voor bedrijven die veel geld kwijt zijn aan ict-beheer. Onder ‘veel’ verstaat de ict-consultant: meer dan 4 procent van de omzet. Ook voor kleine bedrijven die te weinig aan ict besteden om er een fte voor vrij te maken maar noodgedwongen wel iemand in dienst hebben, zou het interessant zijn.
Uitbesteding klinkt mooi, maar wat levert het mij concreet op, zult u zich afvragen. Een voorbeeld: KLM tekende afgelopen jaar een vierjarig contract voor het volledig uitbesteden van de kantoorautomatisering aan Fujitsu Services. In totaal ging het om circa zevenduizend werkplekken, 130 servers en vijf lan’s (local area network) op het hoofdkantoor in Amstelveen en op andere locaties in Schiphol-Centrum, Schiphol-Oost, Rijswijk en Schiphol-Rijk. Ongeveer veertig miljoen euro was er met de opdracht gemoeid. Dat lijkt misschien nog een heel bedrag, maar het leverde KLM een kostenbesparing op van tien miljoen euro. Daarnaast denkt de vliegtuigmaatschappij door een beter serviceniveau in die vier jaar een additionele besparing in hardware- en softwarekosten te realiseren van ongeveer vijf miljoen euro.
Wisselende omgeving
De marktsituatie overziend ziet Caesar de meeste besparingsmogelijkheden binnen markten in een snel wisselende omgeving. Gemeenten bijvoorbeeld moeten door wisselende wetgeving jaarlijks systemen aanpassen. Daar zijn tevens veel leveranciers en afnemers bij betrokken. Met deze ‘organisatieplicht’ van gemeenten zijn vaak hoge ict-kosten gemoeid. Het is dus interessant om daar de aandacht op te richten. IBM Global Services en Fujitsu Services attenderen organisaties met veel vestigingen, zoals de detailhandel en uitzendbureaus, erop dat ook daar veelal nog te snijden valt in de ict-kosten.
Verdonck Klooster & Associates ziet bij de overheid in zijn geheel en binnen de energiesector enorme besparingsmogelijkheden. Door de combinatie van veel ambities en beperkte middelen bij de overheid zou meer dan voorheen een situatie zijn ontstaan waarin efficiëntieverhogende en kostenbesparende maatregelen met ict kunnen worden uitgevoerd. De liberalisatie binnen de energiesector zorgt ervoor dat veel applicaties veranderen, waardoor ook daar fors geld valt te besparen door ontstane inefficiënties te verwijderen.
Dure investering
Wat inmiddels weinig effect meer sorteert als het gaat om kostenbesparingen, zijn volgens Caesar Groep de totale erp-implementaties (enterprise resource planning). Operationeel directeur Michel Stijlen: “De gedachte dat één systeem uiteindelijk tot lagere kosten leidt, is inmiddels achterhaald. Op verschillende modules is niet te excelleren door de diverse erp-leveranciers en de kosten voor aanpassing aan eigen bedrijfsprocessen, optimalisatie en implementatie zijn hoog. Juist een keuze voor horizontale bedrijfsfuncties bij (internationale) erp-leveranciers, specifieke verticale bedrijfsfuncties bij (lokale) materieleveranciers en applicatie-integratie zou de weg moeten zijn.”
Het afhandelen van telefoniediensten via de internettechnologie (voice over ip, voip) is een onderwerp dat bij steeds meer ict-managers in de belangstelling staat om kosten te besparen. De vraag is alleen of dat terecht is. Het is een ict-inspanning waarmee betrekkelijk grote investeringen zijn gemoeid, maar volgens Verdonck Klooster & Associates worden er over het algemeen slechts kleine directe besparingen mee gerealiseerd. Partner Koen Klooster: “Keer op keer blijkt het heel lastig een sluitende zakelijke rechtvaardiging op te stellen. Er zijn wel voorbeelden aan te wijzen waarbij deze technologie zinvol inzetbaar is, maar het blijft een relatief dure investering. Een organisatie met veel dynamiek of met bijvoorbeeld veel kleine kantoren kan misschien wel kosten besparen, doordat de flexibiliteit hoog is en toekomstige migratiekosten kunnen worden vermeden.”
Slimmer inkopen
Kostenbesparing kan een ingewikkeld en onzeker proces zijn. Vaak moet er eerst worden geïnvesteerd, zonder garanties op een werkelijke besparing. Een veilige optie is om wat er al staat beter te benutten. Bij veel bedrijven zouden in het verleden ict-systemen zijn geïntroduceerd die nog steeds niet optimaal functioneren. Vaak komt dit doordat de organisatie de implementatie heeft onderschat. Nieuwe systemen impliceren bovendien vaak andere, nieuwe werkwijzen, wat doorgaans veel weerstand oproept in de organisatie. Deze halfslachtige implementaties daadkrachtig aanpakken zou besparingen kunnen opleveren.
| Management Summary Bespaar kosten met:
|
Tot slot wijst Verdonck Klooster & Associates op een even simpele als doeltreffende besparingsmogelijkheid voor organisaties: koop ict-producten en -diensten slimmer in. “De prijzen van veel ict-producten en -diensten gaan gestaag omlaag. Bedrijven spelen daar vaak onvoldoende op in”, zegt Klooster. “Na een inkoopronde laten organisaties de prijzen vaak langere tijd ongemoeid, waardoor ze meer uitgeven dan nodig is. Een voorbeeld is de kosten voor telecommunicatie, waar nog steeds veel beweging in zit. Vrijwel iedere organisatie die langer dan zes maanden niet meer structureel naar zijn telecommunicatie-inkoop heeft gekeken, kan geld besparen door dat nu wel te doen. Vergelijkbare beschouwingen gaan op voor inhuur van personeel en inkoop van softwarelicenties.”
