Bedrijven die software voor business intelligence (bi) implementeren doen dat vaak zonder duidelijke strategie. Organisaties analyseren hun eigen bedrijfsinformatie, maar kijken te weinig naar de concurrentie. Advies- en onderzoeksbureau Passionned, dat zich specialiseert in bi, stelde een rapport op met de zeven grootste fouten in bi-projecten. Het bedrijf ondervroeg bijna vierhonderd Nederlandse bedrijven over het gebruik van bi.
1. Bedrijven schaffen licenties aan, maar hebben geen strategie voor BI
Bedrijven schaffen bi-software aan zonder dat er een duidelijk strategie achter zit. Business intelligence wordt vooral geassocieerd met technologie. Inventariseer welke stuurinformatie noodzakelijk is om betere prestaties te bereiken. Schrijf een businesscase en ga op basis van die behoeften bij verschillende leveranciers langs.
2. Balanced scorecard of ander managementmodel wordt alleen gebruikt om prestaties te monitoren
Het heeft weinig zin om een balanced scorecard of ander managementmodel alleen te gebruiken om prestaties te monitoren. De managementmodellen moeten vooral ingezet worden voor het ontwikkelen van de organisatie en medewerkers. Dat hierdoor prestaties kunnen verbeteren staat eigenlijk op een tweede plaats.
3. Beloon alleen het topmanagement bij goede prestaties
Bonussen die zijn voorbehouden aan het topmanagement hebben geen positieve invloed op de (financiële) resultaten van de organisatie. Organisaties die goede resultaten boekten belonen alle medewerkers en managers naar prestaties en laten hen delen in de winst. Stel goede voorwaarden aan prestatiebeloningen zoals duidelijke, haalbare en meetbaar doelstellingen.
4. Scherm alle informatie af voor iedereen
Het afschermen en beveiligen van informatie staat haaks op het basisprincipe van bi. Streef naar zo veel mogelijk transparantie. Maar stel wel een grens. Business intelligence is namelijk ook bedoeld om informatie-overload te voorkomen.
5. Het topmanagement wordt niet bij het bi-project betrokken
Uit het onderzoek blijkt dat de betrokkenheid van het topmanagement bij het bi-proces van doorslaggevend belang is voor het succes ervan. Zij moeten leiding geven aan het veranderingsproces.
6. Positioneer BI als interne aangelegenheid
Organisaties die naar eigen zeggen ‘uitmuntende prestaties' behaalden doen dan dat vooral door crm te implementeren en die gegevens te analyseren. Passionned: ‘Met bi moeten we vooral ook naar buiten kijken zoals de markt, concurrenten, nieuwe wetgeving en technologie.
7. Informatie wordt niet gebruikt bij de PDCA-cyclus
PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) bij deze methode om te sturen op resultaten wordt informatie uit bi-systemen vaak niet gebruikt voor analyse en actie. Volgens Passionned zijn bi en de PDCA-cyclus onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Beste Pim,
Succes met BI kan o.a. worden verkregen door te kijken naar de eigenschappen van managementinformatie. Wetenschappelijk onderzoek daarnaar leverde het volgende op:
1. Verschillende soorten van gebruik (managers, analisten en dataminers).
2. Behoefte aan managementinformatie is dynamisch.
3. Managementinformatie is onmisbare basisvoorziening om te kunnen sturen in bedrijfsprocessen
4. Is consistent en eenduidig geformuleerd.
5. Voor kwaliteitsborging zijn procedures noodzakelijk.
6. Documentatie is nodig voor goede interpretatie (inrichten metadatamanagement)
7. Kunnen analyseren oorzaken naar resultaten en verbanden in de business te kunnen leggen.
8. Dient aan te sluiten op doelstellingen van de betreffende organisatie.
9. Dienen van goede kwaliteit te zijn.
Mocht je hier over willen weten, dan kan ik mijn doctoraal scriptie over succesvolle implementatie van BI toesturen.
Met vriendelijke groet,
Rene van Wolferen
Mijn ervaring is dat BI veel minder strategisch op top-niveau wordt gebruikt als wel door het middenkader, of vaak ook als gewoon informatie-distributiesysteem, zodat er efficient ge-integreerde en ge-autoriseerde informatie kan verstrekt worden zonder tussenkomst van een transactie-systeem. Het initiatief voor BI gaat dan vaak ook niet van de directie RvB/RvC uit maar juist van de onderliggende lagen. Daarom zit de strategie ook niet op dat niveau verankerd. Als je het 9-vlaks-model van Maes bekijkt t.a.v. informatisering, zie je ook dat BI een verandering van denken t.a.v. organisatorische inrichting vergt. De directie zit toch vaak aan de “business”-kant, een echte CIO zit in de meeste organisaties nog niet, vaak wordt het onder finance of IT/ICT geschoven.
Beste Pim,
Ik kan deze 7 grootste fouten goed plaatsen.
Vanuit mijn ervaring als organisatieadviseur en als registercontroller bij BI projecten zou ik hier nog aan toe willen voegen dat veel organisaties BI niet “organiseren” en informatie niet beheren (als ’n asset). BI wordt maar al te vaak gezien als een project dat vervolgens bij IT onder beheer wordt gebracht.
Met vriendelijke groet,
Rob Maessen
Een nog groter probleem is dat BI ingezet wordt als rapportagesysteem en niet om het bedrijf mee te sturen, wat noodzakelijk is voor een BI strategie die verankerd is. Zie daarvoor het artikel van Erik Leene in Tijdschrift voor IT Management.
Informatie of BI wordt nog steeds niet gezien als ‘working capital’ zoals geld, mensen of middelen dat kunnen zijn voor bedrijven. Voor veel managers is het dan ook verrekte moeilijk dan vervolgens een strategisch plan te maken dat als basis moet dienen voor een succesvol BI. De genoemde 7 probleem gebieden zijn inderdaad zeer herkenbaar. Ik kan nog de volgende toevoegen:
A)
BI wordt vooral nog geleverd door ICT diensten- en softwareleveranciers. Die willen maar 1 ding, zsm uren of licenties verkopen en dat lukt makkelijk bij een technisch probleem (want software nodig) dan bij een businessprobleem (klant moet eerst nadenken voordat software gekocht wordt). Hierdoor ontstaat een technology push;
B) Balanced Score Card is inderdaad een managementmethodiek maar wordt door softwareleveranciers als een kant en klaar softwarepakket verkocht. Dienstenleveranciers willen maar al te graag implementeren dus uren verkopen. Hierdoor wordt het weer een IT project want er moet ook ineens een DWH komen;
C)Er zijn nog te weinig adviseurs die echt kunnen vertellen wat je met informatie kan doen. Vergelijking: als je niet precies weet wat je met geld echt kan doen, dan heeft het geen zin om zo iemand 10 miljoen te geven want die is gewend om geld alleen maar uit te geven aan leuke dingen. Daar heb je geen strategie of visie voor nodig. Voor BI heb je visie nodig op informatie.
Zolang dat er nog niet is zal 90% van BI projecten erop gericht zijn om data te ontsluiten en beschikbaar te maken (DWH) om rapportages (BI)te kunnen genereren en voor je het weet is het weer een IT project geworden.
Een belangrijk probleem is mijns inziens dat de waarde van management informatie overschat wordt voor het managen van organisaties door leveranciers. Zoals Rene hierboven opmerkt is de behoefte aan management informatie dynamisch. Managers zijn meer bezig met de toekomst dan met het verleden. Voor investeringsbeslissingen heb je b.v. weinig aan een management rapportages. In mijn visie is het beter strategie vorm te geven in projecten en programma’s en daar a.d.h.v. business cases goede sturing op te zetten en niet te proberen strategie direct te vertalen naar KPI’s.
Edward,
En juist die business cases nagaan is de stuurinformatie de je wil hebben en derhalve je kpi’s. Zo gebruik je stuur informatie in je plan-do-check-act.
De pest is dat de meeste BI-experts verbonden zijn aan een consultancy-club die leeft van het wegzetten van die experts obv een uurtarief. In deze huidige tanende economie is het dan lastig voor die experts/consultants om hun kwaliteit te blijven verkondigen (en te leveren) terwijl de klant “gewoon op zoek is naar een rapportagesysteem”. En (nu dus) even niet gediend is van allerlei mooie verhalen over hoe BI zijn totale bedrijfsvoering moet raken en beinvloeden. “Het maandrapport moet eruit …!”
Beste bi-wizer,
Als onafhankelijk informatie architect ben ik niet verbonden aan een consultancy-club. Hoewel ik jouw mening deel, vind ik wel dat je ook naar nieuwe mogelijkheden en innovatie in het vakgebied moet kijken. Als je jezelf niet ontwikkeld dan sta je stil en prijs je jezelf uiteindelijk uit de markt. Ook als je een vast contract hebt bij een organisatie.
Met vriendelijke groet,
Rene van Wolferen