De Limburgse gehandicapteninstelling Radar had behoefte aan een geïntegreerd elektronisch cliënten dossier (ecd) waar alle zorgspecialismen toegang hebben en hun bevindingen eenduidig in kunnen registeren. Tegelijkertijd wilde Radar de methodieken supports intensity scale (sis) en personal outcome scale (pos) implementeren. Dit om de zorgkwaliteit te verhogen, werkwijze te uniformeren en de beheersbaarheid te vergroten. De methodieken vormden het uitgangspunt bij de inrichting van het ecd.
Radar ondersteunt met 650 medewerkers kinderen en volwassenen met een (verstandelijke of lichamelijke) beperking in de regio Zuid-Limburg. Radar biedt dienstverlening aan voor wonen, kind-, jeugd- en gezinsondersteuning, ambulante ondersteuning, dagbesteding, arbeidsintegratie, scholing en vrijetijdsbesteding.
Geen communicatie
De toenemende verantwoordingseisen richting zorgautoriteiten leidden ertoe dat Radar in 2012 vaststelde dat de automatisering aan vervanging toe was. De zorginstelling werkte met twee systemen: een eigen gebouwd systeem ‘Support’ voor zorginhoudelijke informatievoorziening en uitwisseling van informatie en Unit4 Cura waarmee de administratie werd bijgehouden. De communicatie tussen beide applicaties was niet optimaal, waardoor er steeds meer fouten gingen ontstaan. ‘Daardoor kwam het voor dat een cliënt zorg kreeg, terwijl er geen indicatie tegenover stond’, illustreert Patrick van Heugten, ontwikkelaar en trainer elektronisch cliënten dossier (ecd) bij Radar, de tekortkomingen van de toenmalige automatisering.
In Support stond veel (ook niet-relevante) informatie. Bovendien was de informatie versnipperd opgeslagen en moeilijk vindbaar. Verplichte rapportages, zoals ondersteuningsvragen en de vertaling van wet- en regelgeving naar rapportages, waren niet te realiseren. Dit kwam mede door het ontbreken van een methodiek. Het aanpassen van het systeem was geen optie. De ontwikkelaar en de programmeur waren niet meer werkzaam en kennis van het systeem was niet geborgd. ‘Dit en het toenemend aantal vragen vanuit het zorgkantoor en de inspectie, heeft ons doen besluiten om op zoek te gaan naar een nieuw systeem van een marktpartij’, aldus Servé de Vries, medewerker kwaliteit bij Radar.
Aanpasbaarheid
Naar aanleiding van een uitgebreide inventarisatie van de behoeftes, een marktverkenning door de afdeling I&A en een pitch waarvoor drie leveranciers zijn uitgenodigd, is Unit4 Cura ECD geselecteerd. Doorslaggevend in de keuze was de aanpasbaarheid van het systeem en de mogelijkheid om zelf formulieren in te richten met een aansluitende workflow, vertelt De Vries. ‘We hebben veel doelgroepen. Die kunnen we niet allemaal bedienen met een standaardformulier. Het management had bovendien besloten om supports intensity scale (sis) en personal outcome scale (pos) als methodieken in te voeren. Dankzij de flexibiliteit konden we UNIT4 Cura ECD volgens deze methoden inrichten. De andere pakketten die we hadden bekeken, hadden deze mogelijkheid niet of via een kostbare omweg.’
Begin 2013 zijn er werkgroepen gevormd met een dwarsdoorsnede van de gebruikers. Die hebben de huidige inhoud van de systemen bekeken en deze kritisch beoordeeld. Door formulieren kritisch te bekijken, zijn er veel komen te vervallen of aangepast. Radar vond het belangrijk dat alle disciplines betrokken waren bij de inrichting van het ecd om zo de nieuwe automatisering snel geaccepteerd te krijgen. ‘Daarbij waren er stevige discussies tussen de zorginhoudelijke en de technische mensen’, zegt De Vries. ‘Die discussies hebben veel opgeleverd: een eenvoudig en overzichtelijk ecd. Zorgmedewerkers leggen gegevens eenmalig vast die voor alle disciplines beschikbaar zijn. In de oude systematiek was dit soms vijf keer. Uiteindelijke doel is dat de cliënt zelf de regie voert.’
Via het cliëntportaal van UNIT4 Cura dat Radar later dit jaar invoert, heeft de cliënt inzicht in zijn dossier. Via pos worden cliënten getriggerd hun eigen mening te vertellen via het cliëntportaal. De opbrengst van de pos gebruiken zorgmedewerkers als input voor ondersteuningsplannen en kwaliteitsverbetering op alle niveaus (cliënt, locatie en organisatie). De Vries: ‘We zeggen dan: je mening vertellen doet er toe, want die komt dan in je dossier te staan. Alle betrokken zijn zodoende op de hoogte. Er is daardoor betere afstemming. Zo kunnen we betere zorg leveren. Daarbij transformeren we van ‘zorgen voor naar zorgen dat’. We willen cliënten zoveel mogelijk zelf laten doen. Dat vergroot de eigenwaarde van cliënten, maar bespaart ook kosten. Leuk om te zien is dat medewerkers die slag ook kunnen maken. Kijken wat de cliënt zelf kan en daarop het ondersteuningsplan afstemmen.’
Ondersteuning
‘Vanuit de sis-methode maken medewerkers een plan. Deze methodiek richt zich op ondersteuning die nodig is om te functioneren in concrete, alledaagse situaties. In het ondersteuningsplan staat voor welke zaken een cliënt altijd begeleiding nodig heeft, welke hij zelf kan en alles daartussen. Dit proces is dankzij Unit4 Cura efficiënt gemaakt. Tijdens het gesprek met de cliënt voert de zorgbemiddelaar zaken meteen in het ecd volgens de sis-methode. Zorgmedewerkers zien die conceptplannen direct, gaan met de cliënt in gesprek voor nadere invulling en kunnen binnen een uur het definitieve plan klaar hebben. Dat spaart veel tijd uit. Voorheen ging de zorgbemiddelaar in gesprek, later maakte ze een plan en gaf dit door aan de zorgmedewerker die het nader ging uitwerken. Dat kwam neer op dubbel werk, maar ook extra tijd doordat je het moest komen brengen. Dit is nu niet meer nodig. De inspectie schrijft voor dat de cliënt binnen zes weken na de intake een plan moet hebben. Dit is nu al na één dag het geval.’
Applicatiebeheerder Ivo van Die: ‘Dat is ook de rol van ict geweest: procesmatig denken in de zorg. Daarbij denk ik niet vanuit ict-standpunt maar leef me ook in de denkwijze van de zorgmedewerker in en probeer dan een oplossing te bedenken.’ Die wisselwerking tussen techniek en zorg is cruciaal geweest voor de succesvolle implementatie van het geïntegreerde ecd dat alle zorgdisciplines kunnen gebruiken. Zorg moet feeling hebben voor ict en andersom. ‘Daar wordt nog weleens lichtvaardig over gedacht’, vult Van Heugten aan. ‘Maar samenwerking tussen techniek en zorginhoudelijk is de kern van het goed functioneren van een ecd, nu maar ook in de toekomst.’
‘Unit4 Cura draait goed, werkwijzen zijn steeds meer uniform en eenmalige gegevensinvoer is gerealiseerd. Daardoor is de zorginhoudelijke registratie afgestemd op de cliëntadministratie. Ook is inzichtelijk bij welke cliënten er bijvoorbeeld een indicatie ontbreekt of onvoldoende is. We kunnen dan direct actie ondernemen’, aldus De Vries. ‘Het tegelijk invoeren van nieuwe methodes en een automatiseringssysteem is intensief. Daar moet je tijd voor uittrekken om het goed voor elkaar te krijgen. Maar zodoende sluit je ict wel aan bij je visie op zorg. Ict ondersteunt nu het werken met de methodieken die wij als organisatie hebben gekozen om goede zorg te kunnen leveren.’
