Het ‘jaar 2000’-probleem bleek achteraf gezien verschrikkelijk mee te vallen. Dus waarom zouden we het probleem van de euroconversie overdrijven? Dat is de houding van veel bedrijven. Heel gevaarlijk, zo oordelen Arthur Andersen-consultants Marc Schmitz en Wouter-Bas van der Vegt. Zij leggen hun oordeel uit aan de hand van wat er allemaal in een SAP-omgeving moet gebeuren. Over twee weken volgt een artikel over de problemen die de euro bij Oracle Financials veroorzaakt.
Veel organisaties pakken de euroconversie met grote terughoudendheid op. Die houding is misleidend en misplaatst. Het gaat deze keer namelijk niet om een potentieel risico. Het gaat om een concrete handelingsbehoefte: ondanks de conversie naar de euro, moet ook de regelmatigheid van de verslaglegging van de afgelopen fiscale jaren in de oude valuta worden veiliggesteld. Alleen zo zijn organisaties in staat de jaar- en concernafsluitingen van de laatste tien jaar in guldens te overleggen volgens verplichtingen die het handelsrecht en andere wetten hen opleggen. Daarnaast zijn veel organisaties zich niet bewust van de omvang van dit project. SAP zelf geeft bijvoorbeeld aan dat het zes tot twaalf maanden in beslag zal nemen. Dat geldt voor een honderd procent ‘schone’ SAP-omgeving. Wanneer aan SAP vreemde modules zijn gekoppeld, dan kan het nog langer duren. Dat geldt ook wanneer de euroconversie gepaard gaat met een release-wissel. Dan kan er nog zes tot negen maanden extra worden uitgetrokken. Loopt de euroconversie uit de hand als gevolg van overhaaste planning en inadequate organisatie, dan kunnen de SAP-gebruikers daarbovenop met gigantische knelpunten in hun bedrijfsprocessen worden geconfronteerd.
De tijd dringt
Het is dus spreekwoordelijk vijf voor twaalf. Een onderzoek dat eind mei is gehouden, toont aan dat in Europa slechts 1200 van de 6800 SAP-gebruikers de hoge horde van de euroconversie hebben genomen. En het probleem zal voor honderden SAP-gebruikers problematischer worden, als zij niet snel actie ondernemen. Organisaties die met gebroken boekjaren werken, moeten de conversie uiterlijk 2001 hebben uitgevoerd. Het is dus de hoogste tijd om hieraan te beginnen.
Omschakelen naar de euro binnen SAP R/2 en R/3 betekent meer dan het aanpakken van IT-gerelateerde afrondingsverschillen. Auditors zullen extra aandacht moeten besteden aan de juridische aspecten van de conversie om er zeker van te zijn dat de conversie op een juiste manier wordt uitgevoerd en dat deze voldoet aan alle geldende bedrijfs- en belastingvoorschriften.
De werkwijze om over te schakelen op de euro bestaat in essentie uit het gebruik van een onherroepelijk vastgestelde wisselkoers om deelnemende valuta te wijzigen in euro. SAP biedt zijn klanten twee alternatieven om de conversie te realiseren. Het ene alternatief is het opzetten van een nieuw eurosysteem en vervolgens het overzetten van de data uit het verouderde systeem naar het nieuwe systeem in de euro valuta. Het andere alternatief is de bestaande gegevens omzetten in euro’s, gebruikmakend van de vooraf onherroepelijk vastgestelde wisselkoers. In dit artikel zal ingegaan worden op het tweede alternatief, ook wel bekend als Big Bang, conversie op één moment.
Zorgvuldig plannen
Velden in SAP R/2 en R/3 die lokale valuta of het teken voor deze valuta bevatten, worden gebruikt om onder andere financiële en/of juridische rapportages op te stellen. Voorbeelden hiervan zijn de verlies- en winstrekening, de balans, loonverklaringen en btw-aangiften. Op de dag van de conversie zullen deze velden gewijzigd worden door middel van de wettelijk bepaalde, in het systeem vastgelegde wisselkoersen. Deze dag dient zorgvuldig door de organisatie gepland te worden.
Tot aan deze dag zal de organisatie boekingen blijven maken in de oude (lokale) valuta. Zodra de jaarlijkse bedrijfs- en geconsolideerde verklaringen zijn gecontroleerd en gedocumenteerd, worden de oude data (documenten en balansen) veranderd in euro’s en gereconcilieerd. Dit gebeurt met behulp van het conversiegereedschap dat SAP levert. Voor de onderstaande SAP versies is Dat gereedschap is beschikbaar voor R/3 release 3.1I en hoger, release 4.0B en hoger en voor R/2 release 5.0G en hoger.
Daarnaast bestaan er Hot Packages om reeds bekende fouten te herstellen. Deze Hot Packages bevatten correcties die belangrijk zijn voor een goede overgang naar de euro, en zullen daarom altijd moeten worden opgenomen in de huidige installatie van de klant. Alle onderdelen van het omzettingspakket zijn van toepassing op de standaard modules die aanwezig zijn in R/2 en R/3. Klanten die op enige wijze aanpassingen aan het standaard systeem hebben verricht, dienen de ‘Search’-, ‘Document’- en ‘Administration’-functies binnen de conversie-tool te gebruiken om zich er van te verzekeren dat het gereedschap hiermee rekening houdt. SAP heeft de conversie-tool zo ingericht dat het totale conversieproces verklaard wordt in de vorm van geïntegreerde documentatie. Het pakket bevat tevens informatie over de controlemaatregelen en de reconciliatierapportages die de klant dient op te stellen.
Aanpassingen
De betrouwbaarheid van een geautomatiseerd financieel systeem is afhankelijk van de wijze waarop het is geïnstalleerd, de technische opzet (programmastromen, parameters) en de wijze waarop de gebruikers uiteindelijk met de programmatuur werken. Zelfs een systeem waarvan bekend is dat het correct werkt, kan mogelijk niet voldoen aan de conversievereisten. Bijvoorbeeld als de parameters of de wijze waarop het systeem gebruikt wordt, niet juist zijn. Problemen zullen zich vooral voordoen indien de subgrootboeken die deel uit maken van de financiële administratie, niet juist zijn gereconcilieerd. Daarom dienen handmatige activiteiten en de geautomatiseerde reconciliatieprocessen volgens de werkwijze uitgevoerd te worden die de betreffende softwareleverancier aandraagt.
Projecten als een euroconversie worden in het algemeen uitgevoerd naast de dagelijkse werkzaamheden en/of tijdens reeds geplande modificaties van het systeem. Daarom dient de euroconversie als een IT-project georganiseerd te worden. Op hetzelfde moment dienen interne en externe auditors te worden ingeschakeld om een correcte en goed gedocumenteerde conversieprocedure te verzekeren.
Met de impact van een conversie op een bepaalde datum in het achterhoofd en het feit dat iedere vergissing negatieve gevolgen kan hebben voor de juistheid en de beschikbaarheid van het systeem na de conversie, dringen auditors aan tot het opzetten van een europroject, met voldoende draagvlak vanuit het management. Daarnaast hameren zij erop dat er voldoende IT-middelen en gebruikersondersteuning beschikbaar zijn voor het hele traject. Ook oordelen auditors het noodzakelijk dat de randvoorwaarden voor een succesvol project worden vastgelegd, zoals conversietesten, documentatie en training. En tenslotte dringen ze aan op het opzetten van een audit-team voor de euroconversie.
Waarborgen
Tegenwoordig worden functies en analyses die belangrijk zijn voor de boekhouding, verwerkt in verfijnde en in hoge mate geïntegreerde informatie- en communicatiesystemen, zoals SAP. De complexiteit van een systeem is ondermeer afhankelijk van het aantal componenten dat wordt gebruikt, de mate van integratie (tabellen en interfaces), en de hoeveelheid data (zowel stam- als transactiegegevens). Ontwikkelingen in hardware, software en netwerkinfrastructuren maken IT-omgevingen steeds complexer. Het Nivra (Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants) zegt in zijn serie Automatisering en Controle dat het beter is om het tijdens de plannings-, de ontwikkelings-, de wijzigings- en de verbeteringsfase van complexe systemen een auditorsoordeel te krijgen dan te wachten totdat een dergelijk systeem in productie is genomen. Wijzigingen van het IT-systeem die van invloed zijn op een juiste weergave van rekeningen, het interne controlesysteem en juridische aspecten zijn belangrijk. SAP’s werkwijze voor de euroconversie speelt hierop in. De Nivra heeft een aantal doelen geformuleerd van de controle tijdens het project. Het gaat onder meer om het waarborgen dat de rekeningen betrouwbaar zijn en de individuele bedrijfstransacties verifieerbaar zijn, het installeren van effectieve maatregelen van interne controle; en het voorzien in documentatie om te verzekeren dat de procedure verifieerbaar is.
In deze context is het vanuit het gezichtspunt van de externe auditor belangrijk dat gesloten en goedgekeurde fiscale jaren correct gedocumenteerd zijn voor de euroconversie. De klant dient speciale aandacht te besteden aan het ontwerpen van rapportages die betrekking hebben op zijn individuele situatie. De Implementation Guide (IMG) van SAP bevat de stappen ‘Enable Auditing’ en ‘Carry out Auditing’. Hier dienen de relevante rapportages geselecteerd te worden (zoals rapportages voor het bepalen van de latere financiële impact op productieorders) om de euroconversie goed te documenteren en de verschillen te bepalen die door de technische aspecten van de conversie veroorzaakt zijn.
Veel organisaties zijn door internationaal recht verplicht parallelle balansen op te stellen en hun moederbedrijf te voorzien van cijfers in maandelijkse en/of kwartaalrapportages. SAP’s werkwijze en aanbevelingen voor de conversie houden in dat men moet beslissen of maandelijkse waardevermindering op activa de vorm moet aannemen van boekingen op kostencentra, of dat het mogelijk is de waardevermindering te simuleren om dan op te volgen met een handmatige boeking. In dit geval moet de organisatie onderzoeken in welke mate R/3 is geïntegreerd en wat de mogelijke gevolgen voor andere modules zijn.
Dergelijke organisaties dienen ook de aspecten van de waardering van buitenlandse valuta te verhelderen die zijn veroorzaakt door het vastzetten van de wisselkoersen tussen de participerende staten. In Nederland worden afrondingsverschillen die ontstaan tijdens de euroconversie, op de winst -en verliesrekening geboekt.
Overall aanpak
Organisaties kunnen door wetgeving verplicht zijn zich te richten op de potentiële risico’s die de bedrijfsactiviteiten en de bedrijfsvoering kunnen beïnvloeden. Organisaties in deze categorie, die buitengewoon afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van hun systeem (productie, controle, logistiek), dienen vooral aandacht te besteden aan het analyseren en controleren van de gedefinieerde interne controlemaatregelen voor de euroconversie. Het wijdverbreide geloof dat de conversie naar euro’s in erp-systemen slechts een zaak van het aanpakken van afrondingsverschillen is, en daarom voornamelijk een taak voor de IT-afdeling, is slechts ten dele waar. Ervaringen uit een aantal van de eerste omzettingen die zijn uitgevoerd, geven aan dat, alhoewel afrondingverschillen zich voordoen als gevolg van de technische conversie, deze verschillen niet significant zijn. Desondanks moet de IT-infrastructuur volledig in beschouwing worden genomen tijdens dit project. Alle gebruikers van erp-software moeten de mate van integratie binnen iedere individuele module nauwkeurig controleren en anticiperen op de mogelijke effecten van deze integratie op de beschikbaarheid van het systeem na de conversie. Voor organisaties die in hoge mate afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van hun systemen is het van belang na de euroconversie de juiste werking te controleren. Hierbij speelt niet alleen IT-personeel een rol, maar moeten alle gebruikersgroepen betrokken worden door middel van een euro-acceptatietest. Een ander vitaal element in het waarborgen van een efficiënte euro-conversie is het principe van verificatie. Het is essentieel om te verzekeren dat correcties en wijzigingen die zijn aangebracht aan het systeem correct worden gedocumenteerd en dat deze documentatie bewaard wordt op een veilige plaats. Organisaties kunnen de tijdkritische operatie van de euroconversie (meestal een weekend) vereenvoudigen door te beginnen met het uitvoeren van uitgebreide tests, het documenteren van de genomen maatregelen om problemen te verhelpen en het uitvoeren van regelmatige controles op de standaard reconciliatierapportages in het productiesysteem. Op deze manier hebben ze de mogelijkheid om bekende fouten aan te pakken en een schat aan informatie op te bouwen om problemen te voorkomen.
Marc Schmitz Wouter-bas Van Der Vegt Arthur Andersen Technology Risk Consulting
