Green IT en de papieren paradox

Green IT, doorgaans gedefinieerd als 'de reductie van CO2-emissie door toepassing van ict-middelen', staat in toenemende mate op de agenda van de Nederlandse overheid. Een kansrijk middel om de Green IT-doelstellingen van de overheid te behalen, is het terugdringen van het gebruik van papier. Juist hier doet zich een merkwaardige paradox voor, zeker in de richting van de huidige processen die binnen de overheid worden gehanteerd voor de omgang met dagelijkse 'werkdocumenten' en de digitale en langdurige archivering van documenten.

Recent publiceerde de gemeenschappelijke beheerorganisatie GBO.Overheid het document 'Green me up Scotty', waarin concrete handvatten worden geboden om als overheidsorganisatie actie op het Green IT-front te ondernemen. Het valt hierbij op dat er veel gesproken wordt over het herontwerp of slimmer maken van processen om zodoende een groenere samenleving binnen handbereik te krijgen.

Ik ben zeer benieuwd of deze hernieuwde inspanningen om processen te stroomlijnen, er in zullen slagen om het papiergebruik binnen de overheid te reduceren. De gecombineerde inspanningen van commerciële organisaties en overheden ten spijt, hebben er nog steeds niet toe kunnen leiden dat we het papieren document overbodig hebben kunnen maken. Ieder jaar opnieuw wordt meer papier verbruikt, aldus papier- en printerfabrikanten. Wel worden de printtechnologieën (toners, printmanagementapplicaties) steeds zuiniger, minder mileubelastend en slimmer, dat dan weer wel.

In het eerder genoemde 'Green me up Scotty'-document staan wat aardige feiten over het papiergebruik van een gemiddelde kenniswerker:

– Een medewerker print gemiddeld achtduizend vel per jaar.
– Een medewerker print gemiddeld zes afvalpagina's per dag.
– Gemiddeld kost een afvalpagina 0,06 euro.
– De productie van een vel papier kost circa 0,36 liter water.
– Voor de productie van één ton papier is 98 ton andere bronnen nodig.
– Papierproductie is per vel verantwoordelijk voor 130 gram CO2-uitstoot.

Met name dat laaste punt geeft nog maar eens aan hoeveel winst er te behalen valt. Ter vergelijking: een zoekopdracht op het internet veroorzaakt 'maar' zeven gram CO2-uitstoot, ruim vier keer minder uitstoot dan datgeen wat nodig is om een vel papier te produceren. In werkelijkheid zal de CO2-uitstoot zelfs hoger liggen bij het gebruik van papier, omdat de printer uiteindelijk ook verantwoordelijk is voor stroom- en tonergebruik.

Ik denk dat een drastische gedragsverandering ten aanzien van het gebruik van papier nodig is om het tij te keren. Waarom e-mails printen als er binnen de meeste mailprogramma's uitstekende functies bestaan voor het beheer en de archivering van mails? Waarom geen gebruik van het electronisch equivalent van papier (ePaper) en bestandsformaten zoals pdf om zodoende documentgebaseerde uitwisselings- en revisieprocessen op te zetten? Waarom zijn er nog steeds zoveel interne processen binnen de overheid die worden ondersteund door papieren formulieren? Of wat te denken van externe formulierprocessen? veel overheidsorganisaties bieden nog steeds op hun websites elekronische formulieren aan die eerst geprint moeten worden alvorens ze ingevuld en opgestuurd kunnen worden.

Waarschijnlijk geldt het welbekende adagium 'onbekend maakt onbemind'. Door gebrek aan kennis over digitale workflows die papier overbodig maken, wordt te vaak teruggegrepen op het  vertrouwde en authentieke stuk papier. Met alle gevolgen van dien.

De rol van afdelingen documentaire informatievoorziening (DIV) binnen de overheid is sterk aan het veranderen. Zo wordt vanwege de digitalisering een volledige aansluiting van de DIV op de bedrijfsprocessen mogelijk. DIV-afdelingen zitten aan de 'achterkant' van een organisatieproces. Omdat aan de voorkant van het proces informatie op zowel papier als in electronische vorm verschijnt, is de DIV-afdeling al heel vaak genoodzaakt om zodoende naast het electronisch archief ook een papieren archief te onderhouden. Het proces van digitale archivering zou daarom al veel eerder in het primaire proces moeten starten.

Een voorbeeld: vaak komt de situatie voor dat documenten ‘digital born' zijn (gemaakt in een tekstverwerkingsapplicatie), maar dat het document wordt geprint om er een handtekening op te plaatsen. Dit document wordt dan vervolgens opnieuw gescand. Een (waarschijnlijk) goed gestructureerd brondocument wordt hierdoor ongestructureerd gemaakt en ook nog eens om een hele slechte reden: een electronische handtekening heeft (onder de juiste voorwaarden), exact dezelfde wettelijke status als een 'natte' handtekening.

En er is meer: de beleidsregel digitale vervanging geeft technische specificaties waaraan een electronisch document moet voldoen om zodoende het origineel niet meer te hoeven bewaren. In zekere zin is dit nu nog symptoombestrijding, want in de toekomst komen we hopelijk tot een situatie waarin 'kantoordocumenten' (cultuurhistorisch erfgoed is uiteraard een ander verhaal) volledig electronisch blijven en niet meer op papier terechtkomen. Het gebruik van standaardformaten is hierbij van groot belang en vormt een belangrijk wapen dat we in stelling kunnen brengen om papier te reduceren.