Het was interessant de afgelopen weken de discussie te volgen rond de stellingname van Atos Origin om e-mail in drie jaar uit te bannen. Het is altijd goed om een ‘bold statement’ te hebben om een discussie op gang te brengen rond aanstaande veranderingen.
Het streven naar een organisatie zonder e-mail is een nuttig streven. E-mail is nooit bedoeld als een‘document distributie platform’ of ‘bedrijfs publicatie kanaal’. De discussie rond dit onderwerp is ook niet nieuw. In januari 2010 deed Gartner de voorspelling dat 'By 2014, social networking services will replace e-mail as the primary vehicle for interpersonal communications for 20 percent of the business users'. Ook toen was er internationaal discussie over dit onderwerp.
Een jaar later bestaat er nog steeds erg veel misvattingen over het begrip ‘Social (networking) Software’. Dit komt voornamelijk omdat er veel mensen zijn zonder aantoonbare kennis of ervaring op dit gebied, die toch een sterke mening hebben. Daarnaast gelooft een groot deel van de mensen niet in (toekomstige) verandering, totdat ze niet anders kunnen dan zelf veranderen (in marketing termen zijn dat de laggards en ‘late adaptors’). Tegen alle personen die bang zijn voor verandering kan ik zeggen, bereid je maar vast voor. Natuurlijk wordt het niet zo zwart-wit dat er over een paar jaar opeens helemaal geen e-mail meer is, maar de rol van e-mail zal de komende jaren gaan afnemen, in de ene organisatie sneller dan in de andere.
Met de grote toename aan informatie- en communicatiestromen moeten we gewoon meer pull-technologieën gaan gebruiken om te ‘overleven’ en niet allemaal een burn-out te krijgen door ‘information overload’. Binnen een gemiddelde organisatie verdubbelt de hoeveelheid data nog steeds ieder jaar, en vergeet ook zeker niet de toename aan informatie buiten de organisatie. Natuurlijk is het zo dat we nog steeds informatie naar ons gepushed willen zien, echter dan alleen updates waar we zelf om gevraagd hebben (opt-in) of informatie die echt belangrijk genoeg is om voor gestoord te worden. Hiernaast kan het correct gebruik van Instant Messaging, activity streams en document management een steeds groter deel van de noodzaak tot e-mail wegnemen.
De driver achter de afname van e-mail is dus zeker niet alleen de beschikbaarheid van ‘nieuwe technologie’ (zoals als Blogs/Wiki’s, knowledge networking of unified communication). De belangrijkste kracht achter deze verandering is de enorme toename aan elektronische informatie en communicatie en de noodzaak tot efficiënter (samen)werken. Hierbij moet gedacht worden aan het minder onderbreken van de concentratie van medewerkers, het verbeteren van toegang tot kennis en veel meer transparantie rond processen en projecten. Een organisatie die wil overstappen zal dan ook eerst moeten onderzoeken welke hulpmiddelen het beste passen bij cultuur en it-infrastructuur. Hiernaast is communicatie en training essentieel voor het wegnemen van verkeerde verwachtingen en het belichten van de belangrijkste voordelen; Het heeft meer dan tien jaar geduurd om het huidige gebruik van e-mail aan te leren, het zal voor sommige mensen en organisaties ook nog zeker tien jaar duren om het ‘foutieve’ gebruik volledig af te leren…!
De discussie zou in mijn optiek dan ook niet moeten gaan over of we ‘wel of niet’ zonder e-mail willen leven, de discussie moet gaan over hoe we technologieën (en veranderingsmanagement) gaan inzetten om de sterke toename aan informatie(en communicatie) stromen op te vangen. …
Als start voor deze discussie kan ik iedereen het filmpje van Jason Fried (de ceo van 37signals) met de titel 'Why You Can’t Work at Work' aanraden. Hij beschrijf in een paar minuten een interessant probleem rond onze huidige manier van werken, zoals het feit dat we op kantoor continue gestoord worden in onze concentratie.
Ik kan me vinden in de uitspraak dat e-mail initieel niet bedoeld was als een‘document distributie platform’ of ‘bedrijfs publicatie kanaal’.
Maar wat dan? Ik heb op m’n werk (en dan kijk ik alleen naar het zakelijk gebruik) de beschikking over een communicator, mail, diverse sharepoints en een twitter-achtig netwerk
Nu loop ik tegen een ander dillemma aan: welke informatie deel ik via welk medium, en lastiger nog, welke informatie kan ik waar vinden ???
Er zijn wel van die mooie portals waar je alle informatie in één oogopslag zou moeten kunnen zien, maar als je een beetje breed georiënteerd bent, heb je minimaal een 24″ scherm nodig om een beetje overzicht te houden in die ene oogopslag
Dus wat zien we nu in de praktijk:
– alle communicator boodschappen worden opgeslagen in een e-mail folder, zodat je nog een keer terug kunt proberen te vinden wat je ook al weer afgesproken had
– ik heb diverse e-mail notificatie-“abbonnementen” om op de hoogte te blijven wat voor wijzigingen er op de diverse sharepoints plaatsvinden
– dagelijks krijg ik een mail met alle wijzigingen en boodschappen uit het twitter-achtig netwerk
Waarom: anders mis ik alsnog de helft van de informatie. Het groot aantal sharepoints (oké, het is ook een groot bedrijf) zorgt er voor dat het intranet ook al het onvintranet genoemd wordt.
Wellicht is e-mail niet geschikt als HET communicatiemedium, maar het is vooralsnog wel de verzamelplaats van alle informatie
Een paar losse gedachten komen elke keer bij dit onderwerp bij mij op:
Zolang e-mail uitlsuitend gericht en terzake gebruikt wordt is er geen probleem. De overvloed aan informatie kan worden ingedamd als iedereen zich daaraan houdt. Op een portal kun je ook bedolven worden onder een hoeveelheid informatie, werkt de overzichtelijkheid vaak niet in de hand. Notificatie van een dergelijke portal dat er een stukje voor jou is bijgekomen werkt ook niet concentratie bevorderend. Ik voorzie een zéér geleidelijke overgang met als hekkensluiter de kleine (dienstverlenende) bedrijven. Overigens, welke informatie vertrouw je toe aan de portal/cloud en op welke gronden wel of niet? Hoe houdt je hackers en ander tuig buiten? Ja, daar is al het e.e.a. op verzonnen maar zolang er nog ingebroken kan worden op het pentagon dan is niemand veilig denk ik zo. De tijd zal het leren…..