Provincie Limburg virtualiseert met Brain Force

Bij de provincie Limburg zijn een technische update van Windows XP en de introductie van flexibel werken gerealiseerd. Ruim duizend verouderde werkplekken moesten worden geupdate. Tegelijkertijd was vanuit het project ‘Anders Werken’ de vraag om medewerkers meer flexibiliteit te bieden in hoe en waar zij hun werk doen. Het resultaat: meer efficiency voor ict-beheer en meer flexibiliteit voor gebruikers met virtuele desktop (vdi) met Citrix en XenDestop

De ruim duizend werkplekken van de provincie Limburg zijn verouderd en aan een update toe. Tegelijkertijd komt vanuit het project ‘Anders Werken’ de vraag om medewerkers meer flexibiliteit te bieden in hoe en waar zij hun werk doen. Daarom schreef de provincie een aanbesteding uit voor een vooronderzoek, met als doel te komen tot een technische oplossing voor het realiseren van de wensen en behoeften van gebruikers. In twee vervolgprojecten is deze oplossing eerst als proof of concept neergezet en daarna uitgerold naar alle gebruikers. De complete implementatie vond plaats van januari tot november 2013.

De oplossing

Brain Force won alle drie de aanbestedingen. Uit het vooronderzoek bleek dat vdi de meest geschikte technologie is om tegemoet te komen aan de wensen van gebruikers. De virtuele desktop op basis van Citrix XenDesktop is in een kleine proefopstelling neergezet en getest. De reacties waren zo enthousiast dat de provincie besloot vdi uit te rollen naar de gehele organisatie.

Provincie Limburg biedt eerst alleen de basisomgeving als virtuele desktop aan, met Office en veelgebruikte applicaties zoals verlofaanvraag. De andere applicaties worden in de periode van een jaar stap voor stap gevirtualiseerd en via vdi aangeboden. Tot september 2014 blijft de oude Windows XP-werkplek beschikbaar voor applicaties die nog niet zijn gevirtualiseerd. Gebruikers leren tijdens een cursus te werken in de nieuwe omgeving. Direct na deze bijeenkomst is hun werkplek aangepast en kunnen ze direct in hun nieuwe omgeving aan de slag.

De bulk van het project bestaat uit het virtualiseren van applicaties. ‘Vdi is bewezen technologie en Brain Force heeft veel ervaring op dit gebied. Daarom verloopt de technische kant van het project voorspoedig’, zegt projectleider André Gisa. ‘Veel lastiger is het feit dat er tienduizend Access-applicaties zijn die door afdelingen of medewerkers zelf zijn ontwikkeld. Deze kunnen niet mee naar de nieuwe omgeving. En ook het virtualiseren van de applicaties die wel mee overgaan is veel werk.’

Het resultaat

Voor de ict-afdeling betekent de virtuele desktop een efficiencyslag in het beheer. Gisa: ‘Door centraal beheer is het mogelijk om met relatief lage beheerinspanning de eindgebruiker op ieder tijdstip veilig, flexibel en gecontroleerd toegang te geven tot een persoonlijke werkplek. En we hebben ook nog eens een groter overzicht.’ De vdi-werkplek geeft gebruikers een veel grotere vrijheid in waar ze hun werk willen doen en met welk apparaat. ‘Ambtenaren kunnen nu vanaf iedere willekeurige plek en met ieder willekeurig apparaat inloggen, ook vanuit huis of vanaf een externe werkplek bij een samenwerkingspartner van ons. We komen hiermee tegemoet aan alle eisen en wensen in het project Anders Werken.’

Projectleider Gisa kende Brain Force al vanuit het verleden en had positieve ervaringen met de ict-dienstverlener. Toch is het project openbaar aanbesteed. ‘Het verbaasde me niet dat Brain Force deze aanbesteding won. Zij hebben vaker met dit bijltje gehakt en kennen de overheidsmarkt. Ze konden daardoor goed inschatten tegen welke vragen en uitdagingen wij zouden aanlopen en speelden daar op in.’