Softwareleverancier Exact biedt in de nieuwste versie van Exact Online koppelingen met rapportagetool PowerBI en samenwerkingssoftware Teams van Microsoft en werkt aan het toevoegen van automatiseringstool Power Automate (voorheen Flow). Hoofd productontwikkeling van Exact, Joep Hoeks, licht toe hoe de softwareleverancier zo ondernemers uit het mkb helpt om de bedrijfssoftware beter af te stemmen op hun wensen en op deze manier meer inzicht geeft in hun data en resultaten.
‘Met de toevoegingen van Microsoft-apps aan Exact Online kunnen onze klanten betere rapportages maken. Ook kunnen ze eenvoudiger data delen tussen verschillende apps en de software eenvoudig aanpassen op hun eigen wensen’, aldus Joep Hoeks. In de nieuwste premium-edities van Exact Online, die speciale versies kent voor boekhouden, projecten, handel en productie, kunnen ondernemers zonder programmeerwerk de software uitbreiden. Bijvoorbeeld door extra velden aan stamdata, transactieregels en zoekschermen toe te voegen. Ook zijn die toevoegingen en aanpassingen direct beschikbaar via een api voor de koppeling met applicaties van andere leveranciers.
Hoeks: ‘De gebruiker selecteert bijvoorbeeld welke offertes, orders, inkopen en verkoopfacturen automatisch kunnen worden goedgekeurd en welke nog gecontroleerd moeten worden.’ Zo worden repetitieve administratieve handelingen door automatisering weggenomen. Die mogelijkheid wordt binnenkort uitgebreid met Power Automate van Microsoft (voorheen Flow).
‘Met PowerBI kunnen gebruikers direct de data uit Exact Online extraheren en in rapportages omzetten. Zij kunnen daarbij ook data uit andere applicaties integreren en flexibele velden configureren en in rapportages zetten’, vervolgt Hoeks. Ook noemt hij een toepassing voor een groothandel. ‘Een bedrijf dat vanuit de hele wereld goederen importeert kan in flexibele velden bijvoorbeeld containercodes vastleggen in bestelregels. Zo kan op het moment dat er een container voor de deur staat, snel gezien worden welke bestellingen en bestelregels er in die container zitten. De ontvangst wordt efficiënter doordat sneller duidelijk is in welke container bepaalde goederen zitten.
Accountants
Ook accountants kunnen met de software hun voordeel doen, vertelt hij. Bijvoorbeeld door op boekingsregelniveau aanvullende data vast te leggen die relevant is voor duurzaamheid. Dat sluit aan op toekomstige regels over milieurapportages.
Hoeks: ‘Het gaat vaak om data die je niet standaard in erp-pakketten ziet en als die vastliggen kun je erop automatiseren en rapporteren. Met de premium-edities van Exact Online hebben we die stap gezet. Zo kunnen producenten van specifieke voedingsmiddelen detailinfo over koeling vastleggen in het systeem.’
Office 365
De vierde editie van de software is ook geïntegreerd in de Office365-suite van Microsoft. ‘Er is directe toegang tot de eigen Exact Online-data, zodat klanten zelf de inhoud van hun rapportages kunnen bepalen. Daarnaast kunnen gebruikers binnen Exact Online via MS Teams samenwerken. Bijvoorbeeld door alle mensen die bij een bepaald proces of product betrokken zijn, samen te voegen in een MS Teams-groep.’
Er zijn volgens het softwarebedrijf inmiddels meer dan honderd klanten die de premiumedities van Exact Online, in mei van dit jaar geïntroduceerd, gebruiken. ‘Het gaat zowel om bestaande als nieuwe klanten die geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden’, voegt Hoeks toe.
MKB
Hoewel de software klaar is om ondernemers te ondersteunen, is het nog wel een uitdaging om deze aan de man te brengen in het mkb. Uit onderzoek in opdracht van Exact (MKB Barometer 2023) blijkt namelijk dat slechts vier op de tien ondernemers in het mkb prioriteit stelt aan de digitalisering van het bedrijf.
Hoeks: ‘Het is niet altijd makkelijk voor ondernemers om te zien hoe je waarde uit de data van software haalt.’ Toch denkt de helft van de mkb’ers dat data-analyses leiden tot betere beslissingen. 43 procent wil meer sturen op basis van data en staat open voor nieuwe softwaretools.
Voor het hoofd productontwikkeling staat vast dat met behulp van digitalisering en data-analyse belangrijke uitdagingen in het mkb aangepakt kunnen worden. Naast het verbeteren van de bedrijfsprestaties kijkt hij bijvoorbeeld ook naar de uitdaging om personeel te vinden. ‘Moeilijk mensen kunnen vinden, is een groot probleem, automatisering is een belangrijke oplossing om met een beperkt aantal mensen het werk te kunnen doen.’
