Speurhond in een papierberg

De FBI gebruikt het, net als het Witte Huis, het Joegoslavië-tribunaal, de Fiod en eurocommissaris Neelie Kroes. Met geavanceerde software doorzoeken ze enorme hoeveelheden digitale en papieren bedrijfsgegevens en correspondentie, op zoek naar relevante informatie. Het controleren op de naleving van wetgeving en het voeren van een juridische strijd was nog nooit zo eenvoudig.

'E-discovery' noemt Jan Scholtes het werk dat zijn bedrijf Zylab doet. De scheidend algemeen directeur heeft zijn oude studiegenoot Pieter Varkevisser gevraagd om zijn functie over te nemen,  zodat hij zich meer op de strategie en productontwikkeling kan storten. Scholtes' bedrijf bestaat sinds 1983 en de omzet groeit elk jaar aanzienlijk. 'De markt groeit jaarlijks met 25 tot 40 procent.'

E-discovery is een soort business intelligence, waarmee bijvoorbeeld gerechtelijke instanties en toezichthouders papieren en digitale data kunnen doorspitten voor juridische bewijzen. Scholtes vertelt dat de hoeveelheid informatie in veel organisaties tegenwoordig niet meer in terabytes, maar in petabytes moet worden uitgedrukt. Elke anderhalf jaar verdubbelt deze digitale papierberg. 'Probeer dan maar eens in dertig dagen aan een rechter antwoord te geven wie wat wanneer schreef.'

Structureren

'Vroeger waren er duidelijke grenzen aan de hoeveelheid informatie in een bedrijf', vertelt de scheidend ceo. 'Papier heeft gewoon een fysieke grens. Je kunt maar een bepaalde hoeveelheid documenten printen en op een bepaald moment is je opslag vol. In het digitale tijdperk is er vaak  geen noodzaak meer om de hoeveelheid data te beperken. Dan moet je zorgen dat de informatie zo veel mogelijk gestructureerd op het netwerk terechtkomt.' De producten van Zylab maken de informatie doorzoekbaar, proberen ordening aan te brengen en scheiden relevante juridische correspondentie van niet-relevante gegevens.

'Vooral in de Verenigde Staten komt het vaak voor dat organisaties hun papieren en digitale bedrijfsinformatie en correspondentie beschikbaar moeten stellen in het kader van een rechtszaak', vertelt Scholtes. Onder de klanten bevinden zich dan ook veel grote organisaties als de FBI, CIA en het Witte Huis. Die laatste organisatie moest in 2007 bekennen dat vrijwel alle e-mailcorrespondentie van de vijf jaar daarvoor, verloren was gegaan.

Mededinging en tribunalen

Scholtes legt uit dat e-discovery ook buiten de Verenigde Staten steeds belangrijker wordt. Zo gebruiken ambtenaren van de mededingingsafdeling van de Europese Commissie de software in grote antitrustzaken.

Ook zijn er diverse internationale tribunalen, zoals die van Joegoslavië, Cambodja en Rwanda, die grote hoeveelheden data op bewijsmateriaal willen doorzoeken en dus bij Zylab aankloppen. En ook in Nederland neemt de interesse in dergelijke juridische data mining toe, mede door de kredietcrisis en de druk van de Autoriteit Financiële Markten (AFM), de Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (FIOD) en verschillende aandeelhouders.

Productontwikkeling

En dus doet Zylab ook in deze zware economische tijden goede zaken. Nu Pieter Varkevisser de dagelijkse leiding van hem overneemt, krijgt Scholtes meer tijd voor productontwikkeling. 'Zoals traditionele digitale archivering. Dat is door de recessie bij veel bedrijven grotendeels tot stilstand gekomen.' Ook wil Scholtes zich meer richten op kennismanagement binnen bedrijven en wil hij meer diensten als webapplicatie aanbieden.

Alle software wordt in Nederland ontwikkeld, zegt Scholtes. Daarnaast heeft het bedrijf een tweede hoofdkantoor in Washington DC en nog vijf vestigingen in Europa en in Singapore. Zylab werd in 1983 opgericht in Chicago. De onderneming werd in 2002 gekocht door Scholtes en zijn bedrijf dat tot dusver als wederverkoper in Nederland fungeerde.