Enterprise content management (ecm) heeft betrekking op technologieën en methodologieën die worden gebruikt om de content van een organisatie te beheren, als ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Op deze manier draagt het bij aan het verbeteren van business process management (bpm). Wat staat er het komende jaar te wachten voor ecm en bpm volgens Computable-experts?
De content chaos! Wordt het echt een chaos of valt het wel mee met de informatie-overload in 2015? De hoeveelheid artikelen, infographics en doemscenario’s over de groei van de hoeveelheid content stijgt even schrikbarend als de content zelf, zegt Oscar Dubbeldam, algemeen manager bij Migrato. ‘Organisaties raken het spoor bijster in hun eigen elektronische archieven. De procesmedewerker heeft moeite met het terugvinden van de juiste informatie om een beslissing te kunnen nemen. In 2015 lijkt het praktisch onmogelijk te worden om de kenniswerker in een organisatie optimaal te ondersteunen met de juiste informatie op het juiste moment en vanuit de juiste interne of externe bron.’
Niet alleen komt er in 2015 veel content bij, Dubbeldam wijst er ook op dat er veel mogelijkheden komen om deze content op een goede en efficiënte manier te ontsluiten. Bang zijn voor de content chaos hoeft dan ook niet meer, meent hij. ‘Nieuwe classificatie en migratietechnieken komen er aan.’
Enterprise process automation
Volgens Menno Heesbeen, regional managing director bij Redwood Software, zien steeds meer organisaties in dat enterprise process automation (epa) een belangrijke functie vervult binnen hun organisatie. ‘Wat voor velen jaren geleden is begonnen als ‘een simpele job-scheduler’ is uitgegroeid tot een kritische bedrijfsapplicatie die er voor zorgt dat de processen goed blijven draaien. Daarmee wordt de roep voor varianten vanuit de cloud voor proces automatisering en een goed governance model en compliancy ook steeds groter.’ Heesbeen signaleert dat steeds vaker het besef komt dat bedrijfsprocessen vaak over meerdere applicaties, systeemlandschappen en afdelingen heen worden uitgevoerd. ‘Steeds vaker ook realiseert een organisatie zich dat de impact van een proces dat niet goed draait groot is.’
Voor 2015 verwacht Heesbeen dat dit het jaar wordt waarin de definitieve stap wordt gemaakt voor organisaties om over te stappen op epa. ‘De volgende generatie van toepassingen heeft zich in de afgelopen jaren aangemeld en dit wordt het jaar dat organisaties hier definitief voor gaan kiezen.’ Hij voorspelt dat organisaties de financiële processen verder gaan automatiseren, zoals de financial close, reconciliaties en het aanmaken van journaalposten. Daarbij voorspelt hij ook dat organisaties epa gaan toepassen voor ‘IT landscape monitoring’, voor het beheren van sla’s met de business en voor het analyseren van trends in het landschap op basis van de geautomatiseerde processen. ‘We spraken eerder al over een back-office revolution en nu is ook de it operations revolution in volle gang!’
Invloed smartphone
Ook zal de toename in het gebruik van mobiele systemen en smart-proces apps in de zakelijke omgeving zaken invloed hebben op ecm en bpm, voorziet Hans Kaashoek, managing partner bij Strategy Partners. De door gebruikers uit te voeren taken en informatie-invoer maakt grote delen van bestaande bedrijfsprocessen en medewerkers overbodig, legt hij uit. ‘Het zijn met name de informatiecontrole en voorbewerkingstappen, met andere woorden de front-office taken, die gaan vervallen. Informatie vanuit de applicatie wordt direct gevalideerd met bestaande informatie en bij onvolledigheid of onjuistheid, wordt deze door de gebruiker aangevuld of gecorrigeerd. Het resultaat is clean-data die direct geschikt is voor verdere verwerking.’
Dit kan volgens Kaashoek op twee manieren worden bereikt. ‘De ene manier is door gespecialiseerde back-office medewerkers met behulp van advance case management software. De tweede manier is volledig automatisch met rulesbased software.’ Ook aanvullende informatie uit eventueel bijgesloten content, zoals een foto van een document of schade, wordt dan door content analyse functies geëxtraheerd, zodat de content zelf slechts ter referentie moet worden opgeslagen, zegt Kaashoek. ‘Hiermee verandert de rol van de content van een primaire informatiebron naar een ondersteunend element in de dataverwerking. De noodzaak voor specifieke ecm- en bpm-applicaties komt hiermee te vervallen. De integratie van content direct in de bedrijfsapplicatie zal de nadruk krijgen.’
Vreemd artikel. De kop ‘BPM en ECM wordt steeds belangrijker’ lazen we 10 jaar geleden ook al regelmatig. Nog een voorbeeld: ‘Besef dat bedrijfsprocessen over meerdere afdelingen heen worden uitgevoerd’…
Het laatste deel ‘Invloed smartphone’, zou ten opzichte van 10 jaar geleden wellicht toegevoegde informatie kunnen bieden (toen was er immers nog geen smartphone), maar geeft naast wat hippe krachttermen helaas ook geen nieuws.
Als voorbeeld: ‘Clean-data direct geschikt voor verdere verwerking kan worden bereikt door gespecialiseerde back-office medewerkers met behulp van advance case management software’.
Tja, zulke BPM-software gekoppeld met een ECM systeem (tezamen = advance case management) verkocht ik jaren geleden al en de betreffende medewerkers konden daarmee goed uit de voeten (en ik mag hopen dat Hans Kaashoek hiermee ‘gespecialiseerde back-office medewerkers’ bedoelt, anders weet ik niet wie hij dan wel voor ogen heeft).
Nou ja, misschien ben ik te kritisch en is dit wel een blijvend actueel onderwerp en komen we dit over 10 jaar nog steeds tegen.
Joost… Ik denk inderdaad dat dit soort onderwerpen blijvend actueel zijn. Termen veranderen, maar what’s in a name, technologieën veranderen in rap tempo en bedrijven hebben daardoor steeds het idee dat hun wensen en eisen veranderen. In mijn ogen is dat niet zo.
Een ondernemer wilde 20 jaar geleden precies hetzelfde als nu; winst maken en met een druk op de knop een compleet overzicht hebben van alles wat er zich in zijn bedrijf afspeelt :-).
Ik ben er van overtuigd dat we steeds een stap dichter bij het realiseren van die wens komen, maar dat we hem nooit ECHT zullen kunnen vervullen.
Het streven ernaar is mooi, het inslaan van de weg er naar toe is minstens net zo mooi en het zo optimaal mogelijk invullen ervan is super.
Als we ons realiseren dat elke geleverde oplossing een opstap is naar een verbeterde versie ervan is aan een belangrijke voorwaarde voldaan.
Een betere titel zou wellicht zijn ‘ECM en BPM worden steeds meer geintegreerd’. ‘Vroeger’ waren ECM systemen aparte systemen met eigen interfaces. Moderne ECM systemen zijn open systemen en vervullen hun rol van beveiligde archivering en snelle ontsluiting van data op de achtergrond. De gebruiker heeft dan niet of nauwelijks in de gaten dat er met een apart ECM-systeem wordt gewerkt. Informatie kan worden ontsloten naar verschillende clients, devices en ook direct in de bedrijfsapplicatie.
Business process management (BPM) wordt steeds belangrijker. Bedrijven moeten hun processen goed op orde hebben. Er zijn inderdaad veel veranderingen gaande. Om alle documenten goed af te handelen is een ECM systeem nodig. En dan hebben we ook nog eens te maken met meerdere kanalen waaronder de smartphone en de tablet.
Gartner heeft dit allemaal al voorspeld in haar Magic Quadrant voor Intelligente Business Process Management Systemen. Daarin worden de voorwaarden besproken. De kern zit hem in het feit dat bedrijven verschillende type bedrijfsprocessen op orde willen hebben: van sterk gestructureerd en geautomatiseerd (Straight Through Processing) tot ad hoc en gedreven door kennis werkers (Case management).
Volgende week ga ik hier een blog over plaatsen!