Managed hosting door True

Rad: Bijdrage workshop essentieel

Succesvol toepassen van rapid application development, deel 3

 

Een belangrijke bijdrage aan de kwaliteitsverhoging die wordt bereikt met rad vormen de workshops. Hierin werken ontwikkelaars en gebruikers samen aan het totstandkomen van een informatiesysteem. Gebruikers kunnen zich zo eerder een beeld vormen van het systeem, en al tijdens het ontwikkeltraject ingrijpen in eventuele onvolkomenheden. Consultant Claar van der Does plaveit de weg naar een geslaagde workshop.

Rapid application development (rad) streeft drie doelen na: een kortere doorlooptijd van ontwikkeltrajecten, lagere kosten en verbetering van de kwaliteit van informatiesystemen. In de praktijk wordt vaak de nadruk gelegd op het sneller en goedkoper zijn van de methode. Als gebruik wordt gemaakt van case-tools en prototyping wordt een aanpak al snel rad genoemd. Bij toepassing van rad in diverse organisaties is echter gebleken dat niet snelheid en kosten de belangrijkste redenen zijn om rad te gebruiken. Juist de kwaliteit van de opgeleverde systemen zien veel organisaties als de belangrijkste winstfactor van rad. Een grote bijdrage aan deze kwaliteitsverhoging ligt in de wijze waarop de gebruikersorganisatie bij de systeemontwikkeling wordt betrokken: het houden van workshops.
Workshops in een rad-project zijn gestructureerde bijeenkomsten waarin ontwikkelaars en gebruikers gezamenlijk werken aan de totstandkoming van een informatiesysteem. Het grote verschil met een 'gewone' vergadering is dat men tijdens een workshop daadwerkelijk werk verricht. Resultaten worden als het ware tijdens de workshop behaald. In een traditionele vergadering spreekt men veelal over werk dat buiten de vergadering wordt uitgevoerd.
Binnen de rad-aanpak maakt men onderscheid tussen joint requirements planning (jrp) workshops en joint application design (jad) workshops. Jrp-workshops worden tijdens de requirements planning- fase gebruikt om de grenzen van het te ontwikkelen systeem te bepalen. Het systeemontwerp komt tot stand tijdens jad-workshops. In deze workshops stelt men de werking van het systeem tot in detail vast. Vooral tijdens de user design-fase spelen ze een belangrijke rol.

Rad-teams

Het succes van een workshop hangt voor een groot deel af van de mensen die eraan deelnemen. Voor het uitvoeren van een rad-project worden één of meer rad-teams gevormd. Deze bestaan uit ontwikkelaars en vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie. De leden van een rad-team zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een (deel)systeem. Tijdens workshops werken ze samen aan het beoogde resultaat. Deze samenwerking tussen automatiseerders en gebruikers blijkt in de praktijk zeer vruchtbaar. De gebruikers kennen hun eigen probleemgebied; zij kunnen uitstekend inschatten welke oplossingen wel en welke niet tot het gewenste resultaat leiden. Ontwikkelaars weten welke mogelijkheden de techniek biedt. Zij brengen hun ervaring op het gebied van automatisering in, waardoor het wiel niet steeds opnieuw wordt uitgevonden.
Leden van een rad-team zijn bij voorkeur fulltime bij alle workshops aanwezig. In de user design-fase worden nog wel eens workshops gehouden met een wisselende samenstelling, om zo de belasting voor de teamleden te verlichten. Dit is alleen mogelijk als tijdens de workshops zeer duidelijk afgebakende delen van het systeem worden behandeld. Is dit niet het geval, dan leidt de wisselende samenstelling van de deelnemersgroep tot veel herhaling van discussies, inclusief de bijbehorende frustraties.
Toch is het niet nodig dat bij workshops alleen fulltime deelnemers aanwezig zijn. Specialisten kunnen worden opgeroepen voor een gedeelte van een workshop, omdat dit betrekking heeft op een onderwerp waarvan zij veel verstand hebben. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een gebruiker die veel weet van een specifiek onderdeel van de organisatie, of om een specialist op het gebied van procesmodellering. Deze personen dragen niet direct verantwoordelijkheid voor het eindresultaat, maar worden ingezet om tot een optimale oplossing te komen.
Een spilfiguur bij het houden van workshops is de workshop-leider of facilitator. Deze persoon treedt niet alleen op als gespreksleider, maar zorgt ook voor de voorbereiding van de bijeenkomst. Hij of zij inventariseert welke onderwerpen aan de orde moeten komen en maakt een draaiboek. Een goed draaiboek bevat een gedetailleerde agenda voor de workshop en geeft daarnaast aan op welke manier de verschillende agendapunten zullen worden behandeld. Het stellen van de juiste vragen en het hanteren van geschikte discussietechnieken en communicatiemiddelen hebben namelijk een grote invloed op de produktiviteit van een workshop.
De rol van facilitator is nieuw in de automatiseringsbranche en eist specifieke vaardigheden (zie kader). In de praktijk wordt deze rol vaak door de projectleider of teamleider vervult, maar dit is eigenlijk niet wenselijk. Een belangrijke eigenschap van de facilitator is dat hij onpartijdig is. Alle deelnemers moeten erop kunnen vertrouwen dat hun ideeën voldoende aandacht krijgen. Deze situatie kan alleen worden verkregen als de facilitator geen belang heeft bij de uitkomst van discussies. Voor een projectleider of teamleider die de rol van facilitator vervult, is het moeilijk zich onpartijdig op te stellen.
De facilitator is van wezenlijk belang voor het succesvol toepassen van workshops. Het houden van workshops met een onervaren facilitator is dan ook niet aan te raden en moet zoveel mogelijk worden voorkomen. Voor nieuwe facilitatoren is meelopen met een ervaren persoon een onmisbare manier om kennis op te doen. Daarnaast kunnen diverse toegespitste trainingen worden aangewend om de benodigde vaardigheden te verkrijgen.

Technieken en hulpmiddelen

Uit het bovenstaande zou men kunnen concluderen dat een workshop niet meer inhoudt dan het met de juiste mensen bespreken van een aantal onderwerpen onder leiding van een ervaren facilitator. In dat geval ziet men echter een belangrijk aspect van workshops over het hoofd. Tijdens workshops worden technieken en hulpmiddelen gebruikt om de ontwikkeling van een informatiesysteem bespreekbaar te maken. Van de omvangrijke ontwerpen bij traditionele systeemontwikkeling hebben we geleerd dat het vrijwel onmogelijk is om informatiesystemen duidelijk en volledig op papier te beschrijven. Het mondeling bespreken van een informatiesysteem is eveneens niet gemakkelijk. Tijdens workshops bestaat het gevaar dat de diverse deelnemers zich een eigen voorstelling maken van het te ontwikkelen systeem. Dit kan worden voorkomen door het gebruik van hulpmiddelen om de communicatie over het systeem te verbeteren. In de rad-aanpak wordt hiervoor gebruik gemaakt van prototypen: voorlopige versies van een systeem waarmee bepaalde aspecten van het systeem kunnen worden getoetst. Prototypen spelen met name tijdens jad-workshops een cruciale rol, omdat het systeem in deze fase van de ontwikkeling vorm begint te krijgen. Het gebruik van prototyping binnen rad is uitgebreid beschreven in het vorige artikel uit deze serie.
Tijdens workshops kunnen naast prototypen diverse modelleringstechnieken worden gebruikt om aspecten van een systeem in kaart te brengen. Hierbij is echter wel voorzichtigheid geboden. Gebruikers hebben vrijwel nooit ervaring met het hanteren van modelleringstechnieken. Hoewel diagrammen en modellen nuttig zijn om een bepaalde uitleg visueel te ondersteunen, zijn gebruikers vaak niet in staat ze zelfstandig te lezen. Laat staan dat ze kunnen controleren of een model overeenkomt met de bestaande of gewenste situatie. Voor het toetsen van de modellen is het van belang de goede vragen te stellen of - nog beter - gebruik te maken van prototypen.
In de workshops komen niet alleen onderwerpen ter sprake die betrekking hebben op een te modelleren deel van een informatiesysteem. Ook zaken als het prioriteit geven aan de gewenste functionaliteit of het bepalen van een geschikte strategie voor invoering van een systeem komen aan de orde. Om de aandacht van de deelnemers vast te houden - de duur van een workshop is één tot drie dagen - is het nodig om dergelijke gespreksonderwerpen te visualiseren. Er zijn simpele hulpmiddelen als een flipover en een whiteboard, maar een techniek die veel verder gaat dan alleen het visualiseren van discussies is 'Metaplan'. Deze maakt gebruik van gekleurde kaartjes in verschillende maten en vormen, diverse stickers, viltstiften en grote prikborden. Met deze hulpmiddelen worden agendapunten op gestructureerde wijze behandeld. Een belangrijk kenmerk hierbij is dat meningen en ideeën op kaartjes worden geschreven. Hierdoor is de schroom om met een idee voor de dag te komen vele malen kleiner dan bij gewone discussies en leveren alle deelnemers een bijdrage, ongeacht functie of status.
Metaplan komt oorspronkelijk uit de hoek van het sociaal management en is dus niet specifiek bestemd voor systeemontwikkeling. In de praktijk is gebleken dat de techniek zeer succesvol kan worden toegepast als onderdeel van de rad-methode. De wijze waarop Metaplan binnen een workshop wordt ingezet, is in grote mate afhankelijk van de voorbereiding en ervaring van de facilitator. In het algemeen geldt echter dat het gebruik van deze methode leidt tot complete en efficiënte behandeling van agendapunten. Bovendien nodigt de techniek uit tot creativiteit.

Valkuilen

Organisaties zijn in het algemeen zeer enthousiast over de resultaten die tijdens workshops worden behaald. Toch is het behalen van succes met workshops niet gemakkelijk. Hieronder wordt een aantal veel voorkomende valkuilen genoemd (zie ook kader).
Workshops kunnen alleen produktief zijn als het mogelijk is om tijdens de bijeenkomst beslissingen te nemen. Hebben de deelnemers hiervoor niet voldoende kennis of beslissingsbevoegdheid, dan verwordt de workshop tot een vage bespreking zonder concrete resultaten. Zo mogelijk nog erger is het, wanneer beslissingen die tijdens een workshop genomen zijn in een later stadium door het management worden teruggedraaid. Dit demotiveert de teamleden en brengt bovendien de voortgang van een project in gevaar.
Zonder goede voorbereiding is de kans op een echt produktieve workshop gering. Dit geldt in de eerste plaats voor de facilitator, die - zoals hierboven vermeld - ervaren moet zijn. Maar ook voor de overige deelnemers is het van belang dat ze zich kunnen voorbereiden op de te behandelen onderwerpen. Alleen dan is het mogelijk om tijdens de workshop gefundeerde en breed gedragen beslissingen te nemen. Een hulpmiddel hierbij is om de deelnemers een aantal dagen voor de workshop een werkdocument toe te sturen, waarin het doel van de workshop en de te bespreken onderwerpen duidelijk beschreven zijn. Dit geeft de deelnemers de kans om bepaalde zaken van tevoren uit te zoeken of te bespreken met collega's die geen onderdeel uitmaken van het rad-team. Overigens kan een te grondige voorbereiding ook funest zijn voor een workshop. In dit geval bestaat namelijk de kans dat er geen resultaten worden behaald tijdens de workshop, omdat al het werk al is gedaan. De workshop wordt hierdoor een traditionele (en slaapverwekkende) vergadering.
De locatie waar een workshop wordt gehouden, heeft een grote invloed op de produktiviteit. Natuurlijk is het van belang dat de ruimte groot genoeg is en dat alle benodigde hulpmiddelen aanwezig zijn. Maar nog belangrijker is het dat de workshop wordt gehouden op een plek waar de teamleden afstand kunnen nemen van hun dagelijkse werkzaamheden. Als een deelnemer tijdens een workshop wordt gestoord, ligt vrijwel altijd het werk van het hele team stil. Het is daarom verstandig om de workshop niet in de buurt van de dagelijkse werkplek te houden.
Een veel voorkomend probleem tijdens een workshop is tijdgebrek. De behandeling van een agendapunt neemt wel eens meer tijd in beslag dan van tevoren was voorzien. Reserveer daarom voldoende tijd voor workshops. Het is beter om een tweedaagse workshop na anderhalve dag te beëindigen omdat alle onderwerpen behandeld zijn, dan dat de agenda niet wordt gehaald. Dit kan immers de voortgang van het project bemoeilijken. Ook het afkappen van discussies is geen goede oplossing voor tijdgebrek. Discussies zijn nu eenmaal nodig om tot beslissingen te komen die door het gehele rad-team worden gedragen.
Een laatste valkuil heeft betrekking op de verslaglegging van een workshop. Wanneer geen verslag wordt gemaakt, ontstaat vaak in de loop van een project discussie over eerder ingenomen standpunten. Het maken van verslagen mag echter niet teveel tijd kosten; het is immers geen doel op zich. In sommige organisaties wordt gebruik gemaakt van een case-tool voor het vastleggen van resultaten tijdens de workshop. Niet alle resultaten kunnen echter gemakkelijk in een dergelijk tool worden vastgelegd. Door tijdens de workshop aantekeningen te maken met behulp van een tekstverwerker, kost het maken van het verslag na afloop van de workshop minder tijd.

Snelle afstemming

Het gebruik van workshops in ontwikkeltrajecten levert in de praktijk zeer concrete resultaten op. Workshops maken een snelle en eenduidige afstemming tussen diverse betrokkenen mogelijk. De samenwerking tussen teamleden, gecombineerd met het gebruik van geschikte communicatietechnieken, bevordert de creativiteit. Tijdens workshops worden in korte tijd goed gefundeerde beslissingen genomen. Conflicterende meningen komen eerder boven water waardoor al vaak tijdens de workshop een oplossing kan worden gevonden. Door de directe betrokkenheid van gebruikers sluiten de ontwikkelde systemen beter aan bij de eisen en wensen van de gebruikersorganisatie. Gebruikers zijn in staat zich veel eerder een beeld te vormen van het systeem, waardoor ze al tijdens het ontwikkeltraject kunnen ingrijpen in eventuele onvolkomenheden. Dit alles draagt bij tot een hogere kwaliteit van informatiesystemen.
 
Mevr. ir C.E. van der Does is werkzaam als rad-consultant bij Consultdata Nederland b.v. te Diemen.

Een goede facilitator:

  • kan niet alleen goed communiceren, maar ook goed luisteren;
  • is onpartijdig;
  • heeft overwicht;
  • nodigt uit tot creativiteit;
  • houdt steeds zicht op het geheel.

Valkuilen workshops

    Niet de juiste deelnemers;
  • Onvoldoende beslissingsbevoegdheid;
  • Onervaren facilitator;
  • Onvoldoende voorbereiding;
  • Geen geschikte locatie;
  • Te weinig tijd;
  • Gebrekkige verslaglegging.

Dit is het derde en laatste artikel uit de serie over rapid application development. Het eerste artikel ging in op de weerstanden bij het invoeren van rad en hoe deze kunnen worden overwonnen. Het tweede artikel behandelde de rol van prototypen.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1315342). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×