Praktische problemen bij het invoeren van de euro

Aan de strijkstok...

Wat komt er allemaal kijken bij de invoering van de euro? In twee artikelen gaan Edmond van Houten en Jan Buurman in op de belangrijke knelpunten. Behandelden zij in het voorgaande artikel de te volgen strategie bij deze operatie, in dit tweede deel lichten zij de praktische problemen toe die zich kunnen voordoen bij de conversie naar de nieuwe munteenheid.

Per 1 januari 2002 is het dus zo ver, dan is de euro de officiële munteenheid. 'Begin tijdig' luidt het advies van de twee 'euro-specialisten' en zij vervolgen hun reeks tips.
 
Tip: Analyseer de gevolgen voor de bedrijfsvoering goed en denk drie keer na voor het wegwerken van een gevolg.
Strategieën en tactieken hebben altijd iets tot gevolg. Door de conversie naar de euro ontstaan er afrondingen, waardoor bijvoorbeeld totalen niet meer kloppen, of er ontstaan andere inconsistenties. Daarnaast mogen eurogegevens niet in het guldencircuit terechtkomen en de guldengegevens van vóór de overgang moeten in euro's worden verwerkt. Al dit soort gevolgen en aspecten moeten de revue passeren. Elk ontdekt gevolg vraagt om analyse en daarna moet de invloed worden bepaald. Zo is het van het grootste belang alle echte gevolgen voor het uitvoeren van het bedrijfsproces in kaart te brengen. Als reden om het gevolg weg te werken wordt vaak aangevoerd dat het niet mooi staat, en wordt geopperd dat bepaalde verbanden koste wat kost ook ná de euroconversie in tact moeten blijven.
Het devies is om gevolgen te accepteren. Er moet een werkelijk onverantwoord gevolg voor de bedrijfsuitvoering ontstaan, voordat men iets gaat oplossen. Het oplossen is namelijk vaak moeilijker dan het op het eerste oog lijkt. Geregeld wordt met het oplossen van het ene gevolg elders weer een ander gevolg gecreëerd. Hierdoor ontstaat een sneeuwbaleffect met een onvoorspelbaar eindresultaat.
 
Tip: Accepteer dat bij de conversie naar de euro afrondingsverschillen ontstaan.
Naast de conversiestrategie is het verstandig met nog meer thema's rekening te houden. Bij het omzetten van bedragen naar euro's vinden afrondingen plaats. Op zich is daar niets mis mee, maar als het eurobedrag weer wordt teruggerekend naar guldens, kan hier een ander bedrag uitkomen. Dat is helemaal niet erg, maar het druist een beetje tegen ons gevoel voor rechtvaardigheid in.
Toch is hier niets misdadigs aan, zolang een eurobedrag maar met twee cijfers achter de komma wordt gehanteerd. Moet er bij het terugrekenen van een eurobedrag naar guldens (afgerond op twee decimalen) weer hetzelfde uitkomen, dan zit er niets anders op dan voor het eurobedrag drie (of meer) decimalen te hanteren. Dat is vervelend voor systemen waarin bedragen met twee decimalen zijn opgeslagen. Die systemen vereisen aanpassing op extra decimalen en dat vergt extra investeringen. Die extra decimalen moeten vervolgens overal zichtbaar zijn. Gebeurt dat niet, en worden de bedragen op schermen of uitdraaien weer op twee decimalen afgerond, dan is what-you-see, not-what-you-get. Dat kan vervelend zijn, want een afgerond totaal hoeft niet meer te kloppen met de afgeronde losse bedragen.
 
Tip: Houd het aantal decimalen in systemen gelijk en accepteer eventuele effecten.
De komst van de euro dwingt eigenlijk tot het representeren van bedragen met minimaal twee decimalen. Hiervoor is al aangegeven dat het toevoegen van extra decimalen in systemen extra inspanningen vergt. Wat te doen als bepaalde guldenbedragen met minder dan twee decimalen zijn uitgevoerd? De eenvoudigste en goedkoopste oplossing is dat gewoon zo te houden. De rekensystematiek verandert dan niet en het proces dus ook niet. Het nadeel is dat men niet helemaal conform de Europese regels handelt. Maar hoe erg is dat?
Er bestaan geen sancties op het niet naleven van die twee decimalen. Het grootste risico dat men loopt is dat een klant dingen zelf narekent en het verschil claimt. Dat zal natuurlijk alleen gebeuren als dat verschil in zijn nadeel uitvalt. En dan kan hij altijd nog gelijk krijgen. Wat goedkoper is dan de hele rekensystematiek omgooien. Bovendien verkeert men met afronden op hele getallen in goed gezelschap. De belastingdienst doet het, net als alle ministeries, ook bij het vaststellen van eurobedragen die voorheen in guldens ook uit mooie ronde bedragen bestonden. Om eventuele problemen te voorkomen is het 't overwegen waard om af te ronden in het voordeel van de klant. Dat heeft uiteraard een financieel nadeel en kan leiden tot het noodzakelijk aanpassen van andere bedragen.
 
Tip: Bij conversie naar de euro kunnen grote verklaarbare verschillen ontstaan.
Bij het omrekenen van guldenbedragen naar euro's vinden afrondingen plaats en bij het converteren van grote aantallen bedragen treedt de wet van de grote getallen op. Voor een groot deel vallen afrondingsverschillen dan tegen elkaar weg. De ene keer levert de afronding een verliesje op, de andere keer een winstje. Het totale afrondingsverschil ligt meestal in de buurt van nul. Dit wordt vaak gebruikt als controle om na te gaan of de conversie geslaagd is.
Een totaal afrondingsverschil in de buurt van nul is echter alleen te verwachten als de bedragen redelijk willekeurig zijn. Is het zo dat vaak dezelfde bedragen voorkomen, dan kan het afrondingsverschil overwegend wel eens juist positief, of juist negatief uitvallen. Het totale afrondingsverschil kan daarmee in de praktijk met grote aantallen bedragen wel in de duizenden euro's lopen. Een groot afrondingsverschil hoeft daarmee niet altijd te wijzen op een fout in de conversie.
 
Tip: Houd bij de conversie naar de euro rekening met speciale gevallen, zoals bedragen bestaande uit allemaal negens of 1 gulden of 1 cent.
Bij de conversie van bedragen moet rekening worden gehouden met speciale gevallen. Een bedrag bestaande uit allemaal negens kan betekenen dat een maximum van toepassing is. Dergelijke bedragen moeten dan niet gedeeld worden door twee en een beetje, maar gewoon blijven staan. Hetzelfde kan het geval zijn met het kleinst mogelijk bedrag, bijvoorbeeld 1 gulden of 1 cent. Als die kleine bedragen toch worden omgezet naar euro's komt er nul uit. Dat kan wel eens niet de bedoeling zijn.
In dat geval moeten deze bedragen dan ook blijven staan. Bij het maken van totaaltellingen en het bepalen van het totale afrondingsverschil dienen niet geconverteerde bedragen buiten beschouwing te blijven. Ten behoeve van controles op de conversie is het handig deze uitzonderingen apart te rapporteren.
 
Tip: Reken ook totalen om naar euro's en bereken deze niet opnieuw.
Een typisch euro-gerelateerd fenomeen is dat na een conversie van bedragen totalen niet altijd meer kloppen. Bij een optelling van de losse geconverteerde eurobedragen kan er wat anders uitkomen dan het geconverteerde totale guldenbedrag. Een remedie is het totaal in euro's opnieuw te berekenen. Dit heeft als nadeel dat dan het nieuwe eurototaal niet meer overeenkomt met het oorspronkelijke guldentotaal. Het oorspronkelijke totale guldenbedrag is elders te gebruiken en daar wordt het omgerekend naar een eurobedrag. Het naar euro's omgerekende totaalbedrag klopt dan niet met het opnieuw berekende eurototaal. Het opnieuw berekenen van een totaal leidt zodoende vaak weer tot andere herberekeningen.
Moet bijvoorbeeld een factuur blijven kloppen, dan zou men de individuele posten moeten converteren, zou men het bedrag exclusief BTW opnieuw moeten bepalen, zou de BTW opnieuw moeten worden uitgerekend in euro's en dan zou men het totale bedrag weer opnieuw moeten berekenen. Maar dan kloppen de BTW-aangifte aan de belastingdienst en de bedragen in de boekhouding niet meer. Het is over het algemeen veel eenvoudiger zaken niet opnieuw te berekenen. In plaats daarvan is het minder werk te accepteren dat bepaalde totalen niet meer kloppen. Dit is altijd uit te leggen als een eenmalig euro-omrekeningsverschil.
 
Tip: Voer berekeningen in euro's niet opnieuw uit, alleen omdat het resultaat ogenschijnlijk niet meer klopt.
Hetzelfde fenomeen met totalen komt ook voor met andere vormen van berekeningen. Bij een vermenigvuldiging met een tarief treden soortgelijke verschillen op. Een aantal keer een guldentarief levert iets anders op dan hetzelfde aantal vermenigvuldigt met het omgerekende eurotarief.
Ook hier is de beste remedie om verschillen simpelweg te accepteren. Het opnieuw uitrekenen vereist dat een compleet deel van het proces opnieuw wordt uitgevoerd. Bij de herberekening zal een verschil ontstaan. Verschillen die in het reguliere proces als een correctie zouden worden verwerkt. Deze correctie moet in dit geval echter worden onderdrukt, immers voor de klant is er eigenlijk niets veranderd.
 
Tip: Voer een berekening in het verleden ook in euro's uit. Gevallen waar dat slecht uitpakt melden zich vanzelf. Ga met de afhandeling daarvan soepel om en reserveer hiervoor een potje.
In sommige processen kan het voorkomen dat wijzigingen met terugwerkende kracht worden doorgevoerd. Dit houdt in dat een opgave uit het verleden aan wijzigingen onderhevig is en dat op basis daarvan een herberekening plaatsvindt.
Een voorbeeld hiervan is een correctie op een kortingpercentage uit het verleden. De berekende bedragen in het verleden worden dan met het aangepaste percentage opnieuw bepaald. De uitkomst in euro's is anders dan als de berekening in guldens was uitgevoerd. Het verschil tussen een berekening in guldens en een berekening in euro's blijkt in de praktijk in de meeste gevallen mee te vallen. Bij een complete herberekening van een praktijkgeval ligt het vaak in de orde van grootte van enkele eurodubbeltjes. Het beste is deze verschillen maar te accepteren. Extreme uitzonderingen melden zich vanzelf (piepsysteem) en zijn uit coulance achteraf alsnog handmatig te corrigeren. Het is wel verstandig hiervoor een euro-coulance-potje te reserveren.
 
Tip: Wees bedacht op interpretatie van bedragen rond de overgang. Voeg niet klakkeloos een valuta-aanduiding toe, maar maak goede afspraken tussen zender en ontvanger.
Bij een 'big-bang' geldt: tot 1 januari 2002 alles in guldens, daarna alles in euro's. Een speciale behandeling verdienen dan de bedragen die rond de overgang onderweg zijn. Deze worden verzonden in het guldentijdperk (en luiden dus in guldens) en komen aan in het eurotijdperk. Als er geen speciale maatregelen worden getroffen, loopt men het risico dat deze guldenbedragen als euro's worden verwerkt. Goede afspraken voorkomen een foutieve interpretatie van bedragen. Over het communiceren van bedragen zijn tussen zender en ontvanger goede afspraken te maken. Het is hiervoor niet altijd noodzakelijk een valuta-aanduiding toe te voegen. Dat lijkt de mooiste oplossing, maar dan zit men tot in lengte van dagen met een overbodige aanduiding. Een valuta-aanduiding waarvan mensen zich nog in 2005 afvragen wat die daar doet.
Kijk maar eens op de facturen van veel Amerikaanse bedrijven. Die zetten er ook nooit op dat het dollars zijn. Een goede tijdelijke oplossing is een stickertje (alle bedragen luiden in guldens of juist euro's). Een ander werkbaar alternatief is het ook op een formulier of bericht vermelden van een datum. In dat geval volstaat de afspraak tussen zender en ontvanger: tot 1 januari 2002 alles in guldens, daarna alles in euro's.
 
Tip: Regel iets voor het gebruik van historische gegevens die in guldens vermeld blijven.
Historische gegevens worden niet meer actief gebruikt bij het uitvoeren van de bedrijfsprocessen. Echter, deze gegevens worden niet voor niets bewaard. In bepaalde bijzondere situaties worden de historische gegevens uit de kast gehaald. Bij de meeste bedrijven is de hoeveelheid historische gegevens groot. Daarbij zijn deze gegevens vaak minder toegankelijk voor conversie.
Uit pragmatische overwegingen kiest men er dan voor deze gegevens niet naar euro's te converteren. Ze blijven dus in guldens staan. De gegevens staan er niet voor niets, dus er komt een moment dat iemand er iets mee gaat doen. Dan is het van belang te zorgen dat guldengegevens niet als euro's worden verwerkt. Hiervoor zijn procedurele maatregelen te bedenken.
 
Tip: Houd rekening met bedragen die een limiet vormen en de toepassing hiervan in het eurotijdperk. De betekenis "valt er net wel onder" of "valt er net niet onder" zorgt voor verrassingen.
Limieten worden gebruikt om een grens aan te geven. Een geval valt net wel of net niet in een categorie. Nadat de guldenlimieten zijn geconverteerd naar eurobedragen, kunnen vergelijkingen opeens anders uitvallen. Bij een indeling "0 tot en met 99 gulden" en "100 gulden of meer" valt een bedrag altijd in een van de twee categorieën. Bij omrekening van de limieten naar euro's wordt dat: "0 tot en met 45 euro" en "45 euro of meer". Dan valt 45 euro opeens in twee categorieën. Bij een geautomatiseerde keuze is het dan zelfs niet uitgesloten dat het systeem op hol slaat en rare dingen gaat doen. De indeling zal voor het eurotijdperk opnieuw bepaald moeten worden. De vraag hierbij is welk limietbedrag nou leidend is, de 99 of de 100. Sta hier niet te lang bij stil, want de ervaring leert dat dergelijke limietbedragen in een later stadium alsnog worden herzien. Veel limietbedragen worden jaarlijks door externe instanties opgelegd. Als het een eigen keuze is, wil het management vaak ook even aan de knoppen draaien. Er komen dan weer nieuwe mooie grensbedragen uit of commercieel verantwoorde bedragen.
 
Tip: Hanteer een ruime interpretatie van wetten en regels. Kies daarmee de oplossing die het eenvoudigst is uit te voeren.
Nederlanders zijn gewend alles goed te regelen in wetjes en regeltjes. Dat gebeurt niet alleen door de overheid, ook intern zijn bedrijven en instellingen daar zeer bedreven in. De euro maakt grenzen - zoals uit het vorige punt al blijkt - wat minder hard. Harde waarheden worden opeens zacht; 1+1=2, toch? Converteer die maar eens naar de euro. Dan is 0+0 opeens 1. Het kan dus voorkomen dat men in het guldentijdperk aan de regeltjes voldoet, terwijl als men alles strikt volgens de regels naar de euro converteert, dat opeens niet meer het geval is. Of toch wel, want alle bedragen zijn immers netjes omgerekend? Hier ligt de ruimte voor interpretatie. Pak die ruimte. Wacht niet op uitleg van regels in het eurotijdperk van regelgevers of brancheorganisaties. De werkelijkheid wijst uit dat deze uitleg maar mondjesmaat verschijnt en niet altijd een handvat biedt.
 
Tip: Werk achterstanden zoveel mogelijk weg.
Veel organisaties hebben in meer of mindere mate te maken met werkvoorraden oftewel achterstanden in verwerking. Deze achterstanden zijn het management altijd al een doorn in het oog. Echter, voor de overgang naar de euro veroorzaken deze een extra probleem als er bedragen inzitten. De werkvoorraden die niet weggewerkt zijn bij de start van de overgang, moeten na de overgang worden verwerkt. Ze zijn ontstaan in het guldentijdperk en bevatten dus guldengegevens. Om deze te kunnen verwerken in het eurotijdperk moeten de bedragen allereerst worden omgerekend naar euro's. Dit is een vertragende factor bij het verwerken. En dat in een tijd dat het werk toch al iets trager verloopt, omdat iedereen nog moet wennen aan de euro. Probeer daarom de werkvoorraden zo veel als mogelijk weg te werken vóór de overgang.
 
In het eerste artikel van deze serie over de conversie naar de euro Ouverture van de euro (16 februari, pagina 42) lag het zwaartepunt op het maken van de juiste strategische keuze en reikten de auteurs daarvoor een reeks tips aan.
 

Edmond Van Houten Jan Buurman Projectmanagers Cadans Europroject

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2001-02-23T00:00:00.000Z Edmond van (e.a.) Houten
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.