Managed hosting door True

Digitale secretaresse structureert projectmanagement

NCC zet projectmanagementtool in voor schrijven van beleid

 

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zet de projectmanagementsoftware Projectplace in om projecten beter te beheersen. Koos Kranenburg van het Nationaal Crisiscentrum (NCC) gebruikt de software om het schrijven van beleid te structureren. Hij is nog niet helemaal overtuigd dat het er ook de juiste tool voor is.

Het barre winterweer van de afgelopen weken zorgde voor drukte bij het Nationaal Crisiscentrum (NCC), onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Omdat er sprake was van een tekort aan strooizout, zette het NCC alle zeilen bij om dit probleem mee te helpen op te lossen. Bij het NCC werden belangrijke processen, zoals bellen met leveranciers van strooizout, gecoördineerd. De medewerkers van het crisiscentrum worden opgeleid en getraind om dit soort klussen te klaren. Koos Kranenburg coördineert het opleidingsprogramma van het NCC.

Op een donderdagochtend in januari is de hectiek even voorbij bij het NCC. Kranenburg stapt de lift uit op de vijftiende verdieping. Hij loopt door een gang met oranje muren. Openstaande deuren verklappen dat in de kamers ook oranje accenten zitten. De coördinator hangt zijn jas op en start zijn computer op. De software Projectplace wordt opgestart.

Het ministerie werkt sinds twee jaar met de projectmanagementsoftware van het Zweedse bedrijf. De ene afdeling werkt er dagelijks mee, andere afdelingen hebben alleen nog een pilot waarin het programma wordt gebruikt. Ook de afdeling van Kranenburg doet mee aan een pilotproject. ‘Binnen het NCC wordt deze tool al ingezet voor projectmanagement. Een collega doet dat bijvoorbeeld en hij is er erg tevreden mee', zegt Kranenburg, terwijl hij het programma opstart.

Voortgangsrapportage

De coördinator schuift aan zijn bureau aan en zet zijn leesbril op. Op het scherm verschijnt een lijst van taken die hij vandaag moet af hebben. Voor vandaag staat een voortgangsrapportage op het programma. Daarna opent hij Microsoft Outlook, zodat hij kan zien of er vergaderingen op de planning staan.

Kranenburg gebruikt Projectplace niet als projectmanagementsoftware. De werknemer van het ministerie was eigenlijk op zoek naar een tool om het beleid te structureren. ‘Het ontwikkelen van beleid is eigenlijk een soort van een project.' Hij zocht software om de verschillende activiteiten goed te plannen. ‘Ik ben op zoek naar een robot die mijn agenda regelt. In deze drukke tijd heb je zoveel vergaderingen, activiteiten en deadlines dat je het zelf niet meer kan overzien.'

De software is projectmanagementsoftware en daarom niet helemaal geschikt om beleidontwikkeling te ondersteunen. ‘We hebben een aantal bypasses bedacht. Bij een project en daarom ook in de software van Projectplace, heb je middelen beschikbaar, zoals geld. Ik vul hier nu de doelen in die het plan moet onderschrijven. Zo kan ik controleren of het plan wel aan de gestelde doelen voldoet.'

Deadlines

De coördinator schuift weer aan zijn bureau en klikt de projectmanagementsoftware open. Hij kan niet alleen zien of hij zelf de deadlines gaat halen, ook van de voortgang van collega's is hij op de hoogte. Maar dan moeten ze wel de software op de juiste manier en dus intensief gebruiken. ‘Ik merk dat het moeilijk is om collega's mee te krijgen om te werken met de software. Het is toch weer een programma erbij om bij te houden en dat is in de hectiek van de dag vaak te veel.' De software gebruikt hij ook om documenten met collega's te delen.

Kranenburg is nog niet helemaal overtuigd dat Projectplace de ideale tool is om beleidsontwikkeling te ondersteunen. ‘Je hebt een bepaalde discipline nodig om alle activiteiten in te voeren. Zolang jij dat niet doet, wijst het systeem je ook niet dat je ergens niet aan voldoet.' De robot die de agenda regelt, heeft hij nog niet gevonden. ‘Ik vind het prettig dat ik zie wanneer ik uit de pas loop. Dan worden dingen rood. Maar dat kan in Outlook bijvoorbeeld ook. Projectplace is een programma dat vooral voor projecten goed loopt en daar werkt het goed. Ik blijf daarom voor mijn andere activiteiten op zoek naar de ultieme mechanische secretaresse', lacht Kranenburg.

Projectplace

Projectplace is projectmanagementsoftware van het gelijknamige Zweedse bedrijf Projectplace. Het hoofdkantoor van Projectplace is gevestigd in Stockholm. In Nederland heeft het bedrijf een vestiging in Amsterdam. Wereldwijd heeft de Zweedse organisatie meer dan honderd mensen in dienst.

De projectmanagementsoftware is webbased.

In Nederland heeft het bedrijf klanten zoals DHL, UWV, Ministerie van Binnenlandse Zaken, PriceWaterhouseCoopers, KPN en Vodafone.

Reactie Robert Drolinga, Country Manager Benelux Projectplace

'Projectplace is gericht op online projectmanagement voor een ieder die aan projecten werkt. Een maximaal resultaat vereist een toegewijd team, het blijft mensenwerk. Met de feedback van Binnenlandse Zaken gaan we onderzoeken hoe we een team nog meer kunnen motiveren te werken aan het project via Projectplace. In de tussentijd blijven we volledige ondersteuning bieden.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3224869). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Citaat; ‘Ik merk dat het moeilijk is om collega's mee te krijgen om te werken met de software. /Citaat.

Klassieke denkfout. Een secretaresse kan ook zelf nadenken, omdat ze over kennis van de organisatie en het werkproces beschikt. Niet de mens moet de software zijn ondersteunen, maar andersom. Daar valt veel over te lezen : ISBN 978-90-812191-1-2

Ik heb jaren geleden eens naar deze tool gekeken; zag er goed uit.

Maar... dhr. Donkhorst heeft natuurlijk wel helemaal gelijk. Welke tool je ook gebruikt, de effectiviteit is afhankelijk van de input. Wanneer het kwaliteit van de organisatie (mensen, gedrag, cultuur, processen, etc.) niet voldoet, zal een tool niet helpen.

A fool with a tool is still a fool.

ehh, zodat ik het ook snap. Ik wil dus een tool dat voor mij m'n agenda plant omdat ik zelf het overzicht niet meer heb....

Ik sluit me aan bij bovenstaand citaat: "A fool with a tool is still a fool"

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×