Managed hosting door True

Methode lost mislukken project niet op

 

De projectmanagementmethode Theory of Constraints is niet dé oplossing voor het mislukken van ict-projecten. Volgens Computable-experts heeft een ict-project ook te maken met invloeden van buitenaf waar een projectmanager geen invloed op kan uitoefenen. Bij de Theory of Constraints wordt gekeken naar de knelpunten (constraints) in een project. Aan de hand daarvan wordt een planning gemaakt.

Ict-dienstverlener Garansys gebruikt de methode. Zij ontwikkelden samen met de grondlegger ervan een methodiek speciaal voor ict-projecten. De dienstverlener garandeert projecten op tijd, binnen budget en volgens de wensen van de klant op te leveren. Gebeurt dat niet, dan krijgt de klant een deel van het betaalde bedrag terug. Dat heeft Garansys de afgelopen vier jaar in vijf procent van de gevallen moeten doen.

'Bij ict-projecten zijn er veel knelpunten aan de orde die helemaal niet beïnvloedbaar zijn', zegt loopbaanadviseur Peter Ambagtsheer van Mentaspex. 'De strijd gaat dan niet zozeer over het oplossen van die knelpunten, maar om het uitsluiten van de verantwoordelijkheid ervan. Bij ict zijn zoveel betrokkenen dat iedereen wil meesturen. Dan is het de uitdaging om steun te krijgen voor een deeloplossing.' Ook management consultant Jo Sanders van Inter Access denkt dat wisselende ontwikkelingen buiten een project een te grote rol spelen in de ict. 'Dat geldt vooral voor langer lopende projecten en projecten die producten opleveren die een sterke technische en organisatorische inbedding nodig hebben in de klantorganisatie.'

Creativiteit

Projectdirecteur Rolf Peters van Logica vindt de methode niet geschikt voor projecten waar creativeit een belangrijke factor is. ' Vooral waar veel samenwerking tussen verschillende projectteams nodig is, is ToC geen bruikbare methode. Een voorbeeld van een dergelijk projecten is het realiseren van een webapplicatie waarbij de look-and-feel van een applicatie belangrijk is.

Ook vinden de experts de Theory of Constraints niet een methode voor alle ict-projecten. 'Het veronderstellen dat met één methode de veelheid aan verschillende projecten/veranderingen gemanaged wordt is naief', zegt Gilbert Silvius, lector aan de Hogeschool Utrecht. Ieder project staat op zichzelf en moet ook zodanig worden bekeken. 'Een ict-project heeft meer baat bij een projectmanagementmethode samen met een relevante methode voor een specifiek project, zoals een goede systeemontwikkelingsmethodiek voor een systeemsontwikkelingstraject', zegt directeur publieke sector John Schattorie bij Deloitte.

Voorbereiding

DGA Karel van Esch van Kastia denkt dat niet de projectmanagementmethode het project maakt of breekt, maar het voorbereidingstraject. 'Probleem bij veel ict-projecten is dat er al begonnen wordt voor de scope, bouwtekeningen en planning uitgewerkt zijn.' De juiste scope van het project is het belangrijkste, zegt ook business developmentmanager Reinier Morra van Sigmax Mobile Solutions. Hij kijkt ook altijd naar het kritieke pad en naar het risico van het project. Daarbij hanteert hij de projectmanagementmethoden Prince 2 en Scrum. 'De ToC methode lijkt hierop aan te sluiten.' Directeur Leendert Hinds van Hints Company trekt de vergelijking met Lean. 'Bijvoorbeeld de aandacht voor het reduceren van voorraden en Just-In-Time productie. Een belangrijk verschil is echter, dat Lean zaken globaal in kaart brengt, terwijl de ToC meer focus heeft. Het gaat erom om datgene te veranderen dat het meeste profijt oplevert.'

Consultant Jeroen Venneman van Xebia trekt de vergelijking met Scrum. ' In Scrum worden de knelpunten impediments genoemd en wordt hier dagelijks naar geïnformeerd binnen de daily standup van het Scrum-team. De continue focus op het (pijnlijk) zichtbaar maken van en vervolgens het verwijderen van knelpunten zorgt voor een toename van de productiviteit van het team.'

Veiligheidsmarges

Projectmanager Edwin van Meggelen van Vamecon Consultancy is positief over de methode. 'De methode toont aan dat het inbouwen van veiligheidsmarges onnodig is. Als marges worden ingebouwd in de planning worden ze ook echt opgebruikt.' Toch vindt hij de methode ook niet de oplossing. 'Het is een aanvulling op andere projectmanagementmethoden.'

Senior consultant Wouter Goedvriend vindt ToC een handig middel om knelpunten te identificeren en op te lossen. 'De methode is eenvoudig in te zetten en daarom nuttig bij het uitvoeren van projecten.' Projectmanager Tom Mensink van Info Support die samen met Caesar Group, het moederbedrijf van Garansys, een aantal projecten op deze manier uitvoerde is enthousiast over ToC. 'Het is echter nog steeds maar een klein deel van de totale set aan voor succes nodig zijnde principes en practices. Het is eerder een verhaal van en-en dan van of-of.'

Beste business case van 2009

Computable Business Cases 2010

Goed projectmanagement kan alleen als er een goede business case is opgesteld. De redactie van Computable zoekt naar de beste business case van het jaar 2009. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar.

Via een invulformulier kunnen bedrijven hun business case bij Computable aandragen. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.

Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.

Meld nu jouw business case aan!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3103482). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Het is een open deur dat ??n methode alleen niet d? oplossing voor het mislukken van ict-projecten is. Maar het zet wel aan tot nadenken dat Garansys in de afgelopen vier jaar vijfennegentig procent van haar projecten op tijd, binnen budget en scope heeft opgeleverd met behulp van de ToC-principes. En daarmee staan zij niet alleen, soortgelijke prestaties worden in meerdere organisaties met ToC behaald.

De titel is in basis een open deur, een methode op zich zal niet de oplossing zijn voor het mislukken van projecten. Maar?

De Theory of Constraints zoals Garansys die toepast binnen IT-projecten is een methode die er op gericht is om de juiste resultaten op tijd te leveren binnen budget.

Het betreft het hier een 3-tal factoren:
- Het juiste: In IT-projecten de benodigde functionaliteit om business cases waar te maken. Hiervoor worden de thinking processes van Eliyahu Goldratt toegepast om hier eenduidig over te kunnen spreken tijdens het project (zowel in voorbereiding als executie)
- Op tijd: In IT-projecten het waarmaken van de vooraf overeengekomen doorlooptijd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van critical chain project management (CCPM). CCPM geeft mogelijkheden hoe om te gaan met fenomenen als studenten syndroom en multitasking. Onderdeel hiervan is onder andere het erkennen van de veiligheidsmarges..
- Binnen budget: In IT-projecten binnen het gedefinieerde budget blijven. Indien er grip is op het juiste en op de doorlooptijd is het binnen budget blijven een resultante.

Kenmerken van bovenstaande onderdelen (met name PDSM en CCPM) zijn het beinvloeden van het gedrag van mensen die de projecten tot een succes maken. Het is dus een methode die een aanvulling kan zijn op de processen zoals deze geborgd zijn in een Prince2, Scrum etc. Met deze reactie wil ik duidelijk maken dat het geen vervanging van bovenstaande methoden maar eerder een aanvulling is.

Reacties in het artikel zijn gericht op een 3-tal gebieden:
- Creativitiet: Indien de Theory of Constraints wordt toegepast is er wel degelijk ruimte voor creativiteit. Het is echter wel zaak om de creativiteit op de juiste wijze vorm te geven. Dit wordt geborgd door overeenstemming over de te realiseren business doelstelling van de opdrachtgever en het achterliggende probleem.
- Gebeurtenissen buiten de projectverantwoordelijkheid: In de basis geeft de methode hier geen oplossing voor. Effect van het toepassen van de thinking processes is echter wel dat de verantwoordelijkheden veel duidelijker zijn. Indien een project (en/of programma) wordt geconfronteerd met gebeurtenissen die buiten de verantwoordelijkheid/invloedsfeer liggen is er waarschijnlijk een noodzaak het project stop te zetten totdat deze onder controle zijn. Er is geen enkele methode die hier wel een gedegen oplossing biedt buiten het gezonde verstand van alle betrokkenen bij het project/programma.
- Voorbereiding: Binnen de Theory of Constraints vormt de voorbereiding een belangrijk onderdeel van het project. Hier worden met name de thinking processes toegepast om onder andere de creativiteit maar de verantwoordelijkheden duidelijk te krijgen.

Meer weten? Schrijf u een keer in bij een TOC-IT Workshop van Garansys.

Op basis van de eerste twee reacties ontstaat bij mij de gedachte dat hier de methode verdedigd wordt en dat men de titel ?Methode lost mislukken project niet op? aanvalt als open deur.

Zelf heb ik geen praktische ervaring met de 'Theory of Constraints', vaak afgekort tot ToC, maar ik ben wel bekend met de basisgedachte hiervan.
Het is een bedrijfsproces verbeteringsmethode die is ontwikkeld vanuit een logistiek management invalshoek door consultant en managementgoeroe
Dr. Eliyahu Goldratt.

Bij ToC staat het verbeteren van de doorlooptijd centraal. Door de bottlenecks of constraints in een logistieke keten optimaal te exploiteren, wordt de effici?ntie van een voortbrengingsketen als geheel verbeterd. Met andere woorden, breng de zwakste schakels in een logistieke keten in kaart, ontzie die vervolgens zo veel mogelijk, of hef ze zelfs op. De toepassing van de ToC bij projectmanagement plaatst deze methode echter opnieuw in de schijnwerpers.

ToC principes worden in veel bedrijven toegepast, maar dan vaak onder de paraplu van andere procesverbetermethodes, zoals Lean. Lean is in Nederland veel populairder, maar heeft een aantal overeenkomsten met ToC. Net zoals Lean is ToC inmiddels uitgegroeid tot een algemene procesmanagementmethode en kan in veel verschillende situaties worden toegepast om business-constraints op te sporen en aan te pakken. Zodra er sprake is van een keten van afhankelijke gebeurtenissen is ToC het bestuderen waard.

De afgelopen jaren besteedt ToC bovendien steeds meer aandacht aan strategie: Wat moet er veranderen, en hoe communiceer je dat. Door oorzaken en gevolgen in kaart te brengen, kunnen kansen worden opgespoord.

ToC is een wijze om ict projecten beter te managen en is een van de vele projectmanagementmethoden. ToC is niet beter of slechter dan andere methoden. Een methode is het best toepasbaar bij een specifiek soort project onder specifieke omstandigheden.

Een korte reactie op hetgeen in het artikel en de bovenstaande reacties wordt geschreven over invloeden van buitenaf. Hier is in de planning middels Critical Chain scheduling wel degelijk rekening mee te houden. Eli Goldratt geeft hier in zijn boek Critical Chain ook voorbeelden van, bijv. doordat heel specifieke afspraken worden gemaakt met leveranciers van halffabrikaten.

Concreet houdt de methode hier rekening mee doordat zogenaamde "feeding buffers" kunnen worden gedefinieerd m.b.t. externe afhankelijkheden ?n doordat de mate waarin de "project buffer" wordt opgesoepeerd een indicatie kan zijn voor een knelpunt, hetzij intern, hetzij extern. Op het moment dat het projectplan wordt opgesteld, kan op schadelijke gevolgen van gebeurtenissen buiten de projectverantwoordelijkheid worden geanticipeerd door de TOC Thinking Tool Future Reality Tree te gebruiken.

Hiervoor is de techniek Negative Branch Reservation (het vooraf oplossen van negatieve gevolgen van een gecre?erde toekomstige situatie door expliciet maatregelen te nemen om die gevolgen te voorkomen) heel geschikt.

De aantrekkelijkheid van ToC is gelegen in een planning op basis van verwachte problemen en een kritische beschouwing van de oplossing daarvoor. Dit in plaats van een verwachting over de resultaten van een stap. Dit is doordachter en schept ook juist een discussie op een nievau voorbij de impliciete veronderstellingen. Het is daarbij ook een opmaat voor samenwerking.

Samenwerking verlangt van de partijen dat zij van hun standpunten afkomen en denken in belangen, de eigen en die van de ander. Het verenigen van belangen heeft nodig dat creatief gekeken wordt naar het totale belang: " Hoe kunnen we gezamenlijk de koek vergroten?" Dus anders kijken en denken, inherent aan ToC. Bij samenwerken gaat het om integraal onderhandelen in plaats van positioneel. Vertrouwen en dit opbouwen wordt daarmee toegevoegd aan een methode gebaseerd op knelpunten die je mag verwachten. ToC en samenwerken zijn geen tegenstrijdigheden. Beide sluiten elkaar echter niet (in grote mate) in.

Ronald van Tol
Van Tol Bestuur, management en advies

De laatste tijd heb ik me verdiept in de ToC. Ik kan me dan ook aansluiten bij Luc Spaas aangeeft. Wat hij mijns inziens wat onderbelicht, is (hoewel dat wel een speerpunt binnen Garansys is) het vastleggen en waterdicht aftimmeren van de business case. In mijn ervaring is deze vaak niet goed onderbouwd of komen er steeds weer wijzigigen (Moscow principe wordt steeds meer uitgediept). Bij een goede voorbereiding hoort dus het evalueren, desnoods aanpassen van de business case. Dit staat los van de eerder genoemde factoren tijdens de uitvoering.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×