Managed hosting door True

Magazine

Zo stuurt u bij projectproblemen

 

Ict en projecten, ze lijken garant te staan voor problemen. Maar hoe komt dat toch? En belangrijker, hoe is er mee om te gaan? Het zijn zaken waar Peter Siebbeles, auteur van het boek ‘Beter projectmatig leren werken en denken’, zich ook druk over maakt. Hij komt dan ook met vijf tips om te sturen bij projectproblemen.

Het begint allemaal met de vraag waarom de opdrachtgever een project wil hebben. Welk probleem moet er worden opgelost? Zo maar ‘iets’ gaan doen is volgens Siebbeles geen optie en er zal ook geen draagvlak voor zijn. ‘De doelstelling van een project geeft aan wat de oplossing is voor het probleem en waartoe het project dient. Het benoemt wat de organisatie wil bereiken en hoe het wordt opgelost. Probleem en doel zijn hierdoor met elkaar verbonden. In tegenstelling tot het projectresultaat, dat aangeeft welk middel het project tot stand brengt en nodig is om (een deel van) het doel te bereiken. Het zijn verwarrende begrippen die goed uit elkaar gehouden moeten worden om niet tot een spraakverwarring te leiden.’ Siebbeles heeft dan ook een vijftal tips die leiden tot het vaststellen van het ‘waarom’ en het ‘wat’ van een project.

Tip 1: Stel de afwijking vast
Een afwijking is het verschil tussen de huidige situatie (IST) en de gewenste situatie (SOLL). Dit houdt in dat in het geval IST en/of SOLL niet bekend is, er geen afwijking kan worden vastgesteld en er dus niets te onderzoeken of te verbeteren valt. Vandaar dat veel wordt gevraagd om eerst een beschrijving te maken van beide situaties voordat er een afwijking kan worden vastgesteld. Kort gezegd: tussen hoe het nu is en hoe het moet gaan worden.

Tip 2: Onderzoek het probleem
Na het vaststellen van de afwijking kan aan de hand van diverse methodes een nader onderzoek plaatsvinden naar de feiten en de analyse hiervan. Het geeft het belang aan van het juist bepalen van de werkelijkheid met de oorzaken en gevolgen. Het project wordt immers gestart op basis van dit uitgangspunt. Belangrijke vragen zijn: wat is het probleem, wie heeft het en wat zijn de oorzaken? Andere omschrijvingen van een probleem zijn: een kans, uitdaging, verschil, afwijking of kloof (gap).

Tip 3: Benoem het probleem in kwestie
Het is een vraagstuk of dilemma waarvoor een oplossing moet worden gezocht en het vormt het uitgangspunt voor het project. Als het project af is, moet met het projectresultaat (een deel van) het probleem opgelost zijn of kunnen worden. Met het benoemen van het probleem, het wie en de oorzaken wordt er een basis gelegd voor het project. Als er immers geen afwijking is of wordt verwacht, hoeft er verder ook niets te gebeuren.

De beschrijving kan eventueel worden aangevuld met de trigger met het ‘waarom nu’ en met de urgentie van het probleem in kwestie. Eigenlijk alles wat bijdraagt aan het duidelijk maken van wat er aan de hand is. Bedenk dat de oorzaak- en gevolgrelaties soms moeilijk zijn te doorgronden.

Tip 4: Formuleer het projectdoel
Nadat het probleem is vastgesteld, onderzocht en benoemd, kan het formuleren van oplossingen of alternatieven plaatsvinden. In principe zijn er behalve niets doen, twee oplossingskanten mogelijk: het aanpakken van de gewenste of de huidige situatie. In de meeste gevallen zal de oplossing zich richten op de laatste. Men streeft er immers naar te voldoen aan de gestelde norm of prestatie. Siebbeles: ‘Beschouw dit als een creatief proces waarbij niets te gek is. Ga brainstormen en kijken bij collega’s. Doe iets dat nog nooit bedacht is. Ook ict biedt ongekende mogelijkheden.’

Het doel van het project ontstaat in dit proces en heeft vooral als functie het geven van richting. Het is de oplossingskeuze van de organisatie en kan omschreven worden als ‘de organisatie wil bereiken dat de klachten van klanten dalen’. Een SMART-definitie helpt hierbij om het doel nader te formuleren.

Tip 5: Bepaal het benodigde middel
Aan de hand van het geformuleerde projectdoel wordt bepaald wat er nodig is aan middel(en) om dat te kunnen behalen. Ook hier zijn er vele wegen die naar Rome leiden. Bepaal welk concreet product of dienst er nodig is. Naar welk beoogd resultaat wordt in het project toegewerkt? Een mogelijke omschrijving hiervan is ‘als het project klaar is, zijn een operationeel systeem beschikbaar voor de registratie en afhandeling van klachten van klanten en een folder over de nieuwe werkwijze’.

De genoemde tips kunnen leiden tot het formuleren van de aanleiding met het probleem, de doelstelling met de oplossing en het resultaat met het middel die dienen als uitgangspunt voor het project. Het maakt deel uit van de projectdefinitie en wordt beschreven als onderdeel van het projectplan. Het zijn de professionals binnen het project die het voorbereidende werk doen. Ict’ers kunnen hierbij als tussengebruiker, systeemgebruiker of eindgebruiker een rol van betekenis spelen.

‘Het is de opdrachtgever die verantwoordelijk is te voor de te maken keuzes’, aldus Siebbeles. ‘Waarom wil die het project? Om de middelen te krijgen die nodig zijn om het gestelde doel te kunnen halen, zodat de problemen kunnen worden opgelost.’

Dit artikel is ook verschenen in Computable magazine jaargang 49, nummer 2, februari 2016.

Wie is Peter Siebbeles

Peter Siebbeles is freelance docent/trainer/auteur op het gebied van projecten, projectmatig werken en projectmanagement. Tevens is Siebbeles auteur van het boek ‘Beter projectmatig leren werken en denken’. In het verleden schreef Siebbeles ook voor Computable.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5714582). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Leuk natuurlijk allemaal, maar dat veel projecten vast lopen of zelfs gedoemd zijn te mislukken, begint natuurlijk met te (h)erkennen dat ICT projecten, niet bestaan. Alle projecten zijn business projecten. Hoe groot ook de ICT component ook is, uiteindelijk doen we het voor een organisatie doelstelling, niet om een stel ICT-ers tevreden te houden. Daar zit dan ook vaak het probleem.
Helaas denken veel ICT0-ers dat "de hoge heren" wel weten wat ze doen? Maar dat is kul. Durf kritisch te zijn en daarvoor hoef je echt geen dubbele major in bedrijfskunde te hebben. Op het moment dat je word weggestuurd vanwege "jij bent maar een ICT-er of te jong", zegt dat meer over een brevet van onvermogen aan de andere kant van de tafel. Zo super ingewikkeld is de basis van een organisatie niet. Je hebt een club mensen, spullen en misschien grondstoffen en gebouwen en machinerie. Die organiseer op dusdanige wijze dat er iets nieuws uitkomt en dat lever je. Dat kunnen fysieke producten of diensten zijn. Basiscursusje organisatietje spelen.
Maar helaas zijn veel mensen in organisatie niet alleen geïnteresseerd in de organisatie maar vooral in zichzelf. Mensen hebben behoefte om (h)erkent te worden. Dat kan op basis van macht, geld en prestige. Dit zijn vaak de redenen waarom veel (ICT) projecten mislukken. Of dat nu een politicus, hoge ambtenaar of senior manager is. En natuurlijk gaat zo'n persoon dat niet aan de grote klok hangen.
Tip: zodra je in een nieuwe organisatie komt, kijk wie het echt voor het zeggen heeft (na een paar dagen krijg je dat door, als je oor goed te luister legt). Vervolgens kijk je of de uitspraken die relevante beïnvloeders doen (en laten optekenen) ook stroken met hun acties. Juist door te kijken hoe je dit spel zou kunnen meespelen (met de hulp van anderen binnen die organisatie) bepaalt je succes van het project.
Als je bij voorbaat ziet dat het niet gaat lukken, begin er dan ook niet aan. Zonde van je tijd, energie en stress.

De titel lijkt me misleidend. De vijf tips voorkomen juist projectproblemen. Ze zorgen dat men goed nadenkt over de "business case" van het project. Ondanks een goede business case kom je in elk project wel problemen tegen. Deze tips zijn dan niet van toepassing.

Zonder goede business case aan een project beginnen en vervolgens in de problemen komen, komt vaak genoeg voor - lees de artikelen van René Veldwijk in Computable.

Het probleem is niet zozeer het niet KUNNEN maken van een goede business case, maar gebrek aan interesse bij beslissers. Zij komen ermee weg omdat zij "boven de wet staan" - wie doet hen wat? Gaat het mis dan is het een probleem voor hun opvolger, dus waarom zouden ze zich inspannen om een langdurig project goed op de rails te zetten?

@Karel, mee eens, maar suggereer je nu dat geen enkel project dan gaat lukken?
Ik heb vele projecten meegemaakt waar ik achteraf (en vaak ook vooraf besloot wegwezen) zag "prima verlopen, zelfs met de belangen" tot "wat een puinhoop, en geld verbrand, niets tot stand gebracht".
Je zult toch echt voor jezelf moeten nagaan in wat voor (politieke) omgeving je wilt acteren. Dus als je bij een overheidsorganisatie gaat werken, zul je een heel andere houding moeten aannemen, dan in het bedrijfsleven. Het heeft alles met verwachtingsmanagement te maken. Alleen maar hameren op de problemen, lost niets op. Vaak delf je dan het onderspit. Maar nogmaals je kunt altijd vooraf (de opdracht) besluiten of je iets wel of niet wil doen. Ben je in vaste dienst en zijn 80% van je bezigheden minder interessant geworden, probeer dan te verkassen (als dat natuurlijk in alle realiteitszin lukt).

Ik ben blijkbaar geboren projectmanager, want laatst paste ik die tips vanzelf al toe zonder dat ik er erg in had:
1) glijd beetje raar weg
2) owwww, in kak getrapt :-(
3) vloeken en schelden
4) moet weer schoon
5) stoeprand en schoon gras afvegen

1. Wat is een project?
Een project is een geheel van activiteiten buiten de gewone bedrijfsvoering om waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgever binnen duidelijke kaders door een team van meerdere verschillende specialisten.

Tip 1 t/m 5 lijken me dus vooral om de stip aan de horizon en de reisplanning te gaan, het bos en de beren daarin.

2. Wat is projectmatig werken?
Projectmatig werken is een beproefde manier om op een controleerbare manier iets tot stand te brengen. Het gaat om het stellen van meetbare doelen en het tijdelijk bij elkaar brengen van verschillende disciplines om een resultaat te halen.

Het onveranderlijke van het veranderlijke zit hier in de hiërarchische berenkuil, de Haarlemmerolie van meetbare maar niet altijd objectief controleerbare of haalbare doelen.

https://www.computable.nl/artikel/achtergrond/management/1407902/1444691/tevredenheid-als-doelstelling.html

Ik voeg even deze link toe omdat er niet alleen sprake is van bipolaire IT, de afgelopen 20 jaar is er wel wat veranderd met alle paradigma verschuivingen. Dat een 24-jarige projectmanager met het predikaat PRINCE2 en een halfjaar ervaring als scrum manager alleen nog vinkjes kan zetten bij de gesloten vraag van toetsing zorgt ervoor dat de 'dode vis' steeds duurder betaald wordt.

Mijn wederhelft, dat is pas een project!
En ik kan 't weten.
Heb ik niet zoveel woorden voor nodig...

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×