Succes mobiel werken hangt af van beleid

Met de komst van tablets en smartphones stappen steeds meer organisaties over op mobiel werken. Toch komen er vele van hen van een koude kermis thuis. Mobiel werken blijkt niet op te leveren wat ervan werd verwacht. Volgens verschillende Computable-experts komt dit vooral doordat er geen strategie voor mobiel werken is ontwikkeld. Zij pleiten dan ook voor beleid om op een goede manier de mobiele workforce op te zetten.

‘Mobiliteit verdient een strategie’, kopte expert Ruud Pieterse, information systems architect bij HP Nederland, onlangs in een opiniebijdrage. Hij meent dat bring your own device (byod) onlosmakelijk is verbonden aan een mobiliteitsstrategie. Het sleutelwoord hierin is beveiliging, maar dit thema mag niet bepalend zijn bij de start van het invoeren van mobiel werken. Pieterse: ‘De start moet zich meer focussen op de vraag wat het bedrijfsbeleid is zodra men kiest voor mobiliteit. De strategie moet zich concentreren op een beleid voor de mobiele enterprise.’

Pijlers

Hierin zijn volgens Pieterse een aantal pijlers te identificeren die helpen om het beleid te bepalen. De belangrijkste pijler is volgens hem de gebruiker. ‘Wie heeft welke mobiliteitsbehoefte en welk device past daar bij? Iemand die veel onderweg is heeft een andere behoefte als iemand die zijn werkplek thuis heeft. Als afgeleide hiervan kan men bepalen welke devices men eigenlijk in het mobiliteitsplatform wil opnemen. Dit kan een laptop zijn die de werknemer zelf koopt, maar ook een tablet die hij al bezit of zijn smartphone zijn. Het maakt daarbij ook verschil of het voldoende is dat medewerkers thuis op de bank via een tablet zijn mail moet kunnen lezen of dat mobiliteit wordt gezien als middel waarmee werknemers beter kunnen concurreren.’

De tweede pijler is volgens Pieterse het management van de devices. ‘Management en security moeten op een afstand geregeld kunnen worden. De verschillende soorten devices maken het management van devices behoorlijk complex. Een iPad kent een andere technologie en vergt andere kennis van besturingssystemen en beveiliging dan een Windows-systeem.’

Content

De laatste belangrijke pijler is het aanbieden van applicaties en bestanden, oftewel de content. De applicaties en bestanden die men beschikbaar krijgt, zullen volgens Pieterse op meerdere manieren moeten worden aangeboden. ‘In sommige gevallen zal dat het push-mechanisme zijn, in andere gevallen een pull-mechanisme. Een appstore kan gebruikt worden om de wensen van de diverse gebruikers te kanaliseren en belangrijker: via de app kan worden bepaald welk device toegang krijgt tot welke informatie en wat daar weer de beveiligingseisen van zijn. Een crm-systeem openstellen voor een desktop binnen het netwerk is aanmerkelijk veiliger dan wanneer iemand dit via zijn smartphone vanuit het buitenland doet. Voor applicaties moet men kunnen kiezen of er een appstore nodig is voor de mobiele gebruiker en een aparte voor de niet-mobiele gebruiker.’

Volgens Pieterse gaat mobility verder dan gebruikers in staat stellen thuis hun mail te checken via hun smartphone. ‘Mobility maakt een bedrijf sterker en competetiever, echter alleen met een strategie.’

Inzichtelijk maken

Expert Reza Sarshar, projectleider bij Ictivity, is het met Pieterse eens en pleit er zelfs voor om eerst onderzoek te doen, voordat er beleid voor mobiel werken wordt opgesteld. ‘Het management moet eerst de directie gaan informeren over wat mobiel werken precies voor het bedrijf inhoudt. Inzichtelijk moet worden voor welke functies en taken het bedoeld is. Vervolgens moet worden vastgelegd wat er per functie moet kunnen. Eigenlijk moet het management globaal voor de directie inzichtelijk maken wat de voor- en nadelen zijn.’

Pas als de directie akkoord is, moet het management beginnen met het opstellen van de business case voor mobiel werken. Hierin wordt volgens Sarshar vastgelegd welke besparingen er binnen het bedrijf gerealiseerd worden, wordt in kaart gebracht welke veranderingen de organisatie gaat meemaken, moet bepaald worden wie er welke trainingen moet volgen om deze verandering op te vangen en worden de gevaren in kaart gebracht.

Onderzoek

‘Dan pas start het onderzoek’, zegt Sarshar. ‘Dit hoort ook in de business case thuis. Op welke punten moet bijvoorbeeld de infrastructuur veranderd worden? Ook is er een inventarisatie nodig voor de infrastructuur en van wat er al is (licentie, contracten, kennis, et cetera). Uiteindelijk moet de investering bepaald worden. Hierin moet ook een voorstel worden opgenomen hoe je met minder investering hetzelfde doel kan bereiken. Hierdoor krijg je inzichtelijk of je bijvoorbeeld voor byod of cyod (choose your own device) moet gaan, of je alle besturingssystemen moet toelaten of slechts één of twee en of je alles open moet gooien of dat je de devices moet beheren. Vervolgens is er onderzoek nodig naar het beheer via mobile device management, security en de applicaties die je op mobiele devices wilt aanbieden.’

Pas als dit alles gerealiseerd is, moet volgens Sarshar een organisatie overgaan tot de aanschaf en uitrol. ‘Vraag jezelf dan af wat je zelf kan doen en wat kan ik niet? Wat moet uitbesteedt worden? Wat haal ik uit de cloud? En zo zijn er nog wel meer vragen te bedenken.’

Het nieuwe werken

Expert Gert-Jo van der Heijden, ict-servicemanager bij Yacht, schreef eerder een vijfluik over de ict-manager die onder druk staat bij het invoeren van het nieuwe werken. ‘Regelmatig spelen er onderwerpen binnen organisaties die wel onder de verantwoordelijkheid van de ict-afdeling vallen, maar niet altijd technisch zijn. Neem het nieuwe werken (hnw). Het invoeren hiervan heeft nogal wat gevolgen voor de ict-organisatie. De druk ligt vooral bij de ict-manager, want het is vooral zijn rol en verantwoordelijkheid die veranderen.’

Van der Heijden gaat in zijn bijdragen in op thema’s als centralisatie en standaardisatie, de cloud, virtualisatie, het opnieuw inrichten van werkprocessen en het aangaan van contracten. ‘De ict-manager draagt een steeds bredere verantwoordelijkheid binnen de totale organisatie’, rondt hij af. ‘De komst van een mobiliteitsvraagstuk als het nieuwe werken maakt dat verantwoordelijkheidsgebied alleen maar breder.’