P-Direkt: debacle of uitgesteld succes

Topambtenaar: 'Niemand betwijfelt dat we op de goede weg zitten'

Dit artikel delen:

Wordt P-Direkt weer zo'n ict-debacle waarop de overheid patent lijkt te hebben? Het jaar uitstel voor dit nieuwe 'shared services center' van het Rijk voorspelt weinig goeds, maar de betrokkenen houden de moed erin. "Dit concept staat."

Een kort en weinig informatief briefje stuurde (toen nog) minister van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties (BVK) Thom de Graaf op 8 december naar de Tweede Kamer. "Ik heb vastgesteld dat de beoogde startdatum van 1 januari 2006 van P-Direkt niet verantwoord is", opende hij. Over de oorzaak liet hij alleen los dat er 'spanning bestaat tussen doorlooptijd en kwaliteit van het dienstverleningsconcept'. Het resultaat is een jaar vertraging. De salarisverwerking loopt geen gevaar, eindigde De Graaf in een poging tot geruststelling.
Een voortgangsrapportage die de minister voor januari in het vooruitzicht stelde, kwam er niet. De Graaf verdween om andere redenen van het politieke toneel. Toen kwamen de speculaties. 'Ministeries willen alternatief P-Direkt', kopte Automatisering Gids op 18 maart. De invoering van het centrum voor gedeelde diensten, 'shared services center' in vakjargon, bij het Rijk zou stilliggen, en de ministeries zouden hun vertrouwen in het project kwijt zijn en zich al oriënteren op alternatieven. Loopt P-Direkt uit de rails? Het is tijd voor een gesprek met de betrokkenen.

Ambitieus onderweg

"We zijn nog steeds heel ambitieus onderweg", is de eerste reactie van Sandor Gaastra, als directeur Personeel, Organisatie en Informatie Rijk de eerstverantwoordelijke ambtenaar op BZK. "Het was alleen iets te optimistisch om te denken dat we al in het vierde kwartaal van 2004 een logisch ontwerp zouden hebben. Achteraf is dat niet verbazingwekkend. Dit is gewoon een heel lastige opgave. We hebben ons vooral verkeken op de gevarieerde situaties die je bij de afzonderlijke ministeries aantreft. Ik heb het dan over de techniek. Er is geen twijfel over het concept, dat stáát. Niemand betwijfelt dat we op de goede weg zitten."
De directe aanleiding om de startdatum een jaar te verleggen, was de zorg dat de ministeries P-Direkt te kort na elkaar zouden invoeren. Voor de invoering was van meet af aan een jaar uitgetrokken, zodat de ministeries geleidelijk konden aanhaken.
"We vreesden dat er door de vertraging in ontwerp en bouw een gigantische stapeling van implementatiemomenten zou ontstaan", licht Gaastra toe. Marcel Rijn, programmamanager van P-Direkt, vult aan: "De tijd aan de achterkant van het traject werd te kort voor de ministeries." Om er meteen aan toe te voegen: "De planning die er nu ligt, is wel reëel."

Kwaad bloed

Het was niet verrassend dat op 1 september 2004 uit de aanbesteding voor de bouw de combinatie van IBM (als hoofdaannemer) en LogicaCMG als winnaar tevoorschijn kwam - dat waren de enige inschrijvers. Andere partijen haakten op voorhand af omdat ze het project te ingewikkeld en te riskant vonden binnen de gestelde randvoorwaarden. Dat het winnende consortium vrijwel meteen een jaar extra bouwtijd in de schoot geworpen kreeg, lijkt kwaad bloed te hebben gezet bij de concurrentie. Het zou de huidige geruchtenvorming wel eens kunnen verklaren.
IBM en LogicaCMG zijn momenteel druk bezig met het neerzetten van 'de hotelapplicaties', zoals Gaastra het noemt: de basisprogrammatuur en de benodigde apparatuur. De kwartiermakerorganisatie P-Direkt bepaalt de inrichting en de technische eisen waaraan de ministeries ofwel 'de gasten' moeten voldoen. Dan gaat het er bijvoorbeeld om welke browser wordt gebruikt.
Een andere voorwaarde voor P-Direkt is dat elke medewerker toegang heeft tot het intranet van het Rijk om online de eigen dossiers en regelingen te raadplegen (employee self-service). Flink wat cipiers en brugwachters hebben die toegang nog niet. Gemeenschappelijke informatiezuilen, bijvoorbeeld in personeelsruimten, moeten dat verhelpen.

Misverstand

Het fundament van de hotelapplicaties moet 1 augustus dit jaar klaar zijn. De bouwfase eindigt 1 juli 2006. Gaandeweg worden de ambtenaren, de leidinggevenden voorop, vertrouwd gemaakt met het nieuwe concept. Ze moeten bijvoorbeeld leren hoe ze de verlof- en verzuimregistratie digitaal bijhouden. "Daar nu al aan beginnen heeft geen zin", zegt Gaastra. "Het is als met een nieuwe versie van Word: je kunt er pas mee oefenen als hij er is."
Een enorme klus voor de ministeries is het digitaliseren van alle personeelsdossiers, 140 duizend in totaal. Volgens Rijn is iedereen daar 'volle bak mee aan de gang' en doen zich daarbij tot nu toe geen onvoorziene problemen voor. Sommige ministeries hadden hier al een computerprogramma voor, voor andere (waaronder LNV, Vrom en OC&W) is er een samengesteld, Documentum geheten.
Heeft de vertraging de motivatie niet aangetast? "Bij zo'n uitstel zit niemand je vrolijk aan te kijken", beaamt Gaastra. "Dat is even een domper, maar die komen we nu te boven. Het draagvlak groeit weer." De twijfels over het draagvlak berusten deels op een misverstand, stelt hij. "Dat ministeries een alternatief zoeken voor P-Direkt, zoals Automatisering Gids stelt, is niet waar. Er speelt wel iets anders. In zulke trajecten moet je verzekeringen inbouwen. Hoe moet het met de salarisverwerking als je de startdatum niet haalt? Daar hadden we alternatieven voor achter de hand. Die moeten nu geactiveerd worden, want de ambtenaren moeten na 1 januari 2006 wel gewoon hun geld krijgen."

Defensie

Die alternatieven hangen samen met de systemen die nu in gebruik zijn. De vier ministeries die met SAP werken, laten hun salarissen via het onder Financiën ressorterende Facilitair Salariscentrum lopen. De overige acht ministeries vallen terug op het bestaande IPA van PinkRoccade. "We zijn nog bij die leverancier nagegaan of er een goedkoper alternatief was, maar hebben uiteindelijk besloten bij IPA te blijven", aldus Gaastra.
Theoretisch is er nog een derde alternatief: aanhaken bij Defensie, dat als enige ministerie op eigen houtje gedeelde diensten invoert. Het kabinet heeft die uitzonderingspositie van Defensie vanaf het begin gedoogd in verband met het eigen karakter van de krijgsmacht en om P-Direkt niet nóg complexer te maken.
"Het is volstrekt niet aan de orde dat we de salarisverwerking of andere zaken bij Defensie gaan doen", zegt Gaastra. "Zij zijn eerder begonnen, werken anders en hebben andere doelstellingen. Ze integreren bijvoorbeeld hun hele bedrijfsvoering, inclusief financiën, in 'shared services'. Ik kan er wel eens jaloers naar kijken hoe top-down ze hun operatie leiden. Dat is ook een stuk gemakkelijker als je in je eentje bent."

Geen twijfels

Dat de SAP-departementen zich dreigen af te scheiden van P-Direkt, zoals in de wandelgangen wordt gefluisterd, is al evenmin juist, zeggen Gaastra en Rijn. Wel erkennen ze dat de hr-tools (human resource) die bij deze departementen al onder SAP draaien en niet tot de dienstverlening van P-Direkt gaan behoren in die vorm blijven bestaan. Volgens de twee was dat al eerder besloten, dus bewijst het niet dat P-Direkt wordt uitgekleed, zoals de anonieme critici beweren. Gaastra: "In feite wordt een stukje van SAP straks in P-Direkt gebracht. Datzelfde geldt voor het Facilitair Salariscentrum, al moet dat wel nog werkend worden gemaakt voor de departementen die niet met SAP werken."
Rijn: "Het is allemaal deels een kwestie van conversie en deels van specifieke wet- en regelgeving invoeren. Dat is complex, dus we doen het in stappen, maar op zich verwacht ik daar geen bijzondere problemen bij. Juist IPA vervangen was niet eenvoudig. Wat dat betreft ben ik blij dat sommige departementen al met SAP werken."
Een andere kritiek die valt te beluisteren, is dat het eerste ontwerp waarmee IBM en LogicaCMG kwamen aanzetten nogal rammelde. Daar zegt Gaastra zich wel in te kunnen vinden. "Ik was er ook kritisch over. Je moet het idee hebben dat een ontwerp een logisch plaatje is. Dat had ik niet." Rijn: "De samenhang tussen de 'employee selfservice' en het contactcenter klopte niet. Het was niet duidelijk wie waar in het proces wat deed en hoe dat op elkaar aansloot. Daar moest nog een slag in worden gemaakt. Je moet hier tien jaar plezier van hebben. Dan is het niet de bedoeling dat je met twijfels van start gaat."
Gaastra: "De bouwers waren het met onze kritiek eens. De beslissing om de invoering een jaar uit te stellen is dan ook gezamenlijk genomen. Ook zij vonden dat er meer tijd nodig was voor zowel een goed ontwerpproces als een beter ontwerp."

Weerstand

Dan moeten de p&o'ers die achterblijven op de ministeries nog anders gaan werken. Hoe staat het daarmee? Gaastra: "Je ziet duidelijke verschillen in tempo. EZ staat bijvoorbeeld al helemaal klaar om de overstap te maken, maar zij hebben het hr-portaal Emplaza, dat geeft een voorsprong. Wie er achterlopen zal de komende maanden duidelijk worden, al is het niet altijd een eerlijke vergelijking. Justitie heeft het met 35 duizend man, verspreid over tientallen plaatsen in het land, veel moeilijker dan het kleine, geconcentreerde Algemene Zaken."
De medezeggenschap over de veranderingen is afgerond. Dat wil echter niet zeggen dat de weerstand verdwenen is, erkent Gaastra. "Er zijn mensen in de p-kolom die hier absoluut niet blij mee zijn, en dat zal tot het eind zo blijven." Nog dit jaar start de belangstellingsregistratie. De huidige p&o'ers kunnen dan aangeven of zij mee willen naar P-Direkt, dat vestigingen krijgt in Den Haag en Amersfoort. "Dat laatste kan een belangrijke factor zijn", vermoedt Gaastra. "Als je administratief werk doet in een gevangenis in Zeeland, zul je niet snel geneigd zijn naar Amersfoort te gaan." In totaal verdwijnen door P-Direkt zo'n duizend administratieve functies bij het Rijk.

Lastiger kunstje

De stelling dat p&o, gewend om veranderingen bij anderen door te voeren, zelf niet erg veranderingsgezind is, ontlokt een glimlach van herkenning aan Gaastra. "Ja, zoals een schoenmaker ook niet op de beste schoenen loopt. Aan de andere kant: p&o is wel de eerste kolom die dit doet bij het Rijk. Dat geeft je het recht om het moeilijk te vinden én om trots te zijn."
Al met al vindt Gaastra veel externe kritiek op de operatie gemakzuchtig. "Het zijn altijd weer onze automatiseringsprojecten die onder vuur liggen. Automatiseringsprojecten zijn altijd ingewikkeld. Ook bij Shell, Unilever en ING lopen ze vertraging op. Kennelijk is de overheid een gemakkelijk slachtoffer. De critici vergeten dat onze processen uniek zijn. Niemand anders int belastingen, verstrekt uitkeringen en huursubsidies, en beheert een netwerk voor crisiscommunicatie. Wij verrichten gewoon een veel lastiger kunstje dan de markt."

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2005-05-06T00:00:00.000Z Menno Bosma
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.