Managed hosting door True

Micro-aanpak loont

Ministeries Financiën, Verkeer & Waterstaat en Economische Zaken kiezen voor praktische ict-samenwerking

 

Samenwerking op ict-gebied tussen ministeries geldt tegenwoordig als een mantra. Maar hoe doe je dat eigenlijk? De ministeries van Financiën, Verkeer & Waterstaat en Economische Zaken kiezen voor een praktische, resultaatgerichte aanpak. Stap voor stap, met medewerking van de werkvloer. Een ‘shared service center’ is niet ver weg meer.

Robin Hoogduin, de binnenkort afzwaaiende manager ICT van het kerndepartement Financiën, kijkt terug op een geslaagde herinrichting van zijn automatiseringsafdeling. “Ik geloof in kleinschalige samenwerking. Dan kun je mensen makkelijker met elkaar laten praten, tot op systeembeheerdersniveau aan toe.” De aanjager voor de veranderingen is het verbeterprogramma Andere Overheid geweest. “Ik vertaalde dat in twee doelen: een efficiëntere inrichting van mijn ict-organisatie en het ondersteunen van beleidsambtenaren met innovatieve middelen waardoor zij hun werk beter kunnen uitvoeren.”

Hoogduin overwoog samenwerking met de it-club van de Belastingdienst (3500 man). Alleen heerst daar een andere cultuur met complexe producten met soms een aanlooptijd van twee jaar. “Bij ons lopen veel jongere beleidsmedewerkers rond. Die willen nieuwe middelen, zoals instant messaging, snel hebben.”

Wel sloot Financiën november vorig jaar een hardwarecontract met HP, samen met de ministeries van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en Algemene Zaken. “Een plat aankooptraject, puur gericht op het bundelen van inkoopkracht om de kosten te drukken. Een goed plan, maar nog geen Andere Overheid.”


Identiek

Hoogduin wilde de samenwerking met Landbouw intensiveren, maar dat ministerie had het te druk met het centraliseren van twaalf rekencentra. Ondertussen was er wel contact met Verkeer & Waterstaat. Een it-medewerkster werd een half jaar uitgeleend aan V&W en haar baas raakte hierdoor in gesprek met Perry van der Weyden, directeur SSO Informatie- en Communicatietechnologie. “Het klikte. Beide departementen hebben een vergelijkbare bedrijfscultuur met veel kennismedewerkers. We besloten een convenant te sluiten waarin we via samenwerking voordelen willen behalen op het gebied van kennisuitwisseling, productinnovatie en gemeenschappelijke werkprocessen. Vervolgens kwamen onze managementteams in juni vorig jaar bij elkaar. Wat bleek? Beide teams kampten met haast identieke vraagstukken!” Hoogduin en Van der Weyden gaven hun hoofden Telematica, Systeembeheer en Systeemontwikkeling de opdracht mee met hun collega’s na te gaan waar van elkaar geleerd kon worden en op welke terreinen de it-afdelingen gezamenlijk konden optrekken. Er kwam een uitwisseling van kennis en ervaringen op gang. Over virtualisatie bijvoorbeeld, Voice over IP of de invoering van Microsoft-patches.

Herman van Liere, it-directeur bij Economische Zaken, bleek ook geïnteresseerd in het samen optrekken. Volgens Hoogduin lijkt EZ, dat eind 2006 toetrad tot het convenant, qua cultuur op Financiën en Verkeer & Waterstaat: zakelijk, resultaatgericht, veel cijferaars. “Vergis je niet! Bedrijfsculturen en werkwijzen van departementen kunnen onderling behoorlijk verschillen. Ik kan me nog heugen dat iemand bij Defensie een laptop testte door hem tegen de muur te gooien. Hij moest weten of de apparatuur missiebestendig was. Dat testen we anders bij Financiën!”


Inmiddels is een aantal projecten opgetuigd. Zo nam het kerndepartment van Financiën een computerzaal van de Belastingdienst in Rijswijk over. “Wij zochten nog naar een externe uitwijklocatie. EZ overweegt deelname. Daarnaast dacht Financiën na over een andere invulling van de back-upfaciliteiten met het oog op onze koppeling met het rijksoverheidsnetwerk Haagse Ring. V&W bleek over een voorziening voor ruim 70 terabyte te beschikken. Daar maken wij nu ook gebruik van. Het gesleep met tapes is niet meer nodig: V&W draait in hun datacentrum de back-ups voor ons.”

Financiën op zijn beurt helpt Verkeer & Waterstaat en Economische Zaken mee met het opzetten van hun Microsoft .NET 2.0-ontwikkelstraat. Het departement liep een tijdje achter qua Microsoft-technologie, investeerde in .NET en loopt nu weer vooraan. Bij V&W is de it-afdeling weer sterk in het beheer van Tridion-websitesoftware en die vaardigheid wordt ingezet bij de collega-diensten. Het eerder genoemde instant messaging (im) draaide uit op een ‘co-productie’ van V&W en Financiën. Externe specialisten hoefden slechts één keer te worden ingehuurd en er kwam gelijk een koppeling tussen beide omgevingen tot stand. “Kortom,” benadrukt Hoogduin, “een efficiëntere uitwerking en het slechten van interdepartementale barrières: je kunt ook vorderingen maken zonder eerst een grote visie neer te zetten.”

Hij verwacht verder dat de it-afdelingen herbruikbare applicaties voor elkaar zullen ontwikkelen voor vergelijkbare processen, zoals begrotingen. “Dat scheelt in ontwikkeltijd en kosten. Alleen vergt zo’n aanpak wel standaardisatie en vertrouwen in elkaar. En je hebt natuurlijk steun nodig van secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal.”


Prikkel

Hoogduin erkent dat niet alles van een leien dakje ging. De plannen zorgden, zeker toen de ambities werden opgeschroefd, ook voor onzekerheid onder de ict-medewerkers. Zoiets treedt altijd op bij verandertrajecten, stelt hij. “Daarom hebben we altijd gekozen voor een stap-voor-stapbenadering in samenspraak met de medewerkers. Dan raken mensen enthousiast, zien ze kansen en benutten ze die ook. Als je het presenteert als een bezuinigingsronde lopen ze weg. De inzet is wel om medewerkers flexibel te maken: dat zij elders bij het Rijk herplaatsbaar zijn als hun werk verdwijnt. Daarvoor bestaat een goede opvangregeling.”

Uiteindelijk verwacht hij dat de drie ministeries binnen één of twee jaar op een gemeenschappelijk dienstencentrum zullen uitkomen, inclusief gedeelde computerzalen en ict-services. Ook hiervoor luidt het adagium: ‘niet in één keer groot aanpakken, maar stapsgewijs’. “Dat geeft een goede kans van slagen en voorkomt dat medewerkers de veranderingen niet kunnen bijhouden.”

Het ‘ssc’-streven past in het huidige streven bij de rijksoverheid om ‘meer gezamenlijk te doen’. Dit wordt ook ingegeven door de scherpere taakstelling van een 30 procent goedkopere bedrijfsvoering van departementen. Op ict-gebied valt met samenvoeging en standaardisatie winst te behalen, mits de it-omgeving flexibel blijft voor veranderingen, meent Hoogduin. “Beheerorganisaties schuiven steeds vaker in elkaar. Dat moet een prikkel zijn voor automatiseringsafdelingen bij de rijksoverheid: ‘blijf zitten waar je zit’ is niet meer aan de orde.”


Goud

In het kader van de flexibilisering van de Rijksdienst coördineert het ministerie van Financiën het deelproject GOUD (Gemeenschappelijke Ontwikkeling Uniforme rijksDesktop). Hierbij ontwikkelen vijf departementen (Financiën, Economische Zaken, Verkeer & Waterstaat, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Sociale Zaken) gezamenlijk een nieuwe, standaardwerkplek voor ongeveer 15.000 ambtenaren. De aanbesteding moet begin 2008 afgerond zijn.


Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2031432). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×