Gemeenten nog lang niet klaar voor Wabo

Grote steden als Den Haag en Groningen zijn al een heel eind op streek met hun voorbereiding op de komst van de Wabo. Deze wet maakt de weg vrij voor de invoering van de omgevingsvergunning en het Omgevingsloket Online. Maar veel andere gemeenten zijn er nog (lang) niet klaar voor. Vooral kleine gemeenten hebben moeite met de afstemming van hun organisatie, werkprocessen én automatisering.

De omgevingsvergunning is de geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Burgers en ondernemers hoeven hierbij hun aanvraag voor een vergunning maar één keer in te dienen. Bovendien kan dit digitaal, via het Omgevingsloket Online. Volgens de oorspronkelijke planning zou dit loket in het eerste kwartaal van 2008 worden opgeleverd. Het regelen van de daarvoor benodigde wet- en regelgeving (Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) is echter een lastig traject en zorgt keer op keer voor vertraging. Ook lukt het het ministerie van Vrom niet om de benodigde minimale ict-loketvoorziening klaar te hebben.

Tegen het licht houden

Voor gemeenten kwam de jongste verschuiving van de deadline van 1 januari 2010 naar 1 juni 2010 eigenlijk goed uit. Veel van hen blijken nog lang niet klaar te zijn voor de Wabo. Het implementeren van de Wabo kost namelijk zowel organisatorisch als op ict-gebied een grote inspanning. De integratie van vergunningprocedures met de gemeentelijke basisadministratie voor adressen en gebouwen, de wens om documenten één keer binnen een documentmanagementsysteem op te slaan én het koppelen met de midoffice en het Omgevingsloket Online dwingt gemeenten af te stappen van de stand alone-oplossingen die zij nog gebruiken. Of die verder te integreren. De automatisering wordt complexer en vraagt om meer expertise.

Met de aanschaf van een 'Wabo-proof'-vergunningapplicatie zijn de gemeenten er echter nog niet. De Wabo vraagt om een overkoepelend regieproces om alle verschillende vergunningprocedures (meervoudige en gefaseerde aanvragen) op elkaar af te stemmen. Veel gemeenten hebben dat proces organisatorisch nog niet op de rit, want deze werkwijze wijkt af van de huidige werkwijze waarbij aanvragen individueel worden afgehandeld. Daarbij hebben gemeenten amper hun verschillende werkprocessen tegen het licht gehouden. Gemeenten moeten weten hoe hun processen voor vergunningverlening verlopen om dat te kunnen vertalen naar het ict-systeem.

Kleine gemeenten

Zeker voor kleine gemeenten wordt de Wabo een lastige klus. Er zijn gemeenten die hun vergunningverlening nu bijhouden in een Excel-bestand en voor correspondentie standaardbrieven gebruiken. Kennis zit in het hoofd van de ervaren medewerkers. Veel kleine gemeenten verwachten niet meer dan vijf digitale aanvragen per jaar te krijgen. Moeten ze daarvoor de Wabo-werkprocessen onderbrengen in hun vergunningapplicatie? Of modules met Wabo-ondersteuning aanschaffen? Veel kleine gemeenten vinden dat nogal veel gevraagd. In principe kunnen ze ervoor kiezen Omgevingsloket Online te gebruiken. Maar dat biedt nauwelijks procesondersteuning en dat is niet prettig voor de vergunningverleners en handhavers. Het gebruik ervan vraagt bovendien nogal wat van de medewerkers van de gemeente. Ze moeten erg goed thuis zijn in het Wabo-proces.

Een standaardoplossing past nooit naadloos

Geen noodzaak

De invoering van de Wabo betekent voor gemeenten dat ze een pakketselectie moeten doen. Daarbij stelt een aantal zichzelf de vraag: vertaal ik mijn werkprocessen volledig in een maatwerktoepassing of kies ik – vanwege de tijd en mijn budget – voor een standaardoplossing, die misschien niet helemaal aansluit op mijn werkprocessen, maar wel aan de minimumeisen voor de Wabo voldoet. Maar ook een standaardoplossing, die nooit naadloos past, zal een gemeente moeten inrichten volgens de eigen werkprocessen en wensen.

Een woordvoerster van de VNG stelt dat wanneer de Wabo wordt ingevoerd elke inwoner van een gemeente een aanvraag digitaal moet kunnen indienen. Het door het ministerie van Vrom beschikbaar gestelde Omgevingsloket Online (waaraan een gemeentelijke website kan worden gekoppeld) maakt dit mogelijk. De zegsvrouw spreekt van een 'landelijke aanvraagmodule die er ook voor zorgt dat na toetsing de aanvraag wordt doorgestuurd naar het juiste bevoegde gezag die een vergunning mag afgeven'. De Wabo stelt eisen aan gemeenten, maar er wordt in de wet niet aangegeven hoe deze eisen moeten worden ingevuld. Dat betekent, legt de VNG-woordvoerster uit, dat de gemeenten zelf moeten bepalen wat voor hun de beste manier is om de achterkant van het Wabo-proces (de dossiermodule') in te vullen. Volledige digitalisering is geen noodzaak.

Kommer en kwel

Het is gelukkig niet alleen kommer en kwel met de Wabo. De komst van de wet heeft ook positieve effecten. Een eenvoudiger opzet bijvoorbeeld. Voor de 25 verschillende vergunningen volgen verschillende afdelingen van de gemeente nu verschillende procedures. Door de Wabo komt er één groot regieproces dat al die procedures gaat besturen. Bovendien bestaat er straks nog maar één bezwaarmogelijkheid in plaats van de verschillende bezwaarmogelijkheden van nu.

Gemeenten grijpen de Wabo ook aan om hun werkprocessen – en dus hun dienstverlening – te verbeteren. Doordat processen meer op elkaar zijn afgestemd, wordt de kans op fouten kleiner. De automatisering wordt beter georganiseerd, wat zorgt voor een beter, sneller en klantvriendelijker verloop van vergunningprocedures. Gemeenten krijgen betere managementinformatie en de werkprocessen lopen efficiënter. De digitalisering waar de Wabo toe leidt, versterkt bovendien het digitale gemeenteloket. Het e-loket is er straks niet alleen voor vergunningaanvragen, maar ook om statusinformatie over de aanvraag te krijgen.