Overheid vergeet ‘onderhoud’ bij invoering ict

Adviescollege ICT-toetsing ziet dezelfde fouten terugkomen

Dit artikel delen:

Het onderscheid tussen ict-projecten en het beheer en onderhoud ervan wordt bij de overheid steeds minder scherp. Dit komt door de snelle ontwikkelingen op ict-gebied. Het Adviescollege ICT-toetsing, de opvolger van het tijdelijke Bureau ICT-toetsing, beraadt zich hoe daarop te reageren. Prof.dr. Hans Verkruijsse, voorzitter van het Adviescollege, meldt dit in de Jaarrapportage 2021. Vanuit de Kamer, de Algemene Rekenkamer en CIO Offices hoort hij ook toenemende zorgen over de totale besteding aan ict.

Vorig jaar bracht het Adviescollege advies uit over twaalf ict-projecten, terwijl ook twee trajecten voor beheer en onderhoud werden onderzocht. De uitgevoerde onderzoeken leren dat de overheid meer aandacht moet besteden aan de programma’s waar de specifieke ict-projecten veelal het gevolg van zijn. Daar vindt immers de afweging over inzet van geld en ict-middelen versus nut en noodzaak plaats.

Bovendien is meer aandacht nodig voor de gehele levenscyclus van ict-systemen. Met name moet worden gekeken of het ict-systeem blijvend aansluit op de werksituatie van betrokkenen. Ook de raming en werkelijke kosten van dat systeem verdienen veel aandacht. Dit jaar komen er onderzoeken naar de verbeterprogramma’s voor toeslagen en belastinginning, projecten in de strafrechtketen en de ict-systemen met betrekking tot het stikstofbeleid.

Open deuren

"Organisaties die een nieuw ict-systeem invoeren, vergeten vaak dat dit systeem jarenlang onderhouden en doorontwikkeld moet worden"

Uit de veertien onderzoeken die vorig jaar zijn uitgevoerd, destilleert het Adviescollege vier algemene adviezen voor een betere beheersing van ict-projecten bij de Rijksoverheid. Volgens Verkruijsse komen sommige adviezen jaar op jaar terug. 'Het lijken soms open deuren, maar helaas zien we dat veel opdrachtgevers daar nog tegenaan lopen.'

De overheid moet meer rekening houden met beheer en onderhoud. Organisaties die een nieuw ict-systeem invoeren, vergeten vaak dat dit systeem jarenlang onderhouden en doorontwikkeld moet worden. Eisen en wensen van gebruikers veranderen, wet- en regelgeving is dynamisch en ook de leverancier van het systeem komt regelmatig met nieuwe updates. Als het nieuwe systeem een oud systeem moet vervangen, kan dit veelal niet direct ‘uitgezet’ worden. Vaak is het nodig om het een tijd draaiend te houden en dus te onderhouden. Organisaties die zich dat niet realiseren, worden in de beheerfase geconfronteerd met kosten die zij niet hadden voorzien. Er zijn dan onvoldoende middelen om het nieuwe systeem door te ontwikkelen, omdat het budget opgaat aan het in de lucht houden van beide systemen. 

Baten noch kosten

Verder stuit het Adviescollege nog steeds op projecten die vooraf onvoldoende inzicht geven in de businesscase. Daarbij zijn baten noch kosten concreet uitgewerkt; het is daardoor ook niet duidelijk of er misschien betere alternatieve oplossingen zijn. Ook wordt een afweging over een project of ict-systeem teveel als een losstaande beslissing genomen. Als gevolg daarvan lopen organisaties het risico dat vernieuwingen juist extra kosten en geen besparingen opleveren. Ze worden daardoor verrast.

Het Adviescollege raadt aan vooraf een goede probleemanalyse te maken. Verkruijsse: 'Is het systeem de werkelijke oorzaak van de ervaren problemen of liggen deze op andere terreinen? Definieer op basis daarvan de precieze doelen en de alternatieve oplossingsscenario’s, en breng de kosten en baten goed in kaart. Wat is de meerwaarde van de nieuwe situatie? Wat moet het project concreet opleveren aan maatschappelijke of financiële baten? Door dat goed inzichtelijk te maken, kan voorafgaand aan een project een onderbouwde afweging gemaakt worden of de baten opwegen tegen de kosten. En kan gedurende de uitvoering periodiek gemeten worden of het project zich op de goede weg bevindt. Verder is het van belang bij het maken van de businesscase ook de lijnorganisatie te betrekken die na implementatie verantwoordelijk is om de baten te realiseren.

Beginfase

"Er bestaat dan een groot risico dat een ict-applicatie wordt ontwikkeld die niet goed aansluit bij de praktijk"

Een andere veelgemaakte fout is dat in de beginfase te weinig aandacht uitgaat naar de organisatieprocessen en dat al snel het technische systeem de volle aandacht krijgt in het project. Er bestaat dan een groot risico dat een ict-applicatie wordt ontwikkeld die niet goed aansluit bij de praktijk. Dat vergroot de kans op falen van het project en veroorzaakt ten minste een uitloop in tijd en geld.

Vroegtijdig inzicht in het gewenste organisatieproces en de wijze waarop ict daarin kan ondersteunen, biedt de mogelijkheid om een samenhangende werkwijze te realiseren. Zeker als dat gebeurt in korte cycli met nauwe betrokkenheid van eindgebruikers, zodat in stapjes getoetst kan worden of het ontwerp praktisch werkt.

Toekomstvastheid

Verder wordt geadviseerd nieuwe technologie en ontwikkelmethodes weloverwogen in te zetten. Verkruijsse: 'Kijk niet alleen naar de mogelijkheden, maar ook naar de randvoorwaarden, de toekomstvastheid en de complexiteit die mogelijk toeneemt. En dan nog: begin klein en beproef nieuwe technologie en werkwijzen goed alvorens op te schalen.'

Het vierde advies is de aandacht voor de relatie tussen opdrachtgever en leverancier te versterken. Er valt nog een wereld te winnen door betere marktverkenningen en door te concretiseren wat er van leveranciers verwacht wordt. Te vaak worden impliciete aannames gedaan over de rol van de opdrachtgevende organisatie of blijken de verwachtingen over de rol van leveranciers niet realistisch. Organisaties lopen hiermee het risico in een situatie te belanden waarin leveranciers, in de ogen van de opdrachtgever, niet leveren wat gevraagd is. Nieuw aangeschafte of ontwikkelde software-producten passen dan niet goed bij het beoogde gebruik, zijn te duur, worden vertraagd of zijn lastig onderhoudbaar of vervangbaar.
x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Heel herkenbaar! Er is inderdaad veel te winnen en het Adviescollege draagt daar veel aan bij. Mag ik daar een aandachtspunt aan toevoegen? Het gaat erom dat een organisatie zijn informatie op orde heeft, zodat het publiek, de klanten, de burgers merken dat de organisatie zijn huis op orde heeft. Burgers willen een overheid die correcte informatie levert waarop je kunt bouwen. Dat is het fundament van het vertrouwen dat een burger stelt in de overheid. Dus het is goed dat het Adviescollege let op ICT-projecten, maar weet dat ICT slechts een middel is om correcte informatie te leveren waarop je kunt bouwen. En daarin is nóg meer te winnen: het vertrouwen in de overheid.

"Adviescollege ICT-toetsing ziet dezelfde fouten terugkomen".
soort van meta dejavu.
Bit heeft ook last gehad van de functie elders oplossing van onze overheid voor onwelgevallige opmerkingen.
Voordeel van rotte apps is wel dat je niet zoveel mist als ze niet beschikbaar zijn.
En zo wordt DR het in ere herstellen van de oorspronkelijke disaster.

Wat betreft het aandachtspunt van prof. dr. ir. Stef Joosten aangaande het informatiehuis van de overheid is er een hoge mate van digitaal optimisme bij de overheid waarbij uiteindelijk niet zo goed nagedacht wordt over de consequenties op de langere termijn. Want de afweging over inzet van geld en ICT-middelen versus nut en noodzaak blijkt vaak nog geen rekening te houden met de lifecycles. Dit is inclusief alle informatie die vermomd als data bewaard moet worden want ik ben benieuwd naar de meta déjà vu van Dino. Aangaande de functie elders van nieuwe paarden uit dezelfde stal wordt m.n. data portabiliteit gegarandeerd door de metadata. Tenslotte leidt niet alleen Mark aan digitale dementie als we kijken naar het informatiehuis van de overheid.

De WOO als de opvolger van de WOB schijnt een personele uitdaging te geven in het classificeren van data omdat uitdaging van een passieve naar een actieve informatieverstrekking om aanpassing van de werkprocessen gaat. Aangaande functie elders komen er waarschijnlijk nieuwe functies bij welke zich gaan richten op het data domein want de afgelopen 30 jaar is dit door het beheermodel van prof. dr. ir. Maarten Looijen veronachtzaamd.

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden
Nieuwsbrief

Wil je dagelijks op de hoogte gehouden worden van het laatste ict-nieuws, trends en ontwikkelingen? Abonneer je dan op onze gratis nieuwsbrief.

Vul een geldig e-mailadres in

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2022-06-17T11:37:00.000Z Alfred Monterie
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.