In vijf stappen naar een datagestuurde cultuur

Overstappen op een nieuwe manier van werken doe je niet van de ene dag op de andere dag. Daarom hieronder vijf tips om een datagestuurde cultuur te bevorderen binnen je organisatie.

1. Verleg de focus van het ‘wat’ naar het ‘waarom’
De eerste essentiële stap is om ervoor te zorgen dat je data kwalitatief en relevant is. Hoe een bepaalde key performance indicator eruit moet zien is eigenlijk niet relevant. De gesprekken zouden moeten gaan over de reden waarom die kpi waardevol is voor de organisatie en wat er moet gebeuren om deze te verbeteren. Door de focus te verleggen van het ‘wat’ naar het ‘waarom’ zorg je ervoor dat mensen hun energie kunnen richten op het nemen van beslissingen die echt zoden aan de dijk zetten. Zo moet je bijvoorbeeld inzicht zien te verwerven in de reden waarom een bepaald klantensegment winstgevender is dan andere segmenten, waarom een specifieke afdeling boven of onder de maat presteert of waarom een specifiek bedrijfsproces (in)efficiënt is.

In sommige gevallen is het mogelijk om ai- en ml-technieken in te zetten ter ondersteuning van de menselijke creativiteit. Dit kan helpen met het vinden van een antwoord op de ‘waarom’-vraag en het passende maatregelen te bepalen. Datagestuurd werken vraagt niet per definitie om een big data-infrastructuur en een groot team van data scientists die gebruikmaken van geavanceerde ai- en ml-algoritmen. Je zou zelfs kunnen stellen dat er geen direct verband bestaat tussen het aantal interne datawetenschappers en de mate waarin een organisatie datagestuurd opereert. Het belangrijkste is om de ‘waarom’-vraag te stellen en de focus te richten op kleine, stapsgewijze verbeteringen.

2. Begin bovenin de organisatie

Elk initiatief om een datagestuurde cultuur in het leven te roepen moet zijn verankerd in een zakelijke strategie. Begin met het opstellen van een strategie, maak daarbij duidelijk wat de verwachtingen zijn en breng vanuit dat perspectief de mogelijkheden in kaart. Welke beslissingen zouden door data kunnen worden ondersteund? Het is belangrijk om datagestuurde besluitvorming te verankeren in de top van de organisatie. Topmanagers moeten actief en voor iedereen zichtbaar gebruik maken van data. Dit zal resulteren in een watervaleffect waarbij deze praktijk zich door de hele organisatie verspreidt. Onze ervaring leert dat dit een van de krachtigste impulsen is voor een datagestuurde cultuur.

De volgende stap is om op bedrijfsbrede schaal een datagestuurde cultuur te bevorderen. Het mag dan wel een top-downinitiatief zijn, werkelijke innovatie vindt in de praktijk vaak plaats op lagere niveaus binnen de organisatie. Dan valt bijvoorbeeld te denken aan een controller die zijn of haar workflows automatiseert. Senior managers moeten de innovatie dus bevorderen door elke medewerker te stimuleren om het gebruik van data te omarmen en investeren in technologische sandboxes waar creativiteit en innovatie wordt aangemoedigd. Als medewerkers op alle niveaus binnen de organisatie zich bewust zijn van het belang en de mogelijkheden van data zal dat bijdragen aan beter gefundeerde bottom-up besluitvorming. Iedereen die het belang van data heeft ervaren is eerder geneigd, enthousiast zelfs, om de nieuwe manier van werken over te nemen en bij te dragen aan zoveel mogelijk relevante, kwalitatief hoogwaardige data.

3. Vind ambassadeurs binnen je organisatie

Het realiseren van een beoogde cultuur vraagt om een duidelijke koers. Dat betekent dat iemand binnen de organisatie de weg moet wijzen. Bij de ontwikkeling van een datagestuurde cultuur moet je de diegenen zien te vinden die het meest enthousiast zijn over de inzet van data en hen aanmoedigen om op te treden als voorvechters van je strategie. Dit zijn vaak medewerkers die data gebruiken als kernonderdeel van hun werkzaamheden, de details induiken en anderen met data en rapporten assisteren.

Deze medewerkers zitten hoogstwaarschijnlijk vol ideeën. Ze kunnen een sleutelrol vervullen bij de interne communicatie en het prioriteren van activiteiten. Wanneer je goed luistert naar deze data-enthousiastelingen en hen het heft in handen geeft, kan dat voor een domino-effect zorgen en het gebruik van data binnen je organisatie vergroten. Dit kan je bijvoorbeeld doen door een pilotproject te starten waarbij zij dienstdoen als deskundigen. Het enthousiasme voor een datagestuurde cultuur van deze lichtende voorbeelden zal aanstekelijk werken en zich binnen de organisatie verspreiden. En is er nog geen ambassadeur, dan is die rol wellicht voor jou weggelegd!

4. Identificeer de sterkste business case

De beste manier om een vliegende start te maken is om duidelijk te maken hoe data kan bijdragen aan betere beslissingen en geoptimaliseerde processen. Laat invloedrijke mensen binnen je organisatie de processen identificeren die beter kunnen en geef aan welke waardevolle rol data daarbij kan spelen. Bij voorkeur zijn dit processen die de grootste toegevoegde waarde creëren. Wat kan je organisatie doen om die waarde te vergroten? Wellicht valt er iets te leren van het werk dat organisaties in andere sectoren op dit gebied hebben verricht?

De gevallen waarbij sprake is van waardecreatie in de vorm van een verbeterde cashflow of een optimale inzet van personeel en bedrijfsmiddelen zijn natuurlijk heel aantrekkelijk. Hou er echter wel rekening mee dat dit soort initiatieven tijdrovend en kostbaar kunnen zijn. Je zou ook kunnen kiezen voor business cases die de compliance bevorderen of bijdragen aan de realisatie van strategische doelstellingen zoals diversiteit of duurzaamheid. Doorgaans zullen business cases die een directe positieve uitwerking hebben op de omzet of het bedrijfsresultaat bijdragen aan het enthousiasme voor een datagestuurde aanpak. Bovendien maakt het boeken van dergelijke resultaten het werk vaak ook meteen leuker.

5. Betrek iedereen bij het proces

Kennis en kunde zijn essentieel voor een datacultuur. Het bevorderen van een datagestuurde cultuur draait echter niet alleen om technische vaardigheden. Natuurlijk moet iedereen binnen je organisatie overweg kunnen met de tools en de aard en herkomst van data begrijpen. Vergeet echter niet om de voordelen duidelijk toe te lichten. Het is minstens zo belangrijk om te begrijpen wat de waarde voor de onderneming is, als weten hoe je de technologie moet omgaan.

Betrokkenheid speelt ook een belangrijke rol. Betrek medewerkers al meteen vanaf de start, wanneer je de problemen met de bestaande cultuur in kaart te brengt. Waarborg die betrokkenheid gedurende het hele proces, ook wanneer er maatregelen getroffen worden en wijzigingen worden doorgevoerd. Stel je erop in dat veranderen moeizaam gaat. Het vraagt om een niet aflatende inspanning waarbij de hele organisatie is betrokken. Bij voorkeur zorg je ook voor een mix van (opfris)cursussen voor medewerkers met verschillende technische expertiseniveaus. Als je voor duurzame vooruitgang en blijvende motivatie wilt zorgen, is het superbelangrijk om ruimte te bieden voor het maken van fouten en inslaan van doodlopende wegen. Door fouten toe te staan moedig je mensen aan om dingen uit te proberen. En uitproberen is leren.

Bonustip: Bescherm je datagestuurde cultuur door te investeren in optimale data delivery processen

Een bedrijfscultuur in een levend iets. Het waarborgen van de juiste cultuur vraagt om onophoudelijke toewijding, de bereidheid om vragen te beantwoorden en het bedenken van oplossingen voor problemen die zich tijdens het proces voordoen. In het geval van een datagedreven cultuur is het raadzaam om in een vroegtijdig stadium te zorgen voor een optimale en efficiënte aanlevering van data. Daardoor bescherm je de met zorg ontwikkelde cultuur tegen negatieve invloeden als gevolg van frustratie over de bijbehorende processen.

Zodra mensen ‘om’ zijn en data voor hun dagelijkse werkzaamheden gaan gebruiken, zal het aantal vragen exponentieel toenemen. Wanneer je die vragen niet tijdig beantwoord zal de datagestuurde cultuur een vroege dood sterven. Het kan ook leiden tot cowboygedrag waarbij mensen naar alternatieven op zoek gaan en mogelijk zelfs eigen oplossingen ontwikkelen. En als dat gebeurt, weet niemand meer waar de cijfers vandaan komen. Het vertrouwen in data zal daarmee in rook opgaan. Zorg daarom voor gedegen data delivery processen.

Data automation is hierin essentieel: het neemt veel risico’s op fouten weg, zorgt voor verregaande standaardisatie en stelt je in staat veel sneller te reageren op inkomende verzoeken. De toenemende vraag kan hierdoor makkelijker opgevangen worden doordat iedereen efficiënter gaat werken en er kan makkelijker opgeschaald worden.

De eindstreep haal je alleen met een open geest

In een datagestuurde cultuur nemen mensen geen beslissingen op basis van buikgevoel of giswerk, maar op basis van feiten. Onze ervaring leert dat organisaties die succes boeken bereid zijn om te leren. Ze zijn in staat om met verandering mee te bewegen en staan open voor suggesties die botsen met hun overtuigingen. Als je gebruik gaat maken van data moet je accepteren dat die data tot conclusies kan leiden die je zelf nooit had getrokken. Door je ego los te laten kun je voor toegevoegde waarde zorgen, daar waar het telt, op basis van feiten. En dat kun je niet alleen sneller doen, maar ook op steeds slimmere wijze. Een datagestuurde cultuur in het leven roepen is niet gemakkelijk. Je moet daarvoor in je mensen willen investeren. En zij moeten op hun beurt bereid zijn om hun overtuigingen in twijfel te trekken en verandering te omarmen.