Bedrijven zijn nog niet bekomen van de veranderingen in de markt als gevolg van corona of er breekt een oorlog uit in Oekraïne. Transport- en energiekosten rijzen de pan uit, activiteiten in Rusland worden afgestoten. En sommige grondstoffen zijn ineens niet meer verkrijgbaar of moeten in roebels worden afgerekend. Hoe krijg je inzicht in de impact van deze situatie op jouw organisatie? En hoe speel je op de veranderingen in?
Het antwoord op de vragen luidt in elke organisatie anders. Maar de manier waarop je dit antwoord formuleert, is uniform. Namelijk: krijg inzicht in je end-to-end-processen en reken snel scenario’s door, zodat je weet welke beslissing in welke situatie de juiste is. Ja, dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar de ontwikkelingen hebben niet stilgestaan. Er is vandaag de dag technologie die op basis van de data in je kernapplicaties in staat is om snel end-to-end-inzicht in je processen te geven. Die technologie heet business process intelligence (bpi) en is een doorontwikkeling van wat we tot voor kort process mining noemden.
Doorrekenen
Heb je eenmaal inzicht in je end-to-end-processen, dan kun je vervolgens scenario’s doorrekenen. Een voorbeeld. Stel dat je voedingsmiddelen produceert met daarin graan uit Rusland of Oekraïne. Dan helpt bpi je om met een druk op de knop inzichtelijk te maken in welke eindproducten dit graan is verwerkt; of er vervangende recepturen zijn op basis van graan uit andere landen (dat vaak een andere voedingswaarde heeft); wat die andere voedingswaarde van het vervangende graan betekent voor het gebruik van de andere ingrediënten; en wat het doet met de inkoopkosten van deze nieuwe set aan grondstoffen als je het Russische graan vervangt door Amerikaans graan. Omdat bpi deelprocessen aan elkaar verbindt, zie je ook meteen wat de impact van ‘sourcen’ uit een ander land is op de transportkosten en de levertijden. In dit scenario’s kun je dan ook meteen de impact van de gestegen brandstofprijzen op de transportkosten meenemen. Zonder end-to-end-procesinzicht zou je al die puzzelstukjes handmatig bij elkaar moeten zoeken, met alle kans van dien dat je iets over het hoofd ziet. Met bpi weet je zeker dat je alle aspecten meeneemt. Daarmee biedt bpi je een goede manier om de impact van marktveranderingen goed in te schatten. En vervolgens snel verschillende scenario’s te ontwikkelen en door te rekenen.
Scenario
Om nauwgezet te sturen op het financiële resultaat van de implementatie van zo’n nieuw scenario, wil je snel beschikken over de maandcijfers. Een reden om dit periode-afsluitingsproces voor de financiële afdelingen onder de loep te nemen en te versnellen. Ook daarbij kan bpi helpen.
Het begint met inzichtelijk maken wat de huidige situatie van het maandafsluitingsproces is. Waar zitten de bottlenecks en waar bevinden zich de kansen ter verbetering van de doorlooptijd? Bpi toont haarfijn aan welke olifantenpaadjes zijn ontstaan. Dat leidt meestal tot grote verbazing waarom er zoveel procesvarianten zijn. En vaak ook tot de ontdekking dat processen die achter elkaar plaatsvinden parallel zijn uit te voeren waardoor je tijd kunt winnen.
Kortom, bpi geeft je de mogelijkheid om bestaande processen te versnellen en snel nieuwe processen te ontwikkelen.
(Auteur Ralph Smeets is solution architect bij MyBrand.)
Inzicht, een werkelijk goed inzicht in je bedrijfsprocessen, is onmisbaar voor het goed besturen en managen van je bedrijf. Zowel bij het continu verbeteren van de kwaliteit, doorlooptijd, kosten, etc, maar ook bij het meer ingrijpend wijzigen en verbeteren van het geheel. Die proces-inzichten paraat hebben is goud waard bij langjarige trends, zoals de klimaatproblemen, maar ook heel zeker bij onverwachte en ongeplande grote veranderingen. Zoals de oorlog in Oekraïne en de vele tekorten aan grondstof, materiaal en goede arbeidskrachten die dat als gevolg heeft.
Ook hoe je belangrijke concurenten in deze situaties zullen gaan reageren, is een grote onbekende.
Door middel van analyse d.m.v. scenarioplanning en data analyse van het recente of verdere verleden en de huidige trends, ben je veel beter in staat een goede ‘voeling’ met de situatie te krijgen. Een betere voorspelling te kunnen maken op de gevolgen van kleine en grotere veranderingen die je doorvoert.
Proces denken schijnt te conflicteren met de filosofie van wens denken, een dilemma want hoewel je niet kunt (be)sturen zonder inzichtelijkheid in de situatie leert realiteit dat je niet alles kunt weten. En situational awareness wat betreft het ‘paniekvoetbal’ dat al enige tijd gespeeld wordt doordat we van crisis naar crisis hobbelen leert dat je moet kunnen improviseren want het gaat niet om de nationaliteit van het graan maar om de afhankelijkheid die je hebt in strategische goederen. Vroeger leerde ik dat je niet verder komt dan de capaciteit van je brandstoftank en dan moet gaan lopen, met een gevulde maag prima te doen.
Als je denkt niet alles te kunnen weten en daarom maar niet onderzoekt, dan veroorzaak je je eigen crisis. En een tank vullen of je maag, dat kost allebei planning en resources.